Digital onboarding: как автоматизировать адаптацию новых сотрудников

Онбординг — это адаптация сотрудника на новом месте работы или на новой должности внутри компании. Такой процесс помогает влиться в компанию, избежать простоев на старте, снизить стресс для сотрудника, наладить успешную коммуникацию. Но при большом потоке кандидатов онбординг становится рутинным для HR-отдела и перегружает его. Сложно уделять достаточно внимания новым сотрудникам, если их в компании десятки или сотни. Избежать проблем поможет внедрение цифрового онбординга. Рассказываем про преимущества такого решения и знакомим с системами и программами, которые помогут организовать его.

Преимущества digital onboarding

По данным, Harvard Business Review, 23% текучки кадров в первый год трудоустройства происходит из-за слабой программы адаптации для сотрудников. По опросу Авито Работы, 29% сотрудников увольняются до окончания испытательного срока, и каждый пятый из них— из-за того, что не смог адаптироваться в компании.

Онбординг новых сотрудников в формате digital — это способ улучшить ситуацию. Вот его основные плюсы.

• Экономия времени и ресурсов: автоматизация рутинных задач, сокращение времени на обработку документов и обучение. По данным SHRM, цифровой онбординг персонала может снизить затраты на адаптацию новых сотрудников в компании на 30-40%.
• Эффективность обучения растёт. На одной платформе собраны справочные и обучающие материалы, контакты сотрудников, и другая полезная информация. Всё это структурировано и доступно в любое время. Поэтому сотрудник может сам управлять своим онбордингом, не завися от HR.

По данным прошлогоднего опроса Работа.ру, около трети россиян предпочитают удаленный формат работы и примерно столько же — гибридный, если профессия это позволяет. Цифровой онбординг доступен сотрудникам удаленно, это повышает лояльность нового персонала.
• Текучесть кадров падает. Все задачи и обязанности сотрудника четко регламентированы и закреплены письменно.
• Бренд работодателя укрепляется. Современные и технологичные процессы улучшают репутацию компании в глазах сотрудников и соискателей.

Внимательное отношение к персоналу повышает его лояльность и мотивацию на рабочем месте; делает компанию более привлекательным работодателем.

• Доступен мониторинг эффективности программы onboarding. Работодатель может не только обучать, но и видеть прогресс сотрудника, а также проблемные места.

Ключевые инструменты и технологии digital onboarding

Для организации онбординга сотрудников используются разные типы цифровых сервисов. Рассмотрим самые востребованные из них.

Системы управления обучением — Learning Management Systems

Платформы для онлайн-обучения, которые позволяют организовать весь процесс в рамках одного ПО — от разработки обучающих материалов до самого обучения и оценки его качества. Можно использовать различные форматы материалов: видео, текстовые статьи, мастер-классы, тренажеры, чек-листы, тестирование, проверять знания и давать обратную связь. Функционал также обычно включает чаты и мессенджеры.

Популярные LMS:

• Connectable
• iSpring Learn
• Mirapolis
• Эквио

Платформы для коммуникации: мессенджеры, тимсы, доски

Включают любые решения, которые позволяют наладить удобное онлайн-общение в разных форматах внутри компании и совместную работу над файлами и проектами. От подобных продуктов для частных пользователей отличаются повышенными стандартами безопасности, возможностью интеграции с другими сервисами в компании, например CRM-системами, гибкими настройками доступа, ориентацией на рабочие процессы, например, за счет встроенного календаря или менеджера задач.

Лучшие корпоративные платформы для коммуникации:

• Битрикс24
• Compass
• Яндекс Мессенджер
• Amo

Системы управления документами: сетевые диски, базы знаний

Виртуальные пространства для удобного хранения корпоративных данных, которые могут потребоваться сотрудникам в работе — данных о компании, инструкций и обучающих материалов, юридической информации, документов для обслуживания клиентов и т.д.

Доступ к информации гибко настраивается, и новому сотруднику можно открыть только те документы, которые нужны ему сейчас. А потом при необходимости, например, после испытательного срока или смены должности в любое время легко изменить уровень доступа.

Решения для корпоративных баз знаний:

• Teamly
• Yandex Wiki
• iSpring Learn
• Яндекс.Диск и аналоги.

Инструменты для видеоконференций

Используются как для небольших созвонов один на один с новым сотрудником или внутри отдела, так и для общих совещаний для нескольких сотен человек. Мы живём в эпоху многозадачных сервисов, поэтому сегодня такие программы поддерживают не только видеозвонки, но также чаты, обмен файлами, реакции и комментарии.

Полезные инструменты для корпоративных видеоконференций:

• TrueConf
• Яндекс Телемост
• Контур.Толк
• Митлаб

Этапы внедрения digital onboarding

Теперь, когда мы рассказали о плюсах цифрового онбординга и удобных инструментах для него, самое время перейти к практической части. Вот основные этапы, которые необходимо учесть в «дорожной карте» по внедрению онбординга. Порядок важен: не стоит переходить к следующему этапу, пока не завершен предыдущий.

1. Анализ текущего процесса onboarding, выявление узких мест и областей для автоматизации.

Как показала практика, сначала нужно понять, где в процессе онбординга все более-менее хорошо, а на каких этапах адаптации сотрудников возникают сложности — например, новички не могут разобраться в своих обязанностях или не получают достаточную теоретическую базу.

2. Выбор подходящих инструментов: системы управления обучением (LMS), платформы для коммуникации, цифровые документы и формы.

