Корпоративные порталы: функции, задачи и метрики эффективности

Когда-то корпоративные порталы были просто форумами для публикации новостей. Но сейчас их функции стали гораздо шире: теперь, оставаясь на портале, можно написать любому из коллег, поставить задачу, запустить заявку на оплату, написать заявление на отпуск и сделать ещё сотни действий. В этой статье рассказываем, почему это удобно и как корпоративные порталы позволяют оптимизировать процессы в компании. А ещё поговорим о самом полезном, на наш взгляд, сервисе для создания корпоративного портала и поделимся метриками эффективности, которые использовали в его оценке.

«Один сайт — много нужных для работы сервисов»: вот так вкратце можно описать типичный корпоративный портал. Если говорить более сложными терминами, то можно назвать его «централизованная цифровая экосистема, выступающая единой точкой входа для сотрудников». Корпоративный портал для сотрудников предоставляет доступ к критически важной информации, корпоративным сервисам и инструментам, чтобы оптимизировать бизнес-процессы и тратить меньше времени на рутинные процедуры. Обычно он объединяет в себе справочник сотрудников, корпоративный мессенджер, менеджер задач, сервис для создания электронных документов, доску объявления и другие удобные инструменты для работы.

В отличие от классического интранета (внутренней сети компании), корпоративный портал — это уже конкретное программное решение внутри этой сети: платформа или приложение с расширенным набором функций. Для бизнеса он становится опорным инструментом, который помогает повышать продуктивность и выстраивать эффективные коммуникации. Современные корппорталы прошли длинный путь развития — от простых внутренних сайтов до сложных платформ.

Поначалу корпоративный портал был аналогом внутреннего сайта компании. Чаще всего он включал только базовый функционал:

•

форум или доску для внутреннего общения;

•

хранилище файлов и документов;

•

новостную ленту и служебные сообщения для персонала.

Многие решения до сих пор остаются на таком уровне. Если говорить о корпоративных сайтах с элементами портала, их ключевая особенность — защищённый доступ к коммерческой информации. Это достигается настройкой прав и ролей: кто и какие разделы может просматривать или редактировать.

Следующий шаг эволюции — превращение внутреннего сайта в среду для коллаборации. В корпоративных порталах появились функции, которые позволяют командам работать совместно, как в едином виртуальном офисе. Пользователи получают доступ к таким возможностям, как:

•

репозиторий документов с историей изменений и контролем версий;

•

система управления задачами и проектами;

•

внутренняя база знаний с инструкциями и регламентами;

•

общие календари для отделов и проектных команд.

Современный портал компании позволяет создавать отдельные рабочие пространства под проекты, направления бизнеса или команды, задавать для них свои правила доступа и набор инструментов.

Сегодня корпоративный портал — это ядро, вокруг которого строится цифровая инфраструктура компании. Портал выступает базой, к которой подключаются разные корпоративные приложения, а также точкой сбора данных о бизнес-процессах.

Что важно из опыта внедрений: интеграция с другими системами даёт сотрудникам единую точку входа в информационную среду. Один из распространённых сценариев — связка корпоративного портала (например, «Битрикс24») с 1С и другими учётными, CRM- и ERP-системами.

•

Единая авторизация. Сотруднику не нужно по отдельности входить в каждое приложение — достаточно единого логина и пароля.

•

Доступ к данным из разных систем. Информация из разных хранилищ внутри сети компании становится доступной через один интерфейс.

•

Персональные интерфейсы. Рабочее пространство можно настраивать под роль, отдел или конкретного пользователя.

•

Работа с несколькими сервисами одновременно. На одном экране могут быть доступны почта, CRM, ERP, таск-трекер и другие приложения.

Корпоративные сервисы подключаются к порталу через виджеты на HTML и JavaScript либо через портлеты на базе Java-технологий. Мы часто видим, что современный интранет-портал объединяет в себе несколько классов продуктов: систему управления задачами, ERP, документооборот, CRM, HR-сервисы и др. Поэтому критично важно, чтобы платформа поддерживала интеграции по API и могла «дружить» со сторонними решениями.

