Почему хороший брифинг — это инвестиция, а не формальность

Успех проекта во многом зависит от эффективного взаимодействия между командами разработчиков и заказчиком. Возникнет ли между сторонами синергия или противоречия, которые понадобится долго регулировать? Это обычно видно уже на этапе брифинга — структурированной встречи участников, на которой формулируются цели, задачи, требования и ожидания проекта для всех участников. Вот почему брифинг нельзя воспринимать просто как формальную процедуру. В этой статье мы поясним, почему хороший брифинг — это не пустая трата времени, и на примере собственного опыта расскажем о том, как провести его максимально эффективно и конструктивно.

Брифинг: что это и зачем он нужен

Брифинг — это структурированная встреча клиента с подрядчиком или некий «фундамент», в рамках которой обсуждаются опорные точки будущего проекта. Там обе стороны могут задать вопросы, уточнить нюансы и договориться о форматах работы. В отличие от брифа (текстового документа с вводными), брифинг, как правило, проходит в формате встречи, живой или онлайн.

Время брифинга зависит от сложности проекта. Иногда хватает 20 минут, иногда нужен час. Но даже короткий разговор — это возможность задать вектор и нивелировать возможные риски. Кроме того, формат и глубина самой встречи могут меняться:

• для дизайна будет один фокус, например, на визуале и бренде;
• для стратегии — аналитика, аудитория, каналы;
• для разработки — структура, логика, технические ограничения.

Участники брифинга

Со стороны клиента на брифинге должен присутствовать человек, который понимает контекст бизнеса, знает ограничения и может передать суть проекта. В зависимости от типа проекта на брифинг стоит звать разных специалистов. Если речь про стратегию или позиционирование — нужен эксперт, который будет говорить от лица бренда. Если предстоит запуск digital-кампании, то важен маркетолог или руководитель направления. Если проект касается продукта — не обойтись без продакт-менеджера или дизайнера.

Со стороны подрядчика на брифинге обязательно присутствие аккаунт-менеджера или менеджера проекта, они будут вести коммуникацию и отвечать за контроль задач. Желательно, чтобы также присутствовал профильный специалист: дизайнер, стратег, копирайтер, разработчик. Хороший тон, когда подрядчик проявляет инициативу: запрашивает список участников со стороны клиента и заранее уточняет, кто и за что отвечает.

Обычно на этом этапе становится понятно, насколько обе стороны слышат и понимают друг друга, как быстро находят общий язык и что нужно будет прояснить до старта.

Подготовка к первой встрече

На самом деле качественный брифинг начинается задолго до первой встречи. Подготовка — основа экономии времени. Если её не провести, разговор с большей вероятностью становится поверхностным: многое уходит в догадки, нужные детали упускаются, и на выходе нет конкретики.

Что стоит подготовить клиенту

• Краткий рассказ о проекте. Контекст, цели, история, на каком этапе работа сейчас.
• Четкое понимание целей и задач: что именно хочется получить в результате.
• Базовые вводные — сроки, бюджет, ресурсы, если они уже известны.
• Примеры: что нравится, что категорически не подходит.
• Список внутренних ограничений. Юридические рамки, тональность бренда, брендбук, утвержденные шаблоны.

Чтобы нагляднее объяснить задачу, заказчику стоит заранее собрать доступные материалы: презентации, брендбук, аналитику, сайты конкурентов, результаты прошлых кампаний, примеры выполненных работ. Не обязательно оформлять все идеально; главное, чтобы нужная информация была под рукой.

Что должен сделать подрядчик

• Ознакомиться с предварительными материалами.
• Сделать предварительную оценку рисков.
• При необходимости обозначить нужных участников с клиентской стороны.
• Идеально — составить структуру брифинга и шаблон с первичными вопросами. Примерный список таких вопросов для подрядчика мы собрали для вас следующей главе.

Инструкция: как сэкономить время и нервы

Один из самых частых промахов обеих сторон — вести брифинг как «просто диалог», «импровизировать», «быть в потоке». В общем, действовать без обдуманного плана. Между тем продуктивная встреча всегда имеет структуру: можно идти по заранее подготовленному плану, чтобы не упустить ничего важного. Ниже расписали, как это может выглядеть со стороны подрядчика.

