Как перейти на кадровый электронный документооборот
23 декабря 2024
Переход предприятия на кадровый электронный документооборот, или КЭДО — это сложный и долгий процесс. Однако он — часть цифровизации бизнеса, необходимой для удобства его ведения в современных условиях. Если соблюдать правила и выполнять действия поэтапно, то переход на КЭДО пройдет для предприятия легко и даст ряд полезных преимуществ.
Как всё начиналось
Переход на кадровый электронный документооборот в России начался как эксперимент Минтруда еще в 2017 году, но стал массовым с 2020 года — с началом пандемии COVID-19. КЭДО — это создание, подписание и хранение электронных документов без бумажного дублирования. Оно удобнее «аналогового» по нескольким причинам.
02
Удобство обмена документами с сотрудниками, работающими удалённо из других городов и стран.
03
Быстрый сбор документации для судов, проверяющих и других инстанций.
Экономия за счет отказа от бумажных документов.
01
Вероятно, в будущем будет создаваться все больше законов, стимулирующих переход предприятий к цифровизации бизнеса, и не исключено, что в итоге все предприятия будут действовать в единой электронной системе. Поэтому переход на электронный кадровый документооборот — это инвестиция в будущее организации.
Переход на КЭДО обеспечивает экономию средств предприятия. Что влияет на размер полученной выгоды:
Переход на КЭДО обеспечивает экономию средств предприятия. Что влияет на размер полученной выгоды:
•
количество сотрудников;
•
процент работников на удаленке;
•
удаленность отдельных подразделений;
•
текучка кадров;
•
объем кадровой документации;
•
количество и стоимость рабочего времени, которое затрачивается на работу с документами.
Размер экономии на примере «МСП-банка»: 11,8 млн. рублей в год благодаря сокращению затрат на почтовые отправления, бумагу, печать, хранение архивов и, в первую очередь — за счет экономии времени сотрудников. Очевидно, что документооборот КЭДО выгоден организации.
Предпосылки перехода на КЭДО
Эксперимент Минтруда 2021 года завершился полным переходом на электронный документооборот (кадровый, в том числе), без бумажного дублирования. Это изменение оказало благоприятное влияние на бизнес: кадровый процесс стал проще, а работа с документацией — прозрачнее и эффективнее.
Обязательный переход на КЭДО всех предприятий возможен в будущем, но пока что он добровольный. Предприятия имеют право вести дублирующую бумажную документацию. Тем не менее, ФНС уже принимает отчеты только в электронном формате. Не лишним будет подготовиться к тому моменту, когда электронный кадровый документооборот будет обязателен для всех предприятий.
Система КЭДО позволяет использовать ЭЦП — электронную цифровую подпись — подписывать документы онлайн, без личного присутствия, и экономить время.
Обязательный переход на КЭДО всех предприятий возможен в будущем, но пока что он добровольный. Предприятия имеют право вести дублирующую бумажную документацию. Тем не менее, ФНС уже принимает отчеты только в электронном формате. Не лишним будет подготовиться к тому моменту, когда электронный кадровый документооборот будет обязателен для всех предприятий.
Система КЭДО позволяет использовать ЭЦП — электронную цифровую подпись — подписывать документы онлайн, без личного присутствия, и экономить время.
Переход на КЭДО — добровольный, и отказ от него не является причиной для увольнения. С теми сотрудниками, кто отказался от перевода в электронный формат, работодатель обязан сохранить бумажное взаимодействие. Поэтому обучение, разъяснение и мотивация персонала — первостепенная задача руководителя компании.
Преимущества электронного документооборота актуальнее для компаний, в которых:
•
50 и более сотрудников;
•
распределенная структура с филиалами в других городах;
•
наблюдается текучка кадров;
•
много должностных инструкций и регламентов, с которыми приходится знакомить новых сотрудников;
•
много усилий затрачивается на работу с документацией;
•
минимизация штрафов от контролирующих органов.
Кадровый электронный документооборот решает все эти проблемы: он ускоряет рабочие процессы, избавляет от рутинной работы за счет автоматизации, снижает издержки на печать, пересылку и хранение бумаг, а также защищает информацию от утери и кражи. А ещё он упрощает взаимодействие как внутри организации, так и с внешними партнёрами. Можно встретить мнение о том, что КЭДО особенно удобен компаниям, где часть сотрудников работает удаленно, однако и для офисных работников такая система имеет много преимуществ, поскольку заметно экономит их время.
Для Uplab переход на электронный документооборот был актуален по многим причинам. Во-первых, компания уже начала процесс активного роста, число сотрудников росло. Увеличилась и нагрузка на кадровый отдел. Во-вторых, стремимся соблюдать сроки ознакомления и подписания документов с сотрудниками, что помогает избежать конфликтных ситуаций и минимизировать штрафы от контролирующих органов. В-третьих, хотелось сократить офисные расходы. А ещё для нас было важно негативное влияние на окружающую среду: уменьшить расходы бумаги на печать документов и углеродный след от их доставки.
