Нейросети в HR — как сгенерировать должностные инструкции для 100 человек за 2 дня

Хорошая должностная инструкция за пару минут решает споры о том, что входит и что не входит в должностные обязанности работника. Это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий список всех должностных обязанностей работника и проясняющий его права и ответственность. Должностная инструкция может заметно облегчить жизнь как руководства и HR, так и самого сотрудника, но при условии, что она составлена грамотно и вдумчиво. Могут ли нейросети помочь в написании должностных инструкций, или вреда от них больше, чем пользы? Мы в Uplab проверили это в своей работе и теперь знаем: искусственный интеллект может не просто сэкономить время HR-специалистов, а буквально совершить революцию в составлении кадровых документов! Все подробности рассказали в этой статье и приложили промпты для ChatGPT.

Должностная инструкция: определение, роль, основные компоненты

Должностная инструкция (ДИ) — это локальный нормативный акт организации. Он детализирует функции работника, определенные в трудовом договоре, то есть уточняет и конкретизирует обязанности, права и ответственность сотрудника на определенной должности. Должностная инструкция обычно включает в себя наименование должности и отдела; перечень обязанностей, функций, прав и полномочий, а также сферу ответственности сотрудника. Именно к ней обращаются сотрудники компании, когда возникают вопросы «несу ли я (или другой сотрудник) ответственность за это» и «входит ли это в мои (или его) обязанности». То же самое при необходимости может сделать и руководитель.

Нейронные сети в составлении должностных инструкций

Возможности ИИ постоянно растут. Ещё пару лет назад пользователи задавались вопросом «Почему нейросети не могут нарисовать руки?», а теперь арты от Midjourney используют при разработке сайтов и рекламных банеров и в написании программного кода. Нейросети могут эффективно помогать и HR-специалистам: анализировать резюме с помощью своих алгоритмов, составлять описания вакансий при подборе персонала, а также писать нормативные документы.

Генеративный искусственный интеллект (такие известные модели как ChatGPT, DeepSeek, DALL-E и другие), могут генерировать в том числе и должностные инструкции. Их алгоритмы постоянно совершенствуются, и сегодня результат выглядит достаточно хорошо, хотя и нуждается в фактчекинге. Мы в Uplab смогли не просто сэкономить время HR-специалистов, внедрив нейросети в работу по составлению должностной инструкции, а буквально перевернули процесс с ног на голову: все инструкции создал руководитель компании с помощью нейросети, а эксперты из кадровой службы и руководители направлений провели фактчекинг. Рассказываем подробности и делимся расчетами, сколько времени это сэкономило.

Как мы в Uplab «перевернули пирамиду»

Павел Тарелкин, CEO Uplab

«К использованию нейросетей в составлении должностных инструкций мы пришли потому, что у нас в компании много отделов, а значит, и много руководителей. Если бы каждый руководитель сам делал эту должностную инструкцию, то сложность была бы в том, чтобы задать стандарт и сделать все инструкции единообразными. Поручить составление всех инструкций HR мы тоже не могли, потому что у них нет глубокой экспертизы в том, какой специалист в нашей компании чем занимается, у кого какие роли и так далее.

Как уже описано выше, классический процесс составления должностной инструкции выглядит так:

• Специалисты HR и кадровой службы составляют должностную инструкцию;
• Руководитель направления её корректирует и дополняет;
• Директор подразделения утверждает все инструкции.

Это достаточно длинный процесс, в котором много переписок и согласований.

Мы «перевернули пирамиду» и поступили наоборот. Я, руководитель компании, с помощью ChatGPT написал должностные инструкции для всех специалистов и отдал их на утверждение руководителям отделов. Отмечу, что комментариев и правок было немного , потому что я уделил внимание промптам и корректировал их, чтобы получить хороший результат.

Какие этапы работы у меня были:

1. Создал таблицу с уровнями должностей в компании, чтобы наглядно видеть, какие должности у нас есть и как они взаимосвязаны.

2. Создал первый тестовый промпт для ChatGPT на примере должностной инструкции для тестировщика. Я не использовал никакие референсы и не задавал структуру инструкции, всё это было сгенерировано самой нейросетью.

3. Проанализировал результат, подкорректировал промпт. Так, я добавил в запрос фразу, что все инструкции надо делать по образцу предыдущих, чтобы сохранить единообразие. Если использовать ChatGPT на его официальном сайте, то история переписки сохраняется, и нейросеть «запомнит» все правки и учтёт их в последующей работе.

4. В разработке документов я шел от общего к частному: сначала просил нейросеть составить должностную инструкцию для отдела, а потом добавлял части для конкретных специальностей. Ниже, для примера — инструкция для менеджера проектов.

5. Результат применения нейросетей: первые несколько должностных инструкций были созданы за час, а на последующие понадобилось минут 30-40. На написание всех инструкций ушло два рабочих дня.

6. Ещё неделю заняло утверждение инструкций с руководителями направлений и с HR, правки и загрузка в КЭДО. Этим занимался HR-отдел.

Я думаю, что мы проделали эту работу в разы быстрее, чем по классической схеме. И этот «обратный принцип», то есть написание должностных инструкций «сверху вниз», возможен только благодаря ChatGPT, потому что без этого инструмента я бы не стал тратить по 8-10 часов на каждую инструкцию, не считая правок.»

Обязан ли работодатель составлять инструкции?

Трудовой кодекс (за редким исключением) не требует от работодателей наличия должностных инструкций для каждого работника и не устанавливает санкции за их отсутствие. Однако эти документы важны для эффективной организации рабочего процесса.

