ТОП российского ПО для автоматизации бизнеса по концепции BPM

BPM-системы, или BPMS (от англ. «Business Process Management System») — это это слой для управления процессами в цифровой экосистеме компании. В его основе лежит так называемая «концепция процессного управления» — один из подходов повышения эффективности. BPM-системы помогают внедрять этот подход в удобной цифровой форме, или оцифровывать, если он уже используется. В статье разбираем суть концепции процессного управления, рассказываем, как работают BPM-системы и делаем выводы, каким бизнесам выгодно их внедрять.

«BPM»: термин из бизнес-жаргона

Концепция процессного управления (Business Process Management, BPM) — это один из подходов к оптимизации бизнес-процессов. Его суть в том, чтобы отслеживать бизнес-процессы и представлять их как взаимосвязанные цепочки задач, ведущие к конкретным целям. Термин BPM охватывает не только технологии, но и методологии, принципы и культуру организации.

Бизнес-процесс — это типовая деятельность компании. Им может быть продажа товара, передача товара в доставку транспортной компании, приём на работу нового сотрудника, оформление возврата товара. Бизнес-процессы всегда выполняются одинаково и постоянно повторяются: каждый из них похож на «конвейер задач». В подходе «BPM» процессы раскладывают на отдельные операции, чтобы максимально оптимизировать весь процесс: например, делегировать задачи свободным менеджерам или делать часть операций параллельно.

Рассмотрим пример: продажа клиенту картошки во фритюре.

В ресторане за клиентом закреплен официант, который принимает заказ и передаёт его повару. Тот режет картофель и жарит его во фритюре. Если заказов несколько, повар готовит их по очереди. Поэтому ожидание заказа может длиться полчаса или даже больше.

В кафе быстрого питания все процессы оптимизированы, чтобы сэкономить время. Официантов нет, заказы принимает кассир. Поваров несколько. Пока один готовит картофель, другой собирает на поднос соус и приборы. Картофель фри будет готов за пять минут.

Почти каждое производство может существенно сократить затраты времени, если будет использовать BPM-подход. Сегодня он идёт рука об руку со специальным софтом, BPM-системами, которые помогают визуализировать все бизнес-процессы в виде графических схем, записывать и оптимизировать их. Но этим возможность программ не ограничиваются: это сложные комплексы, которые могут выполнять разные задачи.

Преимущества внедрения BPM-систем в компании

• Прозрачный и всеобъемлющий контроль бизнес-процессов. Система BPM собирает и визуализирует данные, наглядно показывает слабые места, проблемы, точки роста. Если процесс застопорился — видно, на каком этапе это произошло и какой сотрудник/отдел за это ответственны.
• Контроль качества работы. Системы помогают отслеживать соответствие работы компании отраслевым, внутренним и другим стандартам.
• Автоматизация бизнес-процессов. Можно автоматизировать многие повторяющиеся массовые задачи, например, документооборот, распределять задачи между исполнителями, учитывая их специализацию и текущую загрузку.
• Контроль сроков выполнения задач. Для любого автоматизированного процесса можно указать дедлайны, и в случае их срыва настроить отправку уведомлений ответственным сотрудникам и руководству. Больше никаких задач, про которые просто все забыли, да и просрочек станет меньше.
• Удобство работы персонала. Когда процессы отлажены и понятны, информация собрана в одном месте и удобно организована, сотрудникам проще работать. Они тратят больше времени на свои непосредственные обязанности, а не на организационную рутину.

BPM сегодня: процессы, которые думают, адаптируются и чинят себя сами

За последние несколько лет BPM-системы проделали путь от скромных инструментов автоматизации до главного дирижера, организующего всю цифровую инфраструктуру компании. Когда-то главной задачей системы было четкое следование заданному алгоритму, но теперь она становится интеллектуальным ядром, определяющим гибкость и устойчивость бизнеса. Такие технологии казались фантастикой ещё несколько лет назад, но благодаря нейросетям, аналитике данных и API-подходу.

Первое и самое важное изменение — искусственный интеллект перестал быть просто дополнительной опцией и врос в ядро платформ. Современная BPM-система мыслит контекстом. Она анализирует загрузку и компетенции сотрудников, чтобы направить задачи именно тому, кто справится с ними быстрее и качественнее. Система постоянно сканирует процесс на предмет узких мест и прогнозирует риски срыва сроков, предлагая оптимальные сценарии на основе данных. В компаниях, где одновременно протекают тысячи параллельных процессов, управление при помощи ИИ становится эффективным способом сохранять гибкость и скорость принятия решений.