Задача корпоративного портала — стать устойчивым фундаментом для цифровой экосистемы компании. Масштаб бизнеса и отрасль здесь не играют решающей роли: грамотная архитектура позволяет систему масштабировать и адаптировать под рост компании.

Главная ценность портала — в оптимизации внутренних и внешних коммуникаций: мессенджеров, новостных лент, тематических чатов и групп. В едином информационном пространстве вопросы обсуждаются быстрее, проблемы решаются оперативнее, а сотрудники чувствуют вовлечённость в жизнь компании.

Важную роль играют встроенные сервисы: IP-телефония, системы КЭДО, автоматизированные бизнес-процессы с напоминаниями, уведомлениями и «пингами».

Также портал предоставляет инструменты для постановки и делегирования задач, контроля сроков и статусов, использования шаблонов типовых задач и документов, проверки загруженности сотрудников и эффективности их работы.

На большинстве корпоративных порталов можно создавать, редактировать и хранить документы; настраивать уровни доступа и права редактирования; делиться файлами с коллегами и совместно работать. Ещё одна важная функция для рабочего процесса — планирование: она помогает фиксировать затраченное время по задачам и проектам, формировать отчёты и анализировать загрузку команд.

Часть порталов включает встроенную CRM, а остальные легко интегрируются с одной из таких систем. Это позволяет вести единую базу клиентов и партнёров, фиксировать историю контактов и сделок, анализировать воронку продаж, эффективнее выстраивать работу отдела продаж.

Что касается управления персоналом, то здесь корпоративный портал помогает хранить карточки сотрудников и основные данные, автоматизировать процессы адаптации и информирования персонала и поддерживать внутренние коммуникации HR-службы с коллективом. А типовые кадровые процессы можно автоматизировать.

А теперь о «роботах», то есть помощниках на базе ИИ. Почти в каждом портальном решении сейчас присутствуют свои виртуальные ассистенты на базе нейросети, которые помогают в решении задач и поиске ответов.

Так корпоративный портал из простого внутреннего сайта превращается в центр цифровой экосистемы компании, объединяя людей, процессы и сервисы в единую управляемую систему и снижая рутинную нагрузку на сотрудников.

В нашем личном рейтинге корпоративных порталов первое место занимает «Битрикс24». Он разработан одноименной компанией, продуктами которой пользуются более 15 миллионов компаний, включая федеральные розничные сети, банки, страховые и производственные компании, госорганизации, малый и средний бизнес. В их списке есть названия, известные каждому в России: сеть магазинов электроники DNS, страховая компания «Ренессанс страхование», нефтяная компания «Татнефть», промышленно-инжиниринговый гигант «Трубная металлургическая компания» и сотни других. Выбор обусловлен в том числе тем, что «Битрикс24» превосходит многие российские корпоративные порталы по надёжности и безопасности.

Что такое «Битрикс24»

«Битрикс24» — это единая цифровая среда для работы компании, которая включает в себя:

•

Каналы коммуникации через «Открытые линии»: клиенты и партнёры могут писать в любой удобный мессенджер или на почту, а сотрудники обрабатывают все обращения из одного окна.

•

Систему постановки и контроля задач, а также управление проектами с учётом сроков и ответственных.

•

Внутреннюю социальную сеть компании с лентой новостей, комментариями и реакциями.

•

Чаты и видеозвонки для личного и группового общения.

•

Облачное хранилище «Битрикс24.Диск» для файлов и общих документов.

•

Рабочие календари сотрудников, отделов и проектов с напоминаниями и планированием.

•

Встроенную телефонию для звонков клиентам и внутри компании.

•

«Коллабы» — механизм совместной работы с внешними участниками: клиентами, партнёрами, подрядчиками без выдачи им полного доступа ко внутреннему порталу.

•

КЭДО с интеграцией бесплатного сервиса подписи через Госключ для юридически значимого электронного документооборота.

•

Инструменты для моделирования и автоматизации бизнес-процессов.

•

Совместную работу с документами в онлайн-формате.

•

Корпоративную почту с привязкой к задачам, клиентам и проектам.

Как «Битрикс24» помогает выстроить работу в компании

Корпоративный портал на базе «Битрикс24» упорядочивает коммуникации, задачи и документы за счёт следующих инструментов:

•

Новости компании. В ленте сотрудники видят важные объявления, приказы и результаты. Это канал для быстрого донесения информации, обсуждений, сбора обратной связи и нематериальной мотивации (лайки, благодарности, упоминания).

