24 марта 2016

Все, что вы хотели знать
о бизнес-интеграции

Александр Горшков
Коммерческий директор
В свое время мы поняли, что без автоматизации некоторых процессов не сможем расти, и стали развивать это направление внутри компании. В 2014 году, когда убедились, что наша экспертиза позволяет реализовывать не только внутренние задачи, мы стали предлагать эту услугу клиентам. Количество просроченных задач можно снизить на 60%, а продуктивность сотрудников увеличить на 50%. Расскажу, как это сделать, но обо всем по порядку.
Что такое бизнес-интеграция?
Под словом «интеграция» скрывается широкий круг задач по автоматизации бизнес-процессов. Автоматизируя процессы, компания сокращает время на выполнение рутинных работ – увеличивается эффективность бизнеса.

Допустим, нужно отправить по обычной почте письмо одному из клиентов. Что мы сделаем? Напишем письмо, распечатаем, подпишем, положим в конверт и отдадим офис-менеджеру. Офис-менеджер отправит его. В идеале нужно еще убедиться, что письмо отправлено. То есть бизнес-процесс — это алгоритм выполнения той или иной задачи.

Бизнес-интеграция позволяет сделать эту цепочку действий автоматической. Зачем?
Во-первых, чтобы человек, перед которым стоит конкретная задача, не спрашивал, как ее сделать, а имел четкий план. Во-вторых, автоматизация позволяет многие действия делать без участия человека.

Автоматизированный процесс отправки письма выглядит следующим образом: мы формируем письмо и просто нажимаем на кнопку «Отправить» — все остальное происходит без нашего участия.
Какие задачи решает бизнес-интеграция?
По большому счету задачи две: первая — заставить все работать, как часы, вторая — финансовая. Когда вы автоматизируете многие процессы, то получаете ощутимый экономический эффект. С одной стороны, вы повышаете эффективность выполнения задач, а следовательно, больше зарабатываете, с другой — меньше ресурсов тратите на производство продукта.

Поскольку многие задачи выполняются автоматически, требуется меньше рабочих рук.
Вы можете направить свободных специалистов на другие задачи или принять больше проектов.
Как определить, нужна ли компании автоматизация?
Можно ли без нее обойтись?
Если офис-менеджер вашей компании фиксирует свои задачи на стикере, наклеенном на мониторе, вам нужна интергация. Если ваш новый сотрудник не знает, с чего начать работу,
к кому обратиться и какую кнопку нажать, вам нужна интеграция. Если в вашей компании работает 50 человек, и они не успевают вовремя выполнять задачи, вам нужна интеграция. В той или иной степени автоматизация процессов нужна всем.
Обязательно ли проводить масштабную бизнес-интеграцию? Может быть, достаточно просто внедрить CRM?
CRM — это прежде всего, система управления взаимоотношениями с потенциальными и действующими клиентами. Если компания состоит только из отдела продаж — этой системы достаточно. В остальных случаях лучше не ограничиваться ей одной.

Если компания, которая не только продает, но и производит продукт, уже внедрила CRM, — первый шаг к автоматизации сделан. Остается лишь наладить процесс постановки, выполнения и контроля задач — чтобы они фиксировались не в чьем-то ежедневнике, а в единой системе,
и выполнялись к назначенному сроку. Например, в корпоративном портале: у каждой задачи будет дедлайн (крайний срок), ответственные, наблюдатели. Не придется каждое утро тратить много времени на формирование рабочего плана на день.
Как корпоративные системы влияют на работу удаленных сотрудников?
Если нет инструментов, позволяющих контролировать подрядчиков и выполнение KPI (ключевых показателях эффективности), высоких результатов от удаленной работы ждать не стоит. Регулярно происходит срыв сроков, из-за чего в несколько раз возрастает длительность производства. В корпоративном портале вы видите, чем занят специалист, где бы он ни находился, и можете объективно оценить результат его труда.
Можно ли автоматизировать бизнес самостоятельно?
Некоторую часть задач можно реализовать самим. Но для автоматизации некоторых процессов скорее всего понадобится разработка специальных сервисов или приложений. Это требует специального образования и высоких компетенций. Выгоднее обратиться в агентство – вы потратите гораздно меньше денег, времени и нервов, заказав оптимизацию безнес-процессов «под ключ», и получите гарантированный результат.
Сколько стоит услуга?
Несмотря на пугающее название, бизнес-интеграция не очень затратна – от 20 000 рублей. Если учесть экономический эффект, который получает компания, можно сказать, что траты стремятся к нулю. Основной фактор, влияющий на конечную стоимость — это компоненты, которые нужно интегририровать, их выбор зависит от специфики и целей бизнеса, а также инструменты и сервисы, которые нужно создать.
Опыт Uplab
Много ли компаний готовы автоматизировать бизнес-процессы
Спрос компаний Чувашии на продукты автоматизации в последние 2 года вырос, начиная от CRM для отдела продаж, заканчивая комплексными интеграциями, которые включают в себя CRM-систему, корпоративный портал и сложные сервисы вроде «личного кабинета» для клиентов. Это говорит о том, что рынок готов автоматизировать бизнес и понимает необходимость упрощения процессов. В будущие 3–5 лет этот тренд будет только расти.