Наталия Григорьева
ведущий специалист кадрового делопроизводства в Uplab
Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция
Внедрять на предприятии КЭДО (кадровый электронный документооборот) стоит поэтапно. При организации перехода нужно учитывать специфику организации, структуру предприятия, наличие свободных ресурсов, цифровую грамотность сотрудников, а также их согласие.
Формирование рабочей группы
При переходе на КЭДО внедрение способен выполнить один специалист, но лучше и быстрее, если это будет группа сотрудников:
•
специалисты по кадрам;
•
юристы;
•
сотрудники отдела безопасности;
•
IT-специалисты.
Участники рабочей группы оценивают задачи при подключении электронного кадрового документооборота с разных сторон и взвешенно принимают решения.
Анализ текущего состояния
Перед тем как перейти на КЭДО, нужно проанализировать существующее положение дел.
02
Получить согласие на переход на КЭДО от сотрудников, убедиться, что все они имеют доступ к интернет-сервисам и умеют ими пользоваться.
Определить, какие кадровые процессы происходят на предприятия, перечислить существующие документы, их пути, этапы согласования.
01
03
Оценить объем информации, временные и финансовые затраты во время перехода на КЭДО.
При переходе на электронный кадровый документооборот законом предусмотрены разные основания для подписания документов сотрудниками, и в каждом случае порядок перехода будет отличаться:
•
гл. 49.1 ТК РФ — с дистанционными сотрудниками;
•
ч.1 ст. 160, ч.2 ст. 434 ГК РФ — с самозанятыми и оформленными по договору ГПХ;
•
статья 22.1 — 22.3 ТК РФ — с остальными работниками.
Как правило, у каждого предприятия свои особенности кадрового документооборота, и их необходимо учесть. Также нужно знать, какие документы можно подписывать в КЭДО. Это почти вся документация предприятия, исключая:
•
приказы об увольнении сотрудников;
•
акты о несчастных случаях;
•
журнал регистрации вводного инструктажа охраны труда;
•
трудовые книжки.
Выбор провайдера ЭДО
Согласно ст. 22.1 ТК РФ, электронный документооборот КЭДО может вестись:
02
На государственном портале «Работа России».
В информационной системе работодателя, например, Битрикс24.
01
Руководитель предприятия может самостоятельно выбирать, какой сервис кадрового электронного документооборота использовать, или вести учет в двух системах сразу. Критерии выбора:
•
функциональность (наличие мобильного приложения, совместный доступ, редактирование, обмен сообщениями, созвон);
•
формирование цены (как часто планируется обновление, требуется ли привлечение дополнительных разработчиков, как рассчитывается плата за внедрение и интеграцию);
•
безопасность хранения данных;
•
поддержка электронных подписей;
•
совместимость с уже используемыми платформами и ПО (1С, SAP), что удобно для кадровика, с «Работой России» — для удобства отчетов, и с «Госуслугами» — для аутентификации.
Все системы ЭДО по локализации делятся на облачные, локальные и гибридные. Облачные обходятся дешевле, так как не требуют размещения на серверах компании. Можно провести сравнение КЭДО, просмотреть рейтинг КЭДО для организаций и выбрать подходящую систему для конкретного предприятия.
Мы рассказывали о своём опыте перехода на КЭДО в отдельной статье. Читайте и узнайте, какую систему мы выбрали и почему!
Внедрение КЭДО
Часть компаний в документообороте использует унифицированные формы, указанные в Приказе Минтруда № 578н. Но есть и организации, которые используют собственные формы. Важно, чтобы в выбранной системе КЭДО их можно было настроить. Кроме того, перед тем, как перейти на кадровый электронный документооборот, составляется и утверждается внутренний регламент, где указано:
•
•
•
Кто из сотрудников нужно к КЭДО подключить, а кого — нет.
Какой тип ЭЦП будет применяться для каждого документа (ПЭП, УНЭП, УКЭП). У компании должна быть возможность управлять этим: выбирать в системе КЭДО тип подписи, где требуется подтверждение авторства и целостности документа.
Какая платформа будет использоваться.
Существует три основных вида электронных подписей:
- ПЭП (простая электронная подпись), наименее защищенный вид ЭП. Представляет собой любые данные в электронной форме, которые позволяют идентифицировать подписывающего. Применяется для документов, где высокая степень защиты не требуется, например, для подтверждения получения электронного письма.
- УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). Создается с использованием криптографии. Может применяться для договоров, внутренних документов организации.
- УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), самый надежный вид. Создается с использованием квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, выданного удостоверяющим центром, аккредитованным государством. Имеет юридическую силу, равнозначную собственноручной подписи на бумаге. Применяется для документов, требующих высокой юридической значимости: договоров, счетов-фактур, государственных документов. для каждого вида документов.
Система кадрового электронного документооборота настраивается под нужды компании. Сотрудники получают уведомление о переходе на КЭДО, образец которого формируется и сохраняется в системе. Им также выдаются электронные подписи.