•

Мгновенные коммуникации. Все контакты сотрудников всегда доступны, общаться можно в один клик с любого устройства: в личных и групповых чатах, через аудио- и видеозвонки, с обменом файлами и ссылками.

•

Групповые чаты. Есть общие каналы для всей компании, тематические чаты по направлениям и закрытые чаты для отдельных команд или руководства.

•

Единое файловое хранилище. Корпоративный диск позволяет хранить документы в структуре папок, делиться публичными ссылками, работать с актуальными версиями файлов, просматривать документы в браузере и редактировать их на компьютере с синхронизацией.

•

Быстрая постановка задач. Новую задачу можно создать с любой страницы портала, из живой ленты, из другой задачи, из письма или из диалога в «Открытых линиях».

•

Планирование по диаграмме Ганта. Ленточное представление задач помогает видеть сроки, дедлайны и зависимости между задачами. При изменении даты одной задачи автоматически двигаются связанные с ней работы.

•

Канбан для управления проектами. Задачи отображаются в виде карточек на доске с колонками по стадиям выполнения. Это позволяет контролировать статус работ и вовремя замечать узкие места в процессах.

Корпоративный портал в целом и «Битрикс24» в частности решают для бизнеса несколько стратегических задач:

•

Повышение управляемости и эффективности. Руководителям проще оценивать загрузку сотрудников, контролировать выполнение задач, видеть динамику проектов и формировать отчётность.

•

Усиление контроля и качества управленческих решений. Консолидированная информация по сотрудникам, клиентам, задачам и документам помогает принимать более обоснованные решения и повышать конкурентоспособность компании.

•

Экономия рабочего времени. Сотрудники меньше тратят времени на поиск информации, согласование документов и уточнение деталей у коллег. Коммуникация становится структурированной и прозрачной.

•

Рост качества работы персонала. Рабочие группы, проектные пространства и база знаний позволяют держать всех участников в курсе процессов и сроков, а также сохранять накопленный опыт команды.

•

Оптимизация бизнес-процессов. Ускоряется поток информации и документооборот, сокращается количество ручных операций и дублирования действий.

•

Работа с потоками задач. Возможность группировать задачи по проектам, клиентам или продуктам и управлять ими как единым потоком повышает прозрачность и предсказуемость результата.

По нашему опыту, запуск портала — только первый шаг. Чтобы понять, окупается ли внедрение, нужно регулярно анализировать метрики и поведение пользователей.

Для этого используют встроенную аналитику «Битрикс24», BI-платформы и дашборды бизнес-аналитики, а также внешние системы веб-аналитики.
Важно разделять показатели по двум большим блокам: в одном коммуникации и сервисы, а в другом — бизнес-процессы.

Метрики эффективности коммуникаций

На что смотрим для оценки того, насколько удобен портал для рабочего общения:

•

Поведение пользователей. Среднее время на портале, глубину просмотра, число посещённых разделов, долю мобильного трафика.

•

Посещаемость. Общее количество визитов, число уникальных пользователей, долю активных сотрудников за период.

•

Создание контента. Сколько материалов создаётся и редактируется, насколько активно запускаются новые рабочие группы и как они используются.

•

Вовлечённость. Количество комментариев, реакций, добавлений в избранное, участие в опросах и внутренних активностях, заполненность профилей сотрудников, объём сообщений через формы обратной связи.

Метрики сервисов и бизнес-процессов

На что смотрим для оценки эффективности автоматизации процессов через портал:

•

время, которое требуется для решения типовой задачи только средствами портала;

•

полезность материалов в базе знаний;

•

скорость загрузки страниц и время поиска нужной информации;

•

доля форм и заявлений, которые заполняются полностью в электронном виде;

•

количество сотрудников, занятых в ручной поддержке процессов;

•

активность в рабочих чатах, связанных с задачами и сервисами;

•

•

доля проектов и процессов, которые переведены в онлайн-формат.

Для оценки применяют дашборды в системах аналитики, например Business Intelligence и аналоги.