Новая гибкость опирается на данные process mining: так называют технологию, которая читает цифровые следы (логи, действия, нажатия кнопок, даты изменения статусов) и затем рисует карту реального процесса. Этот инструмент позволяет бизнесу увидеть, как процесс исполняется на практике; с ней становятся очевидными неэффективные циклы, лишние шаги и нелогичные отклонения. В итоге каждое решение об изменении процесса можно подкрепить реальными данными о сроках и издержках.

Сама архитектура современных BPM-платформ претерпела фундаментальные изменения, став событийно-ориентированной. Процесс можно настроить так, чтобы он реагировал на события: изменение статуса заказа в учетной системе ERP, сигнал от внешнего API, фиксация инцидента в системе мониторинга или даже простое действие клиента в личном кабинете. Такой подход позволяет выстраивать живые и гибкие сценарии.

API-first-подход — ещё одна современная технология, меняющая BPM. Платформа больше не является изолированным островком автоматизации, а становится связующим звеном единой цифровой экосистемы: интегрируется с CRM, ERP, HRM и Service Desk, работая в современной микросервисной архитектуре и обмениваясь данными с другими серверами в режиме реального времени.

Но о требованиях комплаенса забывать нельзя, поэтому часто в BMP системах используется гибридная модель хранения данных: часть сервисов размещают в защищенном контуре на сервере заказчика, а другую часть — в публичных или частных облаках. Современные BPM-решения поддерживают эту распределенную инфраструктуру, обеспечивая соблюдение требований информационной безопасности и одновременно предоставляя возможность легко масштабировать ресурсы под растущие нагрузки.

Скорость создания и изменения процессов также вышла на новый уровень благодаря эволюции low-code платформ. Когда-то создавать новые процессы можно было только через написание кода; позже к ним добавились конструкторы и другие no-code решения, а теперь есть ИИ-генерация, которая позволяет автоматически создавать схемы процессов из простого текстового описания. Это колоссально сокращает время вывода новых бизнес-сценариев в эксплуатацию и снижает зависимость бизнес-подразделений от разработчиков при выполнении типовых задач.

Однако создание процесса — это лишь половина дела. Ключевую роль играет контроль его исполнения, и здесь зрелые BPM-системы вышли далеко за рамки простых уведомлений о просрочке. Сегодня мониторинг ведется в реальном времени: система отслеживает соблюдение соглашений об уровне услуг (SLA) и автоматически оповещает ответственных или эскалирует задачу по заданной логике. Руководство получает наглядные дашборды с ключевыми показателями, что особенно ценно в сложных цепочках, где задействованы несколько отделов и внешние подрядчики.

И наконец, венец эволюции — появление самовосстанавливающихся процессов, или self-healing workflows. Если система фиксирует сбой, будь то недоступность внешнего сервиса или ошибка интеграции, она не просто падает с ошибкой, а начинает «лечить» ситуацию. Процесс может автоматически повторить операцию, изменить маршрут выполнения, временно переключиться на альтернативный сценарий или уведомить ответственных с учетом приоритета инцидента. Такая логика превращает цифровую архитектуру компании в живую, адаптивную и устойчивую систему.

На рынке доступны различные отечественные и зарубежные системы автоматизации процессов компании, различающиеся возможностями. Если вы решили внедрить одну из них, важно сделать это вдумчиво и предварительно провести серьезную подготовку.

Выбираем BPM-систему

Чтобы выбрать оптимальный программный продукт, ориентируйтесь на такие критерии:

