Корпоративные порталы: функции, задачи и метрики эффективности
4 июня 2025
Когда-то корпоративные порталы были просто форумами для публикации новостей. Но сейчас их функции стали гораздо шире: теперь, оставаясь на портале, можно написать любому из коллег, поставить задачу, запустить заявку на оплату, написать заявление на отпуск и сделать ещё сотни действий. В этой статье рассказываем, почему это удобно и как корпоративные порталы позволяют оптимизировать процессы в компании. А ещё рассказываем о самом полезном, на наш взгляд, корпоративном портале и делимся метриками эффективности, которые использовали в его оценке.
Корпоративные порталы: что это такое
«Один сайт — много нужных для работы сервисов»: вот так вкратце можно описать типичный корпоративный портал. Если говорить более сложными терминами, то можно назвать его «централизованная цифровая экосистема, выступающая единой точкой входа для сотрудников». Корпоративный портал для сотрудников предоставляет доступ к критически важной информации, корпоративным сервисам и инструментам, чтобы оптимизировать бизнес-процессы и тратить меньше времени на рутинные процедуры. Обычно он объединяет в себе справочник сотрудников, корпоративный мессенджер, менеджер задач, сервис для создания электронных документов, доску объявления и другие удобные инструменты для работы.
В отличие от интранета — внутренней сети, корпортал — это конкретная платформа или приложение внутри неё, с более широким функционалом. Это ключевой инструмент для повышения продуктивности и улучшения взаимодействия. Корпоративные платформы не сразу появились в том виде, в котором мы сегодня их используем, и эту эволюцию можно проследить по шагам.
В отличие от интранета — внутренней сети, корпортал — это конкретная платформа или приложение внутри неё, с более широким функционалом. Это ключевой инструмент для повышения продуктивности и улучшения взаимодействия. Корпоративные платформы не сразу появились в том виде, в котором мы сегодня их используем, и эту эволюцию можно проследить по шагам.
Внутренний корпоративный сайт
Изначально назначением корпоративных порталов было выполнение функции внутреннего сайта. Такие корпоративные сайты — это, как правило:
•
Форум для внутреннего общения.
•
База документов и файлов.
•
Лента новостей и сообщений для сотрудников.
Некоторые программные продукты до сих пор ограничиваются этим функционалом. Рассматривая, что такое корпоративные сайты с функцией портала, важно отметить, что они отличаются защитой коммерческой информации: это обеспечивается системой управления правами доступа.
Система для совместной работы
На следующем этапе в корпоративных порталах появились функции для совместной работы. Современные порталы компаний позволяют создавать виртуальные рабочие пространства для отдельных проектов или отделов.
Сотрудникам доступны следующие инструменты:
Сотрудникам доступны следующие инструменты:
•
Внутренняя энциклопедия — по типу «Википедии».
•
Система управления задачами и проектами.
•
Внутренняя база знаний.
•
Групповой календарь.
Так выглядят бизнес-процессы на корпоративном портале Битрикс24: их можно отслеживать в роли наблюдателя
Платформа для интеграции
Сейчас корпоративный портал компании — это база, к которой подключают корпоративные приложения, также с его помощью собирают и используют данные о бизнес-процессах. Интеграция предоставляет пользователю единую точку доступа ко всей информационной инфраструктуре. Так, одна из самых распространенных связок — когда корпоративный портал «Битрикс24» интегрируют с 1С.
Active Directory
Microsoft Exchange
Продукты 1С
Новые возможности для связи разных сервисов и инструментов:
•
Можно свободно пользоваться данными, которые хранятся в разных хранилищах в сети компании.
•
Сотрудникам доступна сквозная аутентификация — не нужно логиниться на каждом приложении или ресурсе.
•
Интерфейс можно настроить для каждого пользователя.
•
Можно одновременно работать с несколькими корпоративными приложениями, например, почтой, CRM, ERP и т.д.
Корпоративные приложения используют виджеты на HTML и JavaScript или интегрируются с помощью портлетов, которые основаны на технологиях Java. Современный интранет-портал — это совокупность нескольких продуктов: таск-трекера, ERP-системы, системы для работы с документами, CRM для работы с клиентами, HR сервисы и т. д. Поэтому важно, чтобы платформа могла взаимодействовать со сторонними приложениями через API.
Современные корпоративные порталы: зачем они компании
Корпоративные порталы нужны для того, чтобы создать надёжный фундамент для эффективной цифровой экосистемы. Размер компании и род её занятий при этом не важен, ведь систему легко можно масштабировать. Главный плюс портала и его основная роль — оптимизация внутренних и внешних коммуникаций.
Встроенные мессенджеры, персонализированные ленты новостей и чаты создают единое информационное поле, позволяя быстро обсуждать вопросы и решать проблемы. Это значительно повышает вовлеченность сотрудников и улучшает клиентский опыт. Важную роль здесь играют встроенные сервисы, такие как IP-телефония, системы КЭДО (кадрового электронного документооборота), мессенджеры и бизнес-процессы с автоматическими пингами. Но есть и другие важные преимущества корпоративных порталов, собрали их в этом списке.
Встроенные мессенджеры, персонализированные ленты новостей и чаты создают единое информационное поле, позволяя быстро обсуждать вопросы и решать проблемы. Это значительно повышает вовлеченность сотрудников и улучшает клиентский опыт. Важную роль здесь играют встроенные сервисы, такие как IP-телефония, системы КЭДО (кадрового электронного документооборота), мессенджеры и бизнес-процессы с автоматическими пингами. Но есть и другие важные преимущества корпоративных порталов, собрали их в этом списке.
•
Внутренние и внешние коммуникации. Порталы ускоряют общение между сотрудниками и клиентами благодаря мессенджерам и элементам социальных сетей: «живой ленте», оповещениям, чатам и т.д. На многих порталах есть встроенная телефония.
•
Управление задачами и проектами. Инструменты для постановки задач, управления временем, чек-листы, фильтры, шаблоны и конструкторы документов.
•
Совместная работа с документами. Сервисы для создания, редактирования и хранения документов, настройки совместного доступа. Легко и удобно делиться документами с коллегами и клиентами, работая в онлайн-режиме без скачивания.
•
Планирование и учет рабочего времени. Одновременно облегчает работу и создание отчетов и повышает рабочую дисциплину. Учет затраченного времени позволяет оценить затраты на определенные типы задач.
•
CRM для продаж и работы с клиентами. Часть порталов интегрируются с CRM или предлагает их функции. Это позволяет создавать базы клиентов и партнеров. Фиксация и учет контактов позволят повысить эффективность работы отдела продаж.
•
HR — управление персоналом. Платформы позволяют легко представить структуру компании. Вся необходимая информация о сотрудниках всегда под рукой.
•
Автоматизация бизнес-процессов. Выполнение рутинных операций можно отдать роботам, что снизит нагрузку на персонал и повысит эффективность работы.
•
Помощники на базе ИИ. Почти в каждом портальном решении присутствуют свои виртуальные ассистенты на базе нейросети, которые помогают в решении задач и поиске ответов.
На примере «Битрикс24»
В нашем личном рейтинге корпоративных порталов первое место занимает «Битрикс24». Он разработан одноименной компанией, продуктами которой пользуются более 15 миллионов компаний, включая федеральные розничные сети, банки, страховые и производственные компании, госорганизации, малый и средний бизнес. В их списке есть названия, известные каждому в России: сеть магазинов электроники DNS, страховая компания «Ренессанс страхование», нефтяная компания «Татнефть», промышленно-инжиниринговый гигант «Трубная металлургическая компания» и сотни других. Выбор обусловлен в том числе тем, что «Битрикс24» превосходит многие российские корпоративные порталы по надёжности и безопасности.
Компании — партнеры «Битрикс24»
«Битрикс24» — это:
•