Большинство наших клиентов находятся за пределами Чувашии. Но автоматизировать процессы можно дистанционно. На качестве продукта такой формат работы не отражается. Потребность в личной встрече может возникнуть только при первом запуске проекта, презентации работ или обучении сотрудников заказчика пользованию корпоративной системой. В таких случаях мы проводим личные встречи с клиентами, где бы они ни находились.
Проекты: цели и результаты
Эти два примера позволят оценить возможный масштаб проектов.
1. Корпоративный портал для образовательного учреждения
Задача – за короткий срок найти инструмент, который позволит управлять учебным процессом, взаимодействовать со студентами, контролировать ход выполнения домашних заданий и т. д. Здесь на помощь пришли стандартные возможности Битрикс24.

Задача не подразумевала дополнительной кастомизации, а сроки реализации были ограничены — нам нужно было запустить проект менее чем за неделю. Мы предоставили готовый рабочий инструмент. Клиент смог разгрузить менеджеров, которые раньше регулярно обзванивали студентов и контролировали выполнение домашних заданий. Также система позволила собрать данные о студентах. Вследствие этого повысились допродажи учебных курсов. Если раньше студент отучивался на одном курсе и, как правило, не возвращался в учебное заведение, то сейчас практически каждый второй студент проходит не менее двух.
Проект включал множество сервисов и инструментов, которые нужно было интегрировать в единую систему и заставить работать как живой организм. Работы продолжались около пяти месяцев. За это время мы автоматизировали много внутренних бизнес-процессов, отчетов и инструментов: интегрировали телефонию и «шахматку» — систему для бронирования и продаж объектов недвижимости, сделали сквозную интеграцию «шахматки» с сайтом и CRM.

Особое внимание уделили оптимизации системы отчетности. Раньше отчет по продажам составлял порядка шести больших таблиц Excel. Из всех данных мы сформировали 2 коротких отчета по основным KPI. Благодаря четким бизнес-процессам увеличился процент конверсии сделок в договора.
Какие платформы для организации совместной работы
мы используем
Для внутренних задач и коммуникаций, как и для клиентских проектов мы используем корпоративный портал «Битрикс24». У каждого клиента Uplab есть «личный кабинет», в котором он может детально отследить статус проекта, пообщаться с менеджерами и поставить задачу специалистам.

«Битрикс24» работает по принципу «установил и начал работать». Если какого-то функционала недостаточно, его всегда можно дополнить инструментами и сервисами, разработанными под конкретный бизнес. Это одна из немногих систем, которая регулярно обновляется. Если сравнить Битрикс два года назад и сейчас, мы обнаружим, что это две разные платформы.

Есть несколько альтернатив:

  1. Один из ближайших преследователей – система «Мегаплан», которая снискала большую популярность среди российских компаний.
  2. Продукты Oracle и SAP. В базовой версии имеют небольшой функционал. Их дорабатывают под конкретную компанию. Внедрение требует длительной интеграции в существующие процессы. Как следствие, они стоят дороже.
  3. Кастомизированные проекты. Имеют несколько недостатков: во-первых, система привязана к конкретному разработчику, и только он может с ней работать, во-вторых, такая разработка всегда обходится дороже кастомизации готовых сервисов.
Сколько стоит внедрение корпоративного портала
Стоимость портала состоит из двух частей:

  1. Лицензия на портал: зависит от того, какой функционал необходим, сколько сотрудников работает в компании и какие цели вы ставите перед системой (от 15000 рублей в год и выше).
2. Услуги специалистов по настройке системы: зависит от поставленных целей и рассчитывается индивидуально (от 20 000 рублей).
Сколько времени нужно
Простая интеграция с обучением специалистов обычно длится не дольше двух недель. Спустя это время вы получаете готовый рабочий инструмент, которым умеют пользоваться ваши специалисты, и можете оценить первые результаты.

Что касается максимальных сроков, то здесь тяжело назвать точные границы. У нас были проекты, которые длились дольше полугода. Все зависит от задач. Если проект сложный, мы делим процесс интеграции на несколько этапов и реализуем их последовательно. Это позволяет нам оценивать промежуточные результаты, не дожидаясь окончания всех работ, и внедрять процессы постепенно. В результате у сотрудников компании не возникает стресса от того, что с завтрашнего дня им придется работать по-новому.
С какими CRM-системами мы работаем
На рынке наиболее популярны 2 системы — amoCRM и «Битрикс24». AmoCRM незаменима для коммерческого отдела: она формирует «воронку продаж». «Битрикс24» — удобный инструмент управления взаимоотношениями с текущими клиентами, подрядчиками и поставщиками услуг, и уже в базовой версии имеет массу необходимых функций.
Что включено в стоимость
Мы предлагаем полный комплекс услуг. Допустим, вы хотите, чтобы с завтрашнего дня в вашей компании работала CRM-система. Мы подберем оптимальный продукт среди присутствующих на рынке решений и настроим его под конкретные задачи, а затем обучим ваших сотрудников им пользоваться. Вы получите готовое решение, на которое больше не придется тратить ресурсы. В первый месяц после интеграции мы оказываем бесплатную техническую поддержку.
С чего начать?
Работа над бизнес-процессами начинается постановки целей и задач. Главное — понять, что вы хотите получить.

Например, вы понимаете, что не контролируете ваших продавцов: вроде бы они продают — делают это, как умеют, когда-то лучше, когда-то хуже. Вы хотите вывести компанию на стабильное получение дохода и решаете четко выстроить схему продаж, а также обзавестись инструментами для их контроля. С этим намерением и приходите к нам! Мы сформируем предложение под ваши требования, составим детальный план реализации проекта и начнем методичную работу по автоматизации процессов вашей компании.
Оставить заявку
2827

Поделитесь материалом с друзьями и коллегами

Комментарии к статье

+7 499 653 78 83