Затем проводится обучение сотрудников: в первую очередь тех, кого коснется электронный документооборот, кадровый учет компании в связи с их должностными обязанностями. Для всех проводится вводный инструктаж: что такое КЭДО — кадровый электронный документооборот, и как изменится рабочий процесс с его внедрением.
Постепенно документы организации переводятся в электронный формат, и система внедряется во все процессы кадрового делопроизводства. Вначале проводится тестовый запуск, и, если все работает нормально, то затем выполняется ее оптимизация и ведется мониторинг.
Затем проводится обучение сотрудников: в первую очередь тех, кого коснется электронный документооборот, кадровый учет компании в связи с их должностными обязанностями. Для всех проводится вводный инструктаж: что такое КЭДО — кадровый электронный документооборот, и как изменится рабочий процесс с его внедрением.
Постепенно документы организации переводятся в электронный формат, и система внедряется во все процессы кадрового делопроизводства. Вначале проводится тестовый запуск, и, если все работает нормально, то затем выполняется ее оптимизация и ведется мониторинг.
Сложности перехода на кадровый ЭДО
Не всегда переход на КЭДО проходит благополучно. Иногда руководство компании сталкивается с трудностями. Как правило, возникают следующие проблемы.
02
Невозможность подписи «задним числом». Для решения этой проблемы выявляют причину, по которой возникает такая необходимость, и учитывают это при установлении сроков подписи. Большинство операций, отнимающих время, нужно автоматизировать. В регламент вносятся исключения, в каких случаях необходим бумажный документ.
03
Сложности интеграции, совмещение с существующими форматами документации, частичный переход на электронный документооборот. Чтобы решить эту проблему, нужно уделить больше внимание обучению сотрудников, разъяснить им важность перехода на электронный формат.
Случайное уничтожение важной информации. Чтобы избежать этого, делают резервные копии.
01
Настройка бизнес-процессов под технические особенности платформы. Например, возможность настроить, кто из руководителей подписывает заявление на отпуск и в каком порядке. Важно в электронном документообороте максимально сохранить существующие бизнес-процессы.
04
05
Сопротивление сотрудников внедрению новых технологий. Решение: создание обучающих материалов, размещение в свободном доступе терминалов и компьютеров для связи с работодателем, обучение сотрудников цифровой грамотности в доступном формате.
Переход на КЭДО занимает в от 2 до 6 месяцев, в зависимости от количества сотрудников в компании, сложности и распределенности структуры, бизнес-процессов. Для облегчения перехода удобно начать с одного отдела, или процесса, например, оформления отпусков. После успешного опыта система внедряется целиком во всей компании.
Переход на кадровый документооборот в среднем занимает от 1,5−2 месяцев до 4−6, если есть технические сложности. Нам понадобилось 4 месяца, хотя многие кадровые процессы у нас были автоматизированы на корпоративном портале.
Внедрение в тестовом режиме началось в конце апреля 2023 года и завершилось презентацией для сотрудников в августе. Задержка была вызвана необходимостью предварительного перехода с системы «1C-КАМИН» на «1C-ЗУП», что потребовало значительных усилий с нашей стороны. Перенос данных о сотрудниках, особенно о тех, кто работает более 8 лет, осуществлялся частично вручную, и это значительно замедлило процесс. Например, потребовалось ручное внесение данных о всех ранее выданных отпусках. Непосредственно же процесс внедрения КЭДО занял полтора месяца.
Внедрение в тестовом режиме началось в конце апреля 2023 года и завершилось презентацией для сотрудников в августе. Задержка была вызвана необходимостью предварительного перехода с системы «1C-КАМИН» на «1C-ЗУП», что потребовало значительных усилий с нашей стороны. Перенос данных о сотрудниках, особенно о тех, кто работает более 8 лет, осуществлялся частично вручную, и это значительно замедлило процесс. Например, потребовалось ручное внесение данных о всех ранее выданных отпусках. Непосредственно же процесс внедрения КЭДО занял полтора месяца.
Наталия Григорьева
ведущий специалист кадрового делопроизводства в Uplab
Саммари
02
Переход на КЭДО обеспечивает экономию средств предприятия. Он позволяет подписывать документы онлайн, без личного присутствия, и экономить время, а также оптимизировать расходы на бумагу, курьеров, офисную технику. Доказано, что КЭДО также минимизирует штрафы от контролирующих органов.
03
Чтобы перейти на КЭДО, необходимо сформировать рабочую группу, провести тщательный анализ бизнес-процессов и внимательно выбрать провайдера.
Переход на кадровый электронный документооборот в России начался в 2017 году и сейчас является добровольным для компаний и сотрудников. Сотрудник имеет право отказаться от электронных документов и заявить, что хочет получать все документы в бумажном виде.
01
04
Основные сложности перехода: риски удаления важной информации, интеграции с другими системами, трудности в сохранении бизнес-процессов, сопротивление сотрудников.
Комментарии к статье
Комментарии: 0