• Соответствие специфике бизнеса. Автоматизация бизнеса услуг, товаров или онлайн-продуктов имеет свои особенности. Важно подбирать именно то, что оптимально решает задачи конкретной компании.
• Удобство интерфейса. Сотрудникам должно быть в целом понятно, что может программа, и как в ней работать. Конечно, обучение и автоматизация бизнес-процессов — это задача не одного дня, но она не должна быть слишком сложной. Наличие библиотеки шаблонов процессов станет дополнительным плюсом.
• Интеграция с другим ПО компании. Когда BPM —система может обмениваться данными с другими программами, это значительно упрощает работу сотрудников — никакую информацию и файлы не надо будет переносить вручную, что сэкономит очень много времени и минимизирует ошибки.
• Качество клиентской поддержки. Здесь следует учитывать, предлагает ли производитель ПО обучение для сотрудников и насколько оно эффективно, как быстро и результативно техническая поддержка реагирует на вопросы и неисправности.
• Быстродействие и отказоустойчивость системы. ПО для больших компаний с сотнями сотрудников должно выдерживать большие нагрузки без замедлений и сбоев. Оценить соответствие по этому параметру поможет пробный период — он есть у многих BPM-систем.
• Экономическая целесообразность внедрения. BPM-системы автоматизации бизнеса — это платный продукт. Важно понимать, окупится ли автоматизация бизнеса сейчас вашей компании в принципе и насколько выгодна та или иная система.

Лучшие BPM-системы на российском рынке

Собрали лучшие доступные на российском рынке BPM-программы и коротко описали их возможности. В подборку вошли как отечественные, так и зарубежные продукты. Цены актуальны на декабрь 2024 г.

Bitrix24

Одно из самых популярных BPM-решений для автоматизации как малого и среднего бизнеса, так и крупных корпораций на российском рынке. Включает все нужные инструменты для управления бизнес-процессами, позволяет автоматизировать коммуникации, продажи, проекты и задачи. Возможности системы позволяют создать онлайн-офис, повторяющий структуру компании, фактически корпоративную соцсеть; автоматизировать рутинные задачи вроде работы со сделками, согласования договоров, оплаты счетов. За автоматизацию продаж и маркетинга отвечает CRM-система, работа с задачами и проектами организована в удобном таск-трекере. Через систему можно создавать собственные сайты, включая лендинги и интернет-магазины.

Стоимость: от 348 рублей за одного пользователя (минимальное количество пользователей — 5 человек), при оплате за год скидка 30%. Есть бесплатный тариф с базовыми функциями и без ограничения по числу пользователей. Есть 15-дневный пробный период для максимального тарифа.

Comindware

Отечественная платформа для управления архитектурой компаний и разработки бизнес-приложений, включена в реестр российского ПО. На базе платформы разработаны типовые отраслевые решения для управления логистикой, бюджетом, заказами, отгрузками, работы с персоналом и клиентами и других задач. Гибко и просто адаптируется под задачи конкретного бизнеса за счет low-code архитектуры.

Стоимость: от 499 000 рублей за самостоятельное внедрение при поддержке команды Comindware, точная сумма рассчитывается индивидуально. Компания обещает полное внедрение в пределах 4 недель и MVP уже за 20 минут.

Monday

Система управления business process с высокой адаптивностью для задач любого типа и уровня сложности. Предлагает четыре продукта — monday work management для проектов и задач, monday CRM для отделов по работе с клиентами, monday dev для разработчиков и продуктовых команд и monday service для ИТ и служб поддержки.

Гибкие инструменты позволяют создавать индивидуальные доски и настраивать их под нужды конкретного бизнеса. В основе системы лежит визуализация работы. Система интегрируется с популярными программами сервисами — Outlook, Dropbox, сервисами Google, OneDrive, Excel, SurveyMonkey, Mailchimp, GitLab, GitHub и еще несколькими десятками других.

Стоимость: от 9$ за одного пользователя в месяц, для корпоративного тарифа рассчитывается индивидуально. Есть бесплатный тариф для monday work management на двух пользователей с базовыми возможностями и 14-дневная бесплатная версия для тарифа Pro у всех продуктов.

Платформа не работает с российскими платёжными системами; в бесплатной версии (тариф «Individual») могут подключаться только два участника, а функционал ограничен.

ELMA

Отечественная Low-code система автоматизации бизнес-процессов организации. Позволяет управлять взаимоотношениями с клиентами, документооборотом и внутренними сервисами на единой платформе. Гибкие настройки форм задач, готовые шаблонные и сценарии, обширные настройки исполнения процессов с выбором исполнителей задач, мониторинг и контроль выполнения процессов, уведомления в случае проблем и ошибок.

Из интересных опций — для крупных компаний доступен налоговый мониторинг. Позволяет вместо физических налоговых проверок предоставить ФНС доступ к данным бухгалтерского и налогового учета компании через Интернет.

