10 бизнес-процессов, которые сделают вашу компанию эффективнее

28 февраля 2019

~ 15 минут на чтение

Главная –

Блог –

Автоматизация

Антон Аланов

аналитик корпоративных систем

Внедрение корпоративного портала и CRM — только первый шаг в автоматизации работы компании. Сократить время на рутинные задачи, сделать взаимодействие между отделами более прозрачным и упростить коммуникации позволяют бизнес-процессы — специально заданные алгоритмы с определенной последовательностью шагов.

«Битрикс24» — универсальный инструмент для каждой компании: это и продвинутая CRM, и система управления проектами, и группа инструментов для корпоративных коммуникаций. А еще дизайнер бизнес-процессов для автоматизации типовых и часто возникающих операций.

Мы составили топ-10 самых полезных процессов, которые должны быть в каждой компании. Среди них есть как базовые бизнес-процессы, доступные в «Битрикс24» по умолчанию, так и уникальные, автоматизирующие сложные и нестандартные операции, — их можно разработать на базе корпоративного портала с нуля.

10. Новый сотрудник

Десятку открывают кадровые процессы — наиболее востребованные во всех компаниях.

Цель процесса «Новый сотрудник» — автоматизировать прием на работу специалиста. Сотрудникам разных отделов автоматически поступают задачи, по выполнению которых процесс движется дальше. Участниками могут выступать разные должностные лица — их можно задать индивидуально для каждой компании. У нас в Uplab в процессе участвует сам сотрудник, его непосредственный руководитель, офис-менеджер, системный администратор, HR-менеджер, главный бухгалтер и специалист по кадрам.

9. Увольнение сотрудника

Процесс увольнения сотрудника не менее ресурсозатратен, чем прием. Сотруднику нужно собрать кучу подписей, сдать имущество, передать дела и многое другое. После внедрения бизнес-процесса каждое упомянутое выше действие будет выполняться пошагово и автоматически перенаправляться нужным должностным лицам — сотруднику не придется бегать за каждым специалистом, ответственным за конкретный этап процесса, и он без лишних нервных потрясений покинет компанию.

8. Заявление на отпуск

Когда у сотрудника приходит время очередного отпуска, на портале автоматически запускается процесс его согласования. Система сама определяет, кто является руководителем отпускника, и отправляет ему заявку. В случае успешного подтверждения заявки бухгалтерии и отделу кадров ставятся задачи на оформление отпуска. По окончании процесса сотруднику приходит уведомление с радостной новостью.

7. Заявление на отгул

Стандартный алгоритм достаточно сложен и для сотрудника, который по той или иной причине не может выйти на работу, и для руководителя. Нужно заранее договориться об отсутствии, написать заявление, заверить его, отнести бухгалтеру. Процесс может затянуться, когда согласующих руководителей несколько, и особенно, если кто-то из них не находится в офисе.

Бизнес-процесс в «Битрикс24» упрощает цепочку согласований: сотруднику достаточно указать дату отгула, причину и способ использования часов — за свой счет или за ранее отработанное время. Дальше система все сделает сама: определит руководителя и согласует отгул.

6. Заявление на командировку

Незаменимый процесс, если в вашей компании сотрудникам довольно часто требуется выезжать за пределы своего города. Автоматизирует этапы согласования командировки и ставит задачи руководителю и бухгалтеру на выполнение ряда обязательных действий.

5. Заявление на больничный

У нас в агентстве процесс предусматривает 3 возможных варианта отсутствия сотрудника:

Классический больничный, когда человек обращается в больницу.
Работа из дома, когда специалист сохраняет трудоспособность, но не приходит в офис, чтобы не заражать коллег и скорее поправиться.
Отгул за свой счет, когда сотрудник чувствует небольшое недомогание и хочет отлежаться дома без оформления больничного листа.

Сотрудник может запустить процесс, не выходя из дома — с компьютера или смартфона. Достаточно указать вариант отсутствия, дождаться подтверждения прямым руководителем и дальше следовать указаниям, которые будут приходить в «Битрикс24» в виде уведомлений.

Алгоритм бизнес-процесса может быть разным. Так, в нашем случае отсутствие сотрудника автоматически признается отгулом за свой счет, если руководитель не согласует работу, выполненную сотрудником из дома.

4. Ознакомление

Один из наиболее востребованных бизнес-процессов. Может применятся в различных случаях, в том числе в рамках других процессов, но чаще всего для знакомства сотрудников с внутренними приказами и корпоративными нововведениями.

При запуске процесса руководителю нужно прикрепить необходимый документ или ссылку на него, указать пользователей или отделы, которые должны с ним ознакомиться, и зафиксировать срок. По истечению указанного срока бизнес-процесс покажет, сколько пользователей прочитали документ, а сколько нет.

3. Заявка на оплату

Тройку лидеров открывает процесс оплаты заявок различного рода. Это может быть и заказ бутилированной воды в офис, и выплаты по счетам от подрядчиков.

После того, как сотрудник укажет требующиеся вводные, «Битрикс24» определит его руководителей, согласует заявку и отправит ее в бухгалтерию. После проведения оплаты должностному лицу, который запустил процесс, придет уведомление об его успешном завершении.

2. Утверждение документа

Процесс похож на «Ознакомление», но содержит больше вариантов развития событий. Он может быть как последовательным, так и имеющим несколько статусов (в каждом статусе — свой алгоритм действий и список задач).

Процесс утверждения может быть многоуровневым, например, двухэтапным.

1. Согласование

«Согласование» — лидер среди бизнес-процессов. Без согласования не обходится ни одна автоматизация. Причем этот процесс может быть как составной частью других процессов, так и являться самостоятельной единицей оптимизации работ.

Приведем пример. Допустим, ваш сотрудник подготовил договор на выполнение работ, который вам нужно согласовать. Бизнес-процесс облегчает вашу задачу: специалист не отвлекает вас от важных дел, напоминая о том, что нужно проверить результат. Он просто запускает процесс, приложив к нему договор. Система сама определяет ответственного руководителя — вы получаете готовый к проверке документ, а сотрудник точно знает, на каком этапе находится согласование. Процесс предусматривает 2 вариант развития событий: вы можете как принять коммерческое предложение, так и вернуть специалисту на доработку.

Потребность в согласовании актуальна для всех сфер деятельности, возможность автоматизации этого процесса освобождает время сотрудников для работы над проектами и повышает их работоспособность — гораздо проще решать рабочие вопросы, имея уверенность, что не придется бегать за руководителем и утверждать дату проверки выполненной задачи. Следствием становятся рост успешно достигнутых результатов и, соответственно, прибыли компании.

Каждый бизнес нуждается в автоматизации процессов, и «Битрикс24» для этого — оптимальное решение. В первую очередь за счет возможности создавать новые и адаптировать стандартные процессы под нужды компании.

За внедрением корпоративного портала и настройкой бизнес-процессов вы можете обратиться к нам. Мы поможем максимально автоматизировать рутинные задачи и заметно улучшить показатели компании за счет сэкономленного времени. Заполните форму — поделимся кейсами!

Читайте по теме