CRM и планировщик
Битрикс24

2019
Adwise
ADWISE — крупнейшее независимое креативное агентство, является основой коммуникационной группы, в которую также входит креативное агентство FUEL и медийное агентство M5.

Агентство Adwise одновременно работает над множеством проектов и потоком обрабатывает запросы клиентов. Большой объем работы привел к проблеме хаотичного распределения загрузки отделов и недопонимания свободных ресурсов команд. Под угрозой могли оказаться взаимоотношения с клиентами.
Битрикс24
CRM
Автоматизация

Задача

Разработать для планирования на базе Битрикс24, чтобы сотрудники могли в автоматическом режиме контролировать сроки реализации работ и качественно вести проекты.

Решение

Для полного понимания проблемы мы полностью погрузились
в бизнес-процессы компании. Наш аналитик «прожил» неделю вместе с агентством, он зафиксировал все требования и пожелания руководителей и ведущих специалистов, определил проблемные места и сформировал несколько вариантов решения.

Заказчик выбрал разработку специального приложения планирования ресурсов на базе Битрикс24. Также нужно было провести настройки взаимодействия разделов CRM и проектов.

Клиент ранее пробовал работать с облачной версией Битрикс24, сейчас решил перейти на коробочную версию для расширения программных возможностей.
В 2−3 клика доступны целевые действия и ключевые разделы сайта.
01
Воронки и карточки
Настроили единую воронку продаж для всего агентства, так как этапы работы с проектами в разных направлениях были примерно одинаковы.
Выстроили воронку работы с лидами, прописали необходимые поля во всех сущностях (лиды, сделки, контакты и компании).
Создали 2 типа сделок: проект и задача к проекту. Внедрили алгоритм автоматического заполнения карточек из имеющихся в базе данных.
Доработали карточки сделки в канбане, чтобы в них фиксировалась ссылка на задачу к проекту.
Задачи и проекты
У заказчика каждая сделка означает отдельный проект, по которому ведутся работы в разделе «Задачи и проекты». Чтобы оптимизи-ровать работу, мы настроили процесс, который при создании сделки автоматически создает проект в разделе «Группы» и записывает прямую ссылку на него в поле сделки. В верхнем меню сделки появлялась кнопка «Проект» для быстрого перехода к задачам.
Доработали карточки задач, вывели дополнительные поля
в основную часть, настроили интеграцию с сервисом Trello, чтобы заказчик мог демонстрировать статус исполнения своим клиентам:
Файловая система
Заказчик активно работает с тяжелыми файлами (широкоформатные картинки, презентации, фото и видео файлы), которые требуют много места на сервере. Основную папку «Upload» мы перенесли на отде-льный «домашний» сервер и настроили синхронизацию через сетевой диск Битрикс24.

Совместно с заказчиком создали четкую структура хранения данных. При загрузке файла, например, в задачу, система уже знает, куда «отнести» этот файл: в папку какому клиенту, к какому проекту
и к какой команде.
Приложение планирования ресурсов.
01
Основная функция приложения по планированию ресурсов — это распределение задач между сотрудниками отделов. Для максимального удобства и доступности в нем есть 5 разделов:
Планирование;
Статусы задач и проектов;
Бэклог задач;
Сотрудники;
Статистика.
Планирование
Основной экран разделен на 2 части: фильтр задач (п.1) и календарь (п.2).
С помощью фильтра можно выбрать клиента, по которому вы хотите посмотреть проекты и нераспределенные задачи. Список всех клиентов берется из раздела CRM/Компании. Далее можно посмотреть каждый проект из списка, где задействован данный клиент и отсортировать задачи по сроку исполнения.

