«Все больше владельцев бизнеса понимают необходимость разработки единой дизайн-системы. Однако это требует немалых инвестиций, поэтому процесс внедрения затягивается», — считает Брин Розьер, независимый консультант American Express.
Мы на собственном опыте убеждены в правдивости этих слов. Компонентная дизайн-система позволяет серьезно сэкономить ресурсы компании. Изучили любопытный опыт зарубежных специалистов и подготовили для вас перевод — узнайте, каким образом рассчитать эффективность инвестиций в разработку дизайн-системы (ROI).
Мы на собственном опыте убеждены в правдивости этих слов. Компонентная дизайн-система позволяет серьезно сэкономить ресурсы компании. Изучили любопытный опыт зарубежных специалистов и подготовили для вас перевод — узнайте, каким образом рассчитать эффективность инвестиций в разработку дизайн-системы (ROI).
9 шагов для оценки эффективности внедрения дизайн-системы
Рассчитывать ROI следует до внедрения дизайн-системы. Это важно по трем причинам:
01
Вы сможете максимально объективно оценить бюджет, который потребуется на разработку, а также срок реализации проекта.
Вы увидите варианты, как оптимизировать стоимость разработки, не потеряв при этом в качестве.
03
Расчеты покажут, как можно увеличить скорость разработки и быстрее запустить продукт.
02
Дальнейшее повествование статьи — от лица Брина Розьера. Брин столкнулся с задачей — объективно дать ответ на вопрос, выгодно ли компании внедрение дизайн-системы и, если да, то насколько. Что он сделал, чтобы решить эту задачу, можно условно разбить на 9 шагов.
1. Зафиксируйте цель и задачи
Определите, какие задачи должна решить дизайн-система, и в чем ее главная ценность. Мы поставили перед собой следующую цель — получить постоянно развивающуюся систему, которая позволит в будущем запускать качественные сайты при минимальных финансовых и трудозатратах.
Чтобы доказать клиенту эффективность внедрения дизайн-системы, мы сформулировали ответы на следующие вопросы:
Чтобы доказать клиенту эффективность внедрения дизайн-системы, мы сформулировали ответы на следующие вопросы:
Насколько можно улучшить качество выполняемой работы?
•
Насколько значительнее будет результат при таких же затратах?
•
Насколько можно снизить затраты при том же объеме выработки
•
•
Какую выгоду принесет улучшение качества?
2. Погрузитесь в процесс разработки
Выделите время на глубокое изучение процесса разработки в компаниях, которые вы рассматриваете в качестве подрядчиков на внедрение дизайн-системы. Этот анализ послужит серьезным основанием для расчета ценности дизайн-системы.
Поймите, как в разных компаниях устроен рабочий процесс. Сходства или различия говорят о том, могут ли данные по одной команде, быть экстраполированы на все остальные, или же придется выполнять многократные расчеты для каждой компании.
Поговорите с представителями рабочей группы — владельцами продукта, менеджерами, дизайнерами, разработчиками, тестировщиками. Понаблюдайте и проанализируйте их методы ведения проекта. Обратите внимание на инструменты управления проектами и документацию.
Получите ответы на вопросы:
Поймите, как в разных компаниях устроен рабочий процесс. Сходства или различия говорят о том, могут ли данные по одной команде, быть экстраполированы на все остальные, или же придется выполнять многократные расчеты для каждой компании.
Поговорите с представителями рабочей группы — владельцами продукта, менеджерами, дизайнерами, разработчиками, тестировщиками. Понаблюдайте и проанализируйте их методы ведения проекта. Обратите внимание на инструменты управления проектами и документацию.
Получите ответы на вопросы:
В чем их преимущества?
•
Какое качество имеют уже выпущенные продукты?
•
Как строился рабочий процесс при разработке предыдущих проектов?
•
•
Насколько последовательны этапы работы?
В нашем случае рабочий процесс большинства команд был схож: планирование, выполнение задачи, проверка, подведение итогов и рефлексия. При этом специалисты разных команд совершали отгрузку с относительно постоянной скоростью.
Однако мы отметили несколько нюансов. Так, этапу разработки пользовательского интерфейса для приложений уделялось недостаточно времени. Это ускоряло процесс сдачи проекта, но сказывалось на качестве результата.