Когда понятно, какие именно области процесса онбординга нуждаются в автоматизации в первую очередь, можно переходить к подбору программного обеспечения, которое будет наилучшим образом решать эти задачи. При выборе следует ориентироваться на соответствие функционала потребностям компании, удобство интерфейса, простоту внедрения и окупаемость программного решения.

3. Разработка контента: создание цифровых материалов для обучения, знакомства с компанией и корпоративной культурой.

Цифровые материалы должны включать сведения о компании, должностных обязанностях сотрудника и необходимые справочные теоретические знания. В сборе и обработке информации должны принимать участие сотрудники профильных отделов и HR-специалисты. Информацию важно подавать наглядным, интересным и удобным образом и простыми словами, не ограничиваться перегруженными терминологией длинными текстами, а включать и другие форматы контента.

4. Внедрение и тестирование системы, сбор обратной связи.

В больших компаниях имеет смысл переходить на цифровой онбординг для новых сотрудников постепенно, вначале тестируя его на пилотной группе и собирая обратную связь. Так переход пройдет спокойнее для HR-отдела и нового персонала, будет проще оптимизировать его для компании.

5. Мониторинг эффективности системы и оптимизация ее работы.

Короткий вывод: мало один раз внедрить инструменты цифрового онбордингадля сотрудников — важно также отслеживать, как они работают, и вовремя вносить изменения, например, менять структуру процесса адаптации, изменять содержание обучающих материалов.

Возможные трудности и способы их преодоления

Даже при тщательном анализе и следовании дорожной карте вы, вероятно, столкнетесь с «трудностями перехода» при внедрении онбординга. Их сложно избежать, но возможно снизить ущерб. Список для тех, кто хочет быть предупрежденным — а значит, вооруженным.

Сопротивление сотрудников переменам

Внедрение любых новых технологий в компаниях неизбежно встречает сопротивление — кто-то считает, что все и так хорошо работало, кому-то просто не хочется переучиваться.

Тут важно четко донести до сотрудников преимущества новых процедур, организовать обучение и по возможности сделать переход мягким, постепенным, учитывающим уже выстроенные в компании процессы и не меняющим их полностью в одночасье.

Потребность в новых инвестициях

Любая цифровизация требует вложений: в оборудование, программное обеспечение или даже расширение штата. При грамотном подходе эти вложения окупаются за счет снижения текучки кадров, уменьшения нагрузки на HR-отдел и более эффективной работы новых сотрудников. Но также важно подбирать экономически обоснованные цифровые решения.

Цифровизация онбординга в компании также означает, что у всех новых сотрудников на рабочем месте должен быть доступ к соответствующему ПО и достаточные технические навыки, чтобы в нем разобраться. Для этого важно убедиться, что у выбранных программ действительно простой и понятный интерфейс. Может потребоваться обеспечить сотрудников компьютерами на время обучения или выбрать ПО, доступное с мобильных устройств.

Устаревание цифровых материалов

База знаний — инструмент, который должен развиваться вместе с компанией. По мере изменения процессов, структуры команд, требований законодательства и отраслевых стандартов часть материалов неизбежно устаревает — и это нормальный процесс, если он управляем.

Многие компании сталкивались с ситуацией, когда база знаний превращается в «кладбище документов», и чем дальше, тем сложнее её актуализировать. Чтобы этого не случилось, важно заранее встроить обновление в рабочий контур. Для этого назначают ответственных со стороны профильных подразделений, задают регулярность проверок и фиксируют понятные критерии актуальности: что считается устаревшим, что требует доработки, а что можно убрать без потери ценности.

Отдельный источник роста базы знаний — пользователи. Что важно из опыта внедрений: их вопросы, комментарии и поведение показывают, какие материалы действительно работают, а какие нет. На основе этой обратной связи стоит дополнять базу ответами на частые запросы, упрощать формулировки, улучшать структуру и смело удалять ненужный контент. В итоге база знаний начинает экономить время, снижать количество ошибок и реально поддерживать бизнес-процессы.

Формальный подход сотрудников к процессу

Цифровые инструменты, конечно, снимают часть нагрузки с онбординга: помогают быстро донести базовую информацию, правила и контекст работы. Но мы часто видим, что если ограничиться только передачей знаний «в одну сторону», онбординг превращается в формальность и плохо работает на адаптацию.

Эффективный онбординг — это диалог. Новичку важно не только читать инструкции, но и задавать вопросы, обозначать зоны интереса, понимать, к кому обратиться за советом или экспертизой. Поэтому в цифровых онбординг-решениях важно закладывать удобные каналы обратной связи: от комментариев и чатов до персональных маршрутов обучения и консультаций.

Такой подход ускоряет вхождение в работу и помогает выстроить живое взаимодействие с командой с первых дней.

Саммари

• Цифровой онбординг —это процесс адаптации нового сотрудника в компании с помощью цифровых инструментов. Они позволяют стандартизировать и упростить процесс, снять рутинную нагрузку с HR, сделать обучение более эффективным для нового сотрудника.
• Для цифрового онбординга полезны системы управления обучением (LMS), корпоративные базы знаний, мессенджеры, сервисы видеоконференций и другие инструменты для коммуникации.
• Подбирая решения для цифрового онбординга, важно учитывать актуальные потребности компании, выбирать ПО с понятным интерфейсом и выгодными для компании тарифами.
• Внедряя цифровые технологии онбординга, важно донести до сотрудников их ценность и полезность, обеспечить качественное обучение и постепенное поэтапное внедрение.