В нижней части фильтра 3 кнопки управления формой:

  • Найти (п.4). После выбора всех значений для поиска нужно нажать данную кнопку.
  • Сбросить (п.5). Происходит сброс заданных условий фильтра.
  • Закрыть (п.6). Закрытие фильтра.
После нажатия в фильтре «Найти», появляется список нераспределенных задач. Форма задачи отображает только первичную информацию:

  • Название задачи;
  • Клиент;
  • Крайний срок;
  • Плановое время выполнения.
В календаре происходит распределение задач и их отображение по временным промежуткам.
Информацию можно отфильтровать по отделу, по сотруднику, в режиме показа «месяц/неделя/день» и переключаться между предыдущим/следующим отображением месяца/недели/дня (п.3).
На картинке выбран отдел Uplab, в штате которого находится 4 человека. На календаре стоит режим отображения недели, и соответственно в каждой ячейке (п.2) мы видим, сколько всего часов у отдела свободно и не занято задачами.
Выходные дни и вечерние часы с 19 до 21 считаются нерабочими и отображены темным тоном (п.4).
При наведении курсором на название задачи всплывает форма задачи с необходимой информацией:
Распределение задач на нужное время сотрудника происходит просто: наводим курсор мыши на задачу в левой части, зажимаем ее левой кнопкой, тянем на нужное время в календаре и отпускаем. Готово.
Статусы задач и проектов
Статусы отображаются в виде диаграммы Ганта. Раздел имеет несколько фильтров. На каждой задаче отображается ее статус в приложении (п.1). Распределенная задача отображается голубым цветом (п.2). Задача, имеющая крайний срок, имеет продолжение выделенное светло-зеленым цветом до даты окончания (п.3).
Бэклог задач
Данный раздел имеет систему фильтрации для просмотра задач по любым проектам, отделам и сотрудникам в табличном виде. Все можно редактировать сразу из раздела.
Сотрудники
Здесь отображаются задачи сотрудника по заданным параметрам в фильтре и выбранному периоду времени.
Статистика
Раздел предназначен для просмотра показателей по выполнению задач и соблюдения их сроков.

Результат

Adwise получил прозрачный инструмент планирования ресурсов и распределения задач между отделами и сотрудниками, который позволяет в режиме онлайн увидеть занятые и свободные ресурсы команд. Это позволило значительно сократить время на планирование работ по проектам, сотрудники могут в режиме онлайн видеть свою загрузку и общую динамику проекта. Также приложение дает полный анализ проектов в разрезе задач: количество решенных в срок, количество превышений дедлайна, плановое и фактическое время всего проекта.

Блог

18 июля 2024

Как увеличить продажи в интернет магазине. Топ-10 методов

16 июля 2024

Как узнать, что пользователи вами довольны: метрика CSAT

12 июля 2024

Визуализация данных. Как мы в Uplab делаем информацию наглядной и понятной

Кейсы

Аналитика UX/UI дизайн Frontend Backend QA
1020

отчетов принято в реестр в 2023 году

9

дашбордов разработано для системы

ГИС «Энергоэффективность»

Система отчетности по выбросу парниковых газов

Аналитика UX/UI дизайн Frontend Backend
16 000

проверенных отзывов

4200

компаний-участников

Промышленная компания из ТОП-100 Forbes

Крупная B2B-платформа деловых отзывов

Аналитика UX/UI дизайн Frontend Backend SEO
110+ лет

на мировом рынке

2 место

в мире занимает филиал РФ по объему продаж

Merz

Социальный проект фармацевтической компании о сиалорее

Аналитика UX/UI дизайн Frontend Backend SEO
10 лет

на рынке лизинга и спецтехники

65 млрд ₽

общая сумма финансирования бизнеса клиентов

Fleet Finance

Промо-сайт компании по лизингу спецтехники

Аналитика UX/UI дизайн Frontend Backend SEO
3+

млн участников

89

региональных отделений

Движение первых

Методический портал Российского движения детей и молодежи

Аналитика UX/UI дизайн Frontend Backend SEO
50+

лет на рынке

4000+

сотрудников

Элара

Сайт ведущего приборостроительного предприятия страны

Расскажите
о вашем проекте