Однако мы отметили несколько нюансов. Так, этапу разработки пользовательского интерфейса для приложений уделялось недостаточно времени. Это ускоряло процесс сдачи проекта, но сказывалось на качестве результата.
3. Рассчитайте трудозатраты
Сфокусируйтесь на времени: сколько часов требуется каждому специалисту на выполнение конкретной задачи. Не ограничивайтесь одним направлением — важно отследить работу каждого вне зависимости от степени участия. Это позволит определить эффективность и, как следствие, сделать расчеты более точными.
Мы сделали выборку специалистов из шести команд. В нее вошли около 5% от всех задействованных в разработке, но эти 5% отвечали за ключевые процессы. Затем мы зафиксировали каждую задачу, которую требовалось решить в ходе создания дизайн-системы.
Например, бенчмаркинг может включать несколько этапов: анализ конкурентов, поиск лучших решений и т.д. Мы внесли в список каждую подзадачу и в общей сложности получили около 100 задач. Время на выполнение каждой зарегистрировали в человеко-часах. Так, если два специалиста выполняли одну задачу за полчаса, мы складывали показатель в 1 общий человеко-час.
Далее мы отсортировали задачи по объему трудозатрат — присвоили высокий, средний или низкий процент в зависимости от того, сколько человеко-часов занимает этап в общем перечне работ.
Поделили так:
Мы сделали выборку специалистов из шести команд. В нее вошли около 5% от всех задействованных в разработке, но эти 5% отвечали за ключевые процессы. Затем мы зафиксировали каждую задачу, которую требовалось решить в ходе создания дизайн-системы.
Например, бенчмаркинг может включать несколько этапов: анализ конкурентов, поиск лучших решений и т.д. Мы внесли в список каждую подзадачу и в общей сложности получили около 100 задач. Время на выполнение каждой зарегистрировали в человеко-часах. Так, если два специалиста выполняли одну задачу за полчаса, мы складывали показатель в 1 общий человеко-час.
Далее мы отсортировали задачи по объему трудозатрат — присвоили высокий, средний или низкий процент в зависимости от того, сколько человеко-часов занимает этап в общем перечне работ.
Поделили так:
Низкий = 30% времени
•
Средний = 60% времени
•
Высокий = 90% времени
•
В целом мы применяли консервативный подход к оценке. После сортировки почистили задачи: исключили из списка те, что занимали менее 15% от общего времени. При этом снизили значимость обязательных задач, которые встречались регулярно.
4. Оцените качество задач
Классическая формула расчета ROI включает издержки. Важно отследить не только трудозатраты, но и качество работ: насколько хорошо выполнена задача, как часто закрытая задача отправлялась на доработку и т.д.
На практике задачи и время, потраченное на их выполнение, было относительно легко фиксировать в виде абсолютных значений. А вот измерить их качество — не так-то просто. Мы знали, что вряд ли сможем вывести абсолютный показатель качества, но понимали, что показать приблизительные, усредненные значения вполне реально.
Каждой задаче мы присвоили относительный коэффициент качества: высокий, средний или низкий. За основу взяли тот факт, насколько закрытая задача может повлиять на качество продукта. Использовали прежнюю схему: обозначили высокий, средний или низкий коэффициенты в зависимости от степени влияния на результат.
На практике задачи и время, потраченное на их выполнение, было относительно легко фиксировать в виде абсолютных значений. А вот измерить их качество — не так-то просто. Мы знали, что вряд ли сможем вывести абсолютный показатель качества, но понимали, что показать приблизительные, усредненные значения вполне реально.
Каждой задаче мы присвоили относительный коэффициент качества: высокий, средний или низкий. За основу взяли тот факт, насколько закрытая задача может повлиять на качество продукта. Использовали прежнюю схему: обозначили высокий, средний или низкий коэффициенты в зависимости от степени влияния на результат.
5. Сделайте сравнительный анализ
По итогу четырех этапов проведите анализ: сведите данные в общий документ и проведите общий расчет всех показателей.
Сначала мы подсчитали общее количество человеко-часов, необходимых для выполнения каждой задачи. Получилось 355 часов работы. Затем мы вычли из этого количества те задачи, что встречались реже, чем в 15% от общего времени. В результате получили коэффициент общности, который составил 78%. То есть в отгрузке осталось 277 часов.