Другие показатели, которые стоит отследить для эффективности портала (все они связаны с другими каналами коммуникации в компании):

•

количество электронных писем, звонков и тикетов, связанных с поддержкой персонала (обращения к IT, HR, офис-менеджеру);

•

объём входящих и исходящих e-mail по служебным вопросам;

•

число личных обращений к коллегам и руководителям по стандартным запросам;

•

время, которое тратится на регулярные задачи вне портала, если для них уже есть цифровой сценарий на портале.

Для более точного анализа сегментируйте пользователей по подразделениям и ролям, географии, возрасту, типу активностей (работа с проектами, сервисами, базой знаний и т. д).

Помимо количественных показателей, важно измерять удовлетворённость сотрудников работой с порталом: удобство мобильной версии, востребованность функций, качество поиска, понятность структуры разделов. В этом помогут опросы и анкетирование.

При грамотном внедрении корпоративный портал даёт компании заметный организационный эффект. Вот главные преимущества, которые можно получить от внедрения.

•

Ускорение адаптации новичков. Новые сотрудники быстрее погружаются в процессы за счёт доступа к регламентам, схемам, инструкциям, оргструктуре и истории компании.

•

Снижение рисков утечки информации. Работа с документами, доступами и коммуникациями концентрируется в контролируемой среде с разграничением прав.

•

Быстрый поиск информации. Документы, контакты, задачи, решения по прошлым кейсам находятся в одном месте, что особенно важно для клиентских и проектных команд.

•

Совместная работа с документами. Несколько сотрудников могут одновременно участвовать в подготовке материалов, а согласование занимает меньше времени.

•

Укрепление корпоративной культуры. Лента новостей, тематические сообщества и рабочие группы развивают горизонтальные связи и вовлечённость.

•

Прозрачность результатов. Основные достижения, планы, отчёты и ключевые инициативы становятся видимыми для сотрудников.

•

Накопление и использование опыта. Портал превращается в базу знаний и кейсов, к которой можно обратиться при решении новых задач

•

Контроль занятости и коммуникаций. Руководители видят, кто над чем работает, как формируются очереди задач, как сотрудники участвуют в общении.

•

Повышение качества сервисов для сотрудников и клиентов. Быстрая реакция, понятные процессы и удобные каналы связи повышают удовлетворённость обеих сторон.

Корпоративный портал закрывает потребности разных ролей внутри компании.

Портал позволяет:

•

использовать инструменты бизнес-аналитики: смотреть ключевые коммерческие и финансовые показатели, динамику выполнения планов, показатели текучести кадров;

•

получать оперативную обратную связь от сотрудников по важным решениям и изменениям;

•

отслеживать статус стратегических проектов и инициатив в единой системе.

Для IT-специалистов портал даёт возможность:

•

использовать актуальную адресную книгу с быстрым поиск по сотрудникам, должностям и телефонам;

•

организовать единый доступ к внутренним информационным системам;

•

выводить на портал данные с технических систем, например изображения с камер наблюдения;

•

анализировать статистику обращений в техническую поддержку;

•

выстроить удобный механизм обработки заявок по принципу «одного окна» с интеграцией с helpdesk-сервисами, уведомлениями о статусе заявок и аналитикой по SLA.

Менеджеры по коммуникациям могут:

•

отслеживать настроение в компании, анализировать реакцию на новости и изменения;

•

информировать сотрудников о мероприятиях, новых продуктах, акциях и результатах компании;

•

проводить внутренние кампании и опросы по поводу новых услуг, продуктов или изменений в политике компании;

•

собирать информацию об интересах, мотивации и ценностях сотрудников для построения эффективных HR-и коммуникационных стратегий.

Для HR-специалистов портал становится рабочей платформой:

•

проведения опросов и анкетирования, рассылок по выбранным сегментам сотрудников;

создания и ведения базы знаний с должностными инструкциями, регламентами, оргструктурой;

•

•

сопровождения адаптации новых сотрудников: от знакомства с компанией до инструкции, к кому и по каким вопросам обращаться;

•

анализа динамики персонала с визуализацией показателей по отделам, профессиям и возрастным группам.

Системный подход и автоматизация бизнеса позволят с лихвой окупить инвестиции.