Стоимость: 7 000 руб. в год за одного пользователя в облачной версии и 14 000 единовременно при размещении на сервере клиента. Есть 14-дневный пробный период. Стоимость продвинутого тарифа Enterprise для крупных компаний с высокой нагрузкой рассчитывается индивидуально.

beSlick (бывшая Process Bliss)

Система управления бизнес-процессами основана на систематизации рабочего времени сотрудников и анализе качества продукта. Позволяет создавать доски для задач и отслеживания прогресса их выполнения, в том числе, с помощью динамических чек-листов, предоставляет статистику рабочего времени и действий сотрудников. Интерфейс очень простой и понятный, благодаря чему автоматизация бизнес-процессов проходит быстрее. Благодаря встроенным шаблонам пользователи могут создавать собственные уникальные решения с уведомлениями и отчетами.

Стоимость: 16$ в месяц за одного пользователя. Есть 14-дневный пробный период для и бесплатная версия таск-менеджера для группы до трех пользователей.

Qntrl (ранее Orchestly)

BPM-решение со стандартными возможностями — пользователям доступна оптимизация и автоматизация бизнес-процессов. Система делит их на четыре понятных этапа — создание и заполнение формы с информацией, настройка процесса в черновике, настройка параметров доступа и визуализация процесса. С помощью библиотеки виджетов и собственных скриптов можно создавать персональные приложения и гибко настраивать их под себя.

Стоимость: от 1900 рублей за одного пользователя в месяц, скидка 25% при оплате за год. Есть 15-дневный пробный период на все тарифные планы.

Первая форма

Сервис позиционирует себя как гибкий конструктор для business process management. Набор инструментов системы включает документооборот, управление проектами, CRM, В2В2С-решения и корпоративные коммуникации. Внутренний low-code язык платформы позволяет удобно и быстро настраивать процессы. Гибкая настройка форм, наглядный визуальный редактор, обширные настройки прав доступа и возможность настроить любую логику процессов делают систему действительно удобной для автоматизации бизнеса как небольших ООО или ИП, так и крупных организаций. Есть веб-версия, десктопное и мобильное приложения.

Стоимость: от 850/950 рублей за пользователя в месяц при оплате за год/полгода пользования облачной версией, либо от 7500 рублей разово при размещении на сервере клиента. Для больших компаний цена рассчитывается индивидуально.

ProWorkflow

Эта система автоматизации бизнеса сочетает инструменты планирования, контроля и распределения времени, коммуникации, управления файлами, аналитики важных метрик, наглядной визуализации. Есть возможность настроить внешний вид ПО под корпоративный стиль компании. Интерфейс простой, понятный и доступный для освоения далекими от IT-пользователями. Система интегрируется с сервисами Google и другими востребованными в бизнесе программами.

Стоимость: от 20$ за пользователя в месяц. Цена продвинутой версии определяется индивидуально. Есть 14-дневный пробный период

IBM Blueworks Live

Облачная система визуализации и автоматизации бизнес-процессов и подробного контроля рабочего времени. Удобный понятный интерфейс позволяет быстро моделировать процессы компании, а библиотека из 200+ шаблонов с возможностью их гибкой модификации помогает начать легко использовать систему. Есть внутренняя социальная сеть, где сотрудники могут взаимодействовать и отслеживать обновления по своим задачам. Производитель делает акцент на высокой скорости обработки информации в системе и особенно безопасном хранении данных.

Стоимость: 56,2$/11,25$/2,25$ в месяц за роли редактора, участника и зрителя, соответственно. Есть 30-дневный пробный период.

Саммари

• BPM-система — это программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов компании.
• BPM-системы позволяют контролировать бизнес-процессы, видеть их слабые места, отслеживать рабочее время, оценивать эффективность работы сотрудников, автоматизировать многие рутинные задачи.
• Сегодня BPM-системы интегрированы с ИИ и системами сбора и анализа данных, поэтому они умеют гибко перестраиваться, предлагать улучшения и самостоятельно «чинить» процессы.
• Идеальная BPM-система для бизнеса должна соответствовать его специфике и потребностям, иметь удобный понятный интерфейс и хорошую техническую поддержку, интегрироваться с другим ПО компании и окупаться.
• Лучшие отечественные BPM-системы для автоматизации бизнес-процессов — Comindware, ELMA, Bitrix24, Первая форма.
• Среди доступного российским клиентам зарубежного ПО хорошими возможностями автоматизации бизнеса выделяются Битрикс24, Comindware, Monday, Первая форма.