Чтобы получить показатель качества, мы взяли среднее от присвоенных значений (высокое, среднее или низкое влияние на результат) и подогнали под коэффициент общности. При этом учитывали, что только выполненные задачи могли бы положительно сказаться на качестве. В итоге по нашим расчетам показатель качества продуктов составил 66% при 277-часовом рабочем процессе.
Сначала мы подсчитали общее количество человеко-часов, необходимых для выполнения каждой задачи. Получилось 355 часов работы. Затем мы вычли из этого количества те задачи, что встречались реже, чем в 15% от общего времени. В результате получили коэффициент общности, который составил 78%. То есть в отгрузке осталось 277 часов.
Чтобы получить показатель качества, мы взяли среднее от присвоенных значений (высокое, среднее или низкое влияние на результат) и подогнали под коэффициент общности. При этом учитывали, что только выполненные задачи могли бы положительно сказаться на качестве. В итоге по нашим расчетам показатель качества продуктов составил 66% при 277-часовом рабочем процессе.
6. Спрогнозируйте выгоды внедрения дизайн-системы
Как вы будете применять дизайн-систему в работе? Как система облегчит процесс сдачи проектов? Какие задачи уйдут с ее появлением, а какие появятся? Спрогнозируйте возможную эффективность разработки.
Конечно, без готовой дизайн-системы невозможно сделать расчеты максимально точно. Чтобы максимально приблизить прогноз к реальности, мы предприняли несколько дополнительных действий.
Сперва мы на основе интервью со специалистами и наблюдения за работой отдельных сотрудников детализировали, из чего будет состоять будущая дизайн-система. Список содержимого был актуален для уже законченной дизайн-системы, а не для ранней стадии разработки. Например, мы учитывали компоненты, доступные на нескольких языках программирования с документацией.
Следующим шагом было понять, как все это будет применяться во время разработки новых сайтов. Мы оценили каждую задачу в текущем процессе по степени влияния на трудозатраты, коэффициент общности и качество. Чтобы повысить точность данных, мы проанализировали влияние текущих усилий на улучшение компонентизации и документации.
В итоге смогли получить такие прогнозы:
Конечно, без готовой дизайн-системы невозможно сделать расчеты максимально точно. Чтобы максимально приблизить прогноз к реальности, мы предприняли несколько дополнительных действий.
Сперва мы на основе интервью со специалистами и наблюдения за работой отдельных сотрудников детализировали, из чего будет состоять будущая дизайн-система. Список содержимого был актуален для уже законченной дизайн-системы, а не для ранней стадии разработки. Например, мы учитывали компоненты, доступные на нескольких языках программирования с документацией.
Следующим шагом было понять, как все это будет применяться во время разработки новых сайтов. Мы оценили каждую задачу в текущем процессе по степени влияния на трудозатраты, коэффициент общности и качество. Чтобы повысить точность данных, мы проанализировали влияние текущих усилий на улучшение компонентизации и документации.
В итоге смогли получить такие прогнозы:
01
В будущем трудозатраты уменьшаются. Так, в ходе бенчмаркинга дизайнеры могут ссылаться на определенный источник и использовать шаблоны.
Показатель общности в задачах низкого качества идет на спад. Например, дизайнеры выполняют меньше действий, основанных на субъективном мнении других специалистов. Теперь у них есть общий ориентир — дизайн-система, которая объясняет, как должен выглядеть продукт.
03
Растет показатель общности в задачах, обеспечивающих высокое качество продукта. Например, дизайнеры быстрее делают бенчмаркинг, используя разработки специалистов других отделов.
02
Повышается качество выполнения отдельных задач. Например, дизайнеры проводят бенчмаркинг по конкретному шаблону, исследование проходит последовательно и структрированно.
04
7. Проанализируйте показатели
Оцените качество и скорость разработки сайтов с дизайн-системой и без нее.
Мы пользовались той же методикой, что на этапе «Сделайте сравнительный анализ». Однако показатель качества намеренно занизили, чтобы избежать идеализации дизайн-системы.
Результаты такие:
Мы пользовались той же методикой, что на этапе «Сделайте сравнительный анализ». Однако показатель качества намеренно занизили, чтобы избежать идеализации дизайн-системы.
Результаты такие:
Показатель качества вырос с 66% до 78%.
•
Коэффициент общности снизился с 78% до 75%. Это значит, что теперь мы могли справляться с задачами за 190 человеко-часов вместо 277.
