Как мы помогли агентству Adwise не потерять клиентов с помощью CRM и планировщика Битрикс24

Агентство Adwise одновременно работает над множеством проектов и потоком обрабатывает запросы клиентов. Большой объем работы привел к проблеме хаотичного распределения загрузки отделов и недопонимания свободных ресурсов команд. Под угрозой могли оказаться взаимоотношения с клиентами.

Мы разработали для компании приложение для планирования на базе Битрикс24, чтобы сотрудники могли в автоматическом режиме контролировать сроки реализации работ и качественно вести проекты.

Клиент

ADWISE — крупнейшее независимое креативное агентство, является основой коммуникационной группы, в которую также входит креативное агентство FUEL и медийное агентство M5.

Услуга

Период сотрудничества

с 2019 года по сей день

Объем работ

80
количество пользователей
1300
человеко-часов — трудозатраты

Решение

Для полного понимания проблемы мы полностью погрузились в бизнес-процессы компании. Наш аналитик «прожил» неделю вместе с агентством, он зафиксировал все требования и пожелания руководителей и ведущих специалистов, определил проблемные места и сформировал несколько вариантов решения.

Заказчик выбрал разработку специального приложения планирования ресурсов на базе Битрикс24. Также нужно было провести настройки взаимодействия разделов CRM и проектов.

Клиент ранее пробовал работать с облачной версией Битрикс24, сейчас решил перейти на коробочную версию для расширения программных возможностей.

1 Этап. CRM

Первым делом мы провели «переезд» с облака на коробку и приступили к настройкам CRM.

Воронки и карточки
  1. Настроили единую воронку продаж для всего агентства, так как этапы работы с проектами в разных направлениях были примерно одинаковы.
  2. Выстроили воронку работы с лидами, прописали необходимые поля во всех сущностях (лиды, сделки, контакты и компании).
  3. Создали 2 типа сделок: проект и задача к проекту. Внедрили алгоритм автоматического заполнения карточек из имеющихся в базе данных.
  4. Доработали карточки сделки в канбане, чтобы в них фиксировалась ссылка на задачу к проекту.
Битрикс24: воронки и карточки задач в CRM
Задачи и проекты
У заказчика каждая сделка означает отдельный проект, по которому ведутся работы в разделе «Задачи и проекты». Чтобы оптимизировать работу, мы настроили процесс, который при создании сделки автоматически создает проект в разделе «Группы» и записывает прямую ссылку на него в поле сделки. В верхнем меню сделки появлялась кнопка «Проект» для быстрого перехода к задачам.
Раздел «Задачи и проекты» в Битрикс24
Доработали карточки задач, вывели дополнительные поля в основную часть, настроили интеграцию с сервисом Trello, чтобы заказчик мог демонстрировать статус исполнения своим клиентам:
Синхронизация с Trello в Битрикс24
Файловая система

Заказчик активно работает с тяжелыми файлами (широкоформатные картинки, презентации, фото и видео файлы), которые требуют много места на сервере. Основную папку «Upload» мы перенесли на отдельный «домашний» сервер и настроили синхронизацию через сетевой диск Битрикс24.

Совместно с заказчиком создали четкую структура хранения данных. При загрузке файла, например, в задачу, система уже знает, куда «отнести» этот файл: в папку какому клиенту, к какому проекту и к какой команде.

2 этап. Приложение планирования ресурсов

Основная функция приложения по планированию ресурсов — это распределение задач между сотрудниками отделов. Для максимального удобства и доступности в нем есть 5 разделов:
  • Планирование
  • Статусы задач и проектов
  • Бэклог задач
  • Сотрудники
  • Статистика
Планирование

Основной экран разделен на 2 части: фильтр задач (п.1) и календарь (п.2).
Планирование ресурсов в Битрикс24
С помощью фильтра можно выбрать клиента, по которому вы хотите посмотреть проекты и нераспределенные задачи. Список всех клиентов берется из раздела CRM/Компании.

Далее можно посмотреть каждый проект из списка, где задействован данный клиент и отсортировать задачи по сроку исполнения.

В нижней части фильтра 3 кнопки управления формой:

— Найти (п.4). После выбора всех значений для поиска нужно нажать данную кнопку.
— Сбросить (п.5). Происходит сброс заданных условий фильтра.
— Закрыть (п.6). Закрытие фильтра.
Настройка фильтра для планирования ресурсов в Битрикс24
После нажатия в фильтре «Найти», появляется список нераспределенных задач. Форма задачи отображает только первичную информацию:
  • Название задачи;
  • Клиент;
  • Крайний срок;
  • Плановое время выполнения.
Результат фильтрации по планированию задач в Битрикс24
В календаре происходит распределение задач и их отображение по временным промежуткам.
Календарь с задачами в Битрикс24
Информацию можно отфильтровать по отделу, по сотруднику, в режиме показа «месяц/неделя/день» и переключаться между предыдущим/следующим отображением месяца/недели/дня (п.3).
При наведении курсором на название задачи всплывает форма задачи с необходимой информацией:
Пример отображения задачи в календаре Битрикс24
Распределение задач на нужное время сотрудника происходит просто: наводим курсор мыши на задачу в левой части, зажимаем ее левой кнопкой, тянем на нужное время в календаре и отпускаем. Готово.
Статусы задач и проектов

Статусы отображаются в виде диаграммы Ганта. Раздел имеет несколько фильтров. На каждой задаче отображается ее статус в приложении (п.1). Распределенная задача отображается голубым цветом (п.2). Задача, имеющая крайний срок, имеет продолжение выделенное светло-зеленым цветом до даты окончания (п.3).
Статусы проектов и задач в Битрикс24
Бэклог задач

Данный раздел имеет систему фильтрации для просмотра задач по любым проектам, отделам и сотрудникам в табличном виде. Все можно редактировать сразу из раздела.
Бэклог задач в Битрикс24
Сотрудники

Здесь отображаются задачи сотрудника по заданным параметрам в фильтре и выбранному периоду времени.
Список задач и сотрудников в Битрикс24
Статистика

Раздел предназначен для просмотра показателей по выполнению задач и соблюдения их сроков.
Статистика выполнения задач в Битрикс24

Результат

Adwise получил прозрачный инструмент планирования ресурсов и распределения задач между отделами и сотрудниками, который позволяет в режиме онлайн увидеть занятые и свободные ресурсы команд. Это позволило значительно сократить время на планирование работ по проектам, сотрудники могут в режиме онлайн видеть свою загрузку и общую динамику проекта. Также приложение дает полный анализ проектов в разрезе задач: количество решенных в срок, количество превышений дедлайна, плановое и фактическое время всего проекта.

Поделитесь материалом с друзьями и коллегами


Другие работы