Польза и важность для сотрудников

• Оценка соответствия: если должностная инструкция есть в открытом доступе или приложена к вакансии, то во время поиска работы она помогает соискателю оценить свои навыки и учесть их во время создания резюме.
• Повышение эффективности, профессиональный рост: ДИ указывает сотруднику области для развития.
• Определение ответственности и круга обязанностей: в спорных ситуациях помогает понять, на чьей стороне правда.

Польза и важность для работодателей

• Рациональное распределение обязанностей. Позволяет четко описать задачи и учесть потребности компании.
• Обоснование решений. При подборе персонала помогает в принятии решений о найме или увольнении на основе зафиксированных требований.
• Оценка работы. Обеспечивает объективные критерии для оценки результатов сотрудников.
• Улаживание конфликтов. ДИ служит аргументом в трудовых спорах и дисциплинарных вопросах.

Для большинства профессий закон также не регламентирует, насколько детально права и обязанности сотрудников описаны в трудовом договоре, а насколько — в должностной инструкции. Поэтому компании могут устанавливать здесь внутренние стандарты в зависимости от своей структуры, сферы работы и других факторов.

Что должно быть в должностной инструкции

ДИ обычно состоит из пяти основных разделов:

1. Общие положения: название должности, её место в организационной структуре компании (с указанием подчинения и взаимодействия), требования к образованию, опыту, знаниям и навыкам.
2. Функции (должностные обязанности). Основной раздел, где конкретизируются обязанности сотрудника в соответствии с целями компании.
3. Права сотрудников, связанные с обязанностями. Например, право координировать действия подчинённых и участвовать в подготовке приказов.
4. Ответственность: описание санкций за невыполнение обязанностей, неиспользование прав и несоблюдение локальных актов. Указание на виды ответственности: дисциплинарную, материальную, административную и уголовную.
5. Заключительные положения. Здесь могут быть ссылки на профстандарты, порядок внесения изменений в должностную инструкцию и т. д.

Как составить должностную инструкцию

Создание и внедрение инструкций требует активного участия как HR-отдела, так и руководителей подразделений. На плечи кадровиков ложится анализ потребностей организации и изучения рынка труда, составление самих инструкций и ознакомление с ними сотрудников. Руководители должны консультировать в процессе разработки, а также вносить правки в готовый вариант, учитывая потребности производства. Топ-менеджеры проверяют, отражает ли документ ценности и актуальные цели компании, и утверждают его окончательный вариант.

Общие советы

Должностные инструкции разрабатываются для каждой позиции в штатном расписании. В них нужно указывать только деловые качества: вносить в ДИ личные качества, такие как возраст, пол и так далее, недопустимо. Инструкции могут быть как типовыми (разработанными для целого отдела), так и создаваться под конкретные должности, если эта деятельность обладает определенной спецификой.

В хорошей ДИ есть точные и понятные формулировки, а не обобщенные характеристики. Например, «специалист по переходу на цифровой документооборот» куда понятнее, чем «инновационный менеджер». В качестве основы можно использовать примеры из «Единого квалификационного справочника должностей», но обязательно дополнить, учитывая специфику компании.

Порядок составления

Процесс составления должностной инструкции начинается со сбора информации о должности и сотруднике. Для этого можно использовать несколько методов, которые помогут сформировать полное представление о роли сотрудника в организации.

• Анализ документов: изучите существующие должностные инструкции и квалификационные характеристики.
• Опрос сотрудников: проведите беседы с сотрудниками для понимания их обязанностей.
• Консультации с руководством: обсудите ключевые функции и требования к должности с руководителями отделов.

Советы по структуре и формату документа

Должностная инструкция должна быть структурирована таким образом, чтобы ее легко было читать и воспринимать. Используйте заголовки и подзаголовки для удобства чтения. Рекомендуемая структура может включать следующие разделы:

1. Общие сведения: название должности, подразделение, место в организационной структуре.
2. Обязанности и функции: четкий список задач.
3. Права и полномочия: описание прав сотрудника.
4. Ответственность: указание на ответственность за выполнение обязанностей.
5. Условия труда: информация о рабочем времени, месте работы и других условиях.

После составления должностную инструкцию согласовывают с руководством. Обычно на ней ставят свои визы разработчик инструкции, работник кадровой службы, работник юридической службы и непосредственный руководитель работника. Сотрудники под роспись знакомятся с ДИ при приёме на работу или переходе на другую должность.

Если инструкция — это отдельный документ, то нужно выпустить приказ с указанием изменений, утвердить новую редакцию ДИ и ознакомить с ней сотрудника под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то с сотрудником заключают дополнительное соглашение, в котором фиксируют все изменения.

Саммари:

1. Должностная инструкция (ДИ) — это внутренний локальный нормативный акт организации, который уточняет и конкретизирует обязанности, права и ответственность сотрудника на определенной должности.
2. В трудовом кодексе нет санкций за отсутствие ДИ, и их наличие не обязательно по закону (кроме некоторых должностей). Но инструкции важны для работы компании и повышения эффективности сотрудников: их используют при разрешении споров, оценке эффективности и для выстраивания вектора развития, а иногда даже при поиске работы.
3. Каждая компания сама решает, какую часть описания должности включать в трудовой договор, а какую — в должностную инструкцию.
4. В классической схеме составления должностной инструкции текст пишет кадровая служба, корректируют руководители направлений, заверяют юристы и руководитель компании.
5. Если использовать нейросети, можно революционизировать процесс написания ДИ. В Uplab мы полностью изменили схему: инструкции написал руководитель компании, а HR и руководители направлений внесли правки. Это заняло в 10 раз меньше времени, чем традиционный бизнес-процесс по написанию инструкций.
6. С помощью искусственного интеллекта вы освобождаете время, которое можно направить на более значимые задачи в области управления персоналом. Также нейросети помогают быстро вносить изменения в большой пул документов.