•
Максимально затрачиваемое время снизилось с 355 человекочасов до 254.
•
Цифры воодушевляли: с дизайн-системой каждая команда могла бы выполнять работу, тратя на 31% меньше времени при сравнительном улучшении качества на 18%.
8. Экстраполируйте данные
Сопоставьте полученные данные и примените их ко всей организации. Для дальнейших расчетов мы использовали следующие показатели:
Количество команд
Изучили структуру организации: зафиксировали 112 команд разработчиков, 103 из которых напрямую участвовали в процессе.
Средняя стоимость человеко-часа
Мы собирались рассчитывать этот показатель, рассматривая роль за ролью, команду за командой, так как у нас уже были конкретные данные о том, кто работал над определенной задачей. Однако это оказалось слишком запутанным. Мы решили, что такая точность может иметь значение на более поздней стадии, если появится необходимость. Поэтому среднюю цифру мы решили получить исходя из зарплаты за вычетом налога — она составила £30.00 в час.
Среднее число отгрузок на команду в год
Компания, для которой мы проводили расчет, работала по SCRUM, что упрощало расчеты. Мы рассмотрели частоту отгрузок, чтобы оценить средний показатель на команду в год — всего отгрузок было 11.
Средняя продуктивность персонала
При сравнении идеального и реального показателя затраченного на работу времени мы обнаружили значительные расхождения. Разумеется, не каждый оплаченный человеко-час расходуется на продуктивную работу. Мы изучили данные рабочего календаря, проанализировали отпуска, учли прошлые наблюдения и тем самым свели показатель продуктивности к 55%. Так, при оплате £30.00 за человеко-час £13.50 не тратятся непосредственно на работу.
Валовый доход от продуктов, отгруженных факторизованными командами
Этот показатель мы получили из объема продаж — £250 млн в год.
Средняя норма прибыли за каждый процент в улучшении качества
Мы рассчитали, что доход растет на 4% при улучшении качества на 1%. Однако признали, что динамика изменений снижалась при увеличении показателей.
9. Рассчитайте ROI
Сведите полученные показатели в один документ с вычислениями, чтобы посчитать окупаемость инвестиций (ROI). Мы следовали такому алгоритму:
1. Рассчитали текущие затраты на отгрузку
1. Рассчитали текущие затраты на отгрузку
2. Cпрогнозировали примерную стоимость
3. Чтобы получить цифру с учетом изменений, определили процент роста качества
4. Детализировали расчет
5. Рассчитали итоговые показатели
6. Определили возможное количество поставок в год
7. Определили результат в процентном соотношении
Так мы выяснили, что можем увеличить доход на £1,800,000 при повышении продуктивности на 45%.
8. Формула для итогового расчета ценности
8. Формула для итогового расчета ценности
Подведем итоги
Вот несколько выводов, которые мы сделали в ходе определения ценности дизайн-системы.
Преимущества:
Процесс унифицирован — срок разработки уменьшается.
•
При этом качество работ не ухудшается, т.к. специалисты имеют под рукой наглядное руководство.
•
Внедрение дизайн-системы позволяет снизить трудозатраты на разработку группы сайтов, т.к. специалисты используют стандартные компоненты.
•
•
Командам проще выполнять работу: дизайн-система описывает все процессы и принципы.
•
Дизайн-система повышает узнаваемость бренда.
Недостатки:
Внедрение, управление и отчетность могут потребовать больше ресурсов.
•
Изменение одного показателя может привести к эффекту домино.
•
Некоторые операции могут затянуться — это замедляет реализацию всего проекта.
•
•
Специалистам может понадобиться дополнительное время на изучение дизайн-системы и адаптацию к нововведениям.
Внедрение дизайн-системы во многом упрощает работу специалистов, облегчает пользовательский опыт и делает бренд более узнаваемым. Расчет ее эффективности — трудозатратный и небыстрый процесс, однако он может серьезно помочь в защите проекта перед инвесторами и владельцами компании.
Не скупитесь временем на расчеты — только так вы можете максимально объективно оценить, выгоден ли вашей компании такой подход к разработке сайтов.
Не скупитесь временем на расчеты — только так вы можете максимально объективно оценить, выгоден ли вашей компании такой подход к разработке сайтов.
Комментарии к статье
Комментарии: 0