Не бойтесь проговаривать очевидное — именно оно чаще всего и становится источником разногласий.

По итогам брифинга обязательно зафиксируйте ключевые решения и открытые вопросы. Лучше в формате письма или заметки сразу после встречи: так диалог оставит «цифровой след», что важно при решении спорных вопросов .

Как правило, исполнитель (разработчик) присылает резюме: с чем определились, что осталось уточнить, какие следующие шаги. А заказчик даёт обратную связь, вносит правки, подтверждает. Эти простые действия экономят часы переписок и звонков. Проверено на нашем опыте.

Типичные ошибки

Для эффективного брифинга хорошо знать не только, что обсудить, но и чего избегать. В таблице «подводные камни», которые чаще всего сбивают процесс с рельс как со стороны клиентов, так и подрядчиков.

Со стороны клиента

1. Приходят без подготовки. Не понимают, чего хотят.
2. Перепутали брифинг с презентацией. Уходят в длинную лекцию о компании, не переходя к сути.
3. Отвечают слишком абстрактно. В стиле «нам нужно что-то вау» и «пусть будет красиво».
4. Называют только один вариант ответа. Не рассматривают альтернативы, пока не увидят бюджет.
5. Не называют всех, кто влияет на решение. Например, подрядчик общается с менеджером, а утверждает все владелец, у которого совершенно другой вкус.

Со стороны подрядчика

1. Слишком быстро начинают предлагать решения. Не задают уточняющих вопросов и пропускают важные вводные.
2. Используют сложную терминологию. В результате — недопонимание и лишние правки.
3. Не фиксируют договоренности. И не уточняют, что важно, а что — просто пожелание.
4. Соглашаются со всем подряд. Не озвучивают риски, даже если что-то изначально выглядит сомнительно.
5. Не управляют временем и фокусом встречи. Не ведут клиента по структуре.

Как избежать подобных историй? Большинство проблем решаются достаточно просто — вниманием и структурой. Вот что помогает:

• уточнять, а не догадываться,
• обозначать цели прямо,
• собирать все в одном месте — материалы, требования, примеры,
• не бояться задавать вопросы,
• договариваться о формате обратной связи,
• и, конечно, сразу после встречи фиксировать все важное.

Даже если проект кажется небольшим, а бюджет — скромным, потратить полчаса на понятный и живой брифинг — всегда оправданная инвестиция. Это снижает риски, ускоряет работу и делает результат ближе к ожиданиям.

Саммари

• Брифинг — онлайн или офлайн-встреча, на которой клиент и подрядчик обсуждают проект: от целей и задач до ограничений, референсов и ожиданий.
• Это полноценный рабочий процесс, где у каждой стороны должны быть свои роли и зона ответственности.
• До первой встречи стоит собрать:
  • Со стороны клиента → Краткий рассказ о проекте, описание целей, задач и ограничений, базовые вводные (сроки, ресурсы и далее);
  • Со стороны подрядчика → Структуру брифинга и чек-лист вопросами.
• Шаблон с вопросами может иметь следующую структуру:
  • Цель проекта → Зачем все это делается и что должно поменяться;
  • Аудитория → Кто конечный пользователь или покупатель, какие у него потребности;
  • Контекст бизнеса → Какая текущая ситуация и ограничения, что уже делали до этого;
  • Конкуренты и референсы → С кем себя сравнивают и какие есть примеры того, что нравится или наоборот;
  • Каналы и точки контакта → Где и как будет использоваться конечный продукт;
  • Технические и юридические условия → Есть ли ограничения по NDA, срокам согласования, внутренним процессам;
  • Команда и процессы → Кто принимает решения со стороны клиента;
  • Метрики и дедлайны → Какие критерии оценки результата и ожидаемый тайминг.
• Не забывайте заранее договориться о формате обратной связи и фиксируйте ключевые моменты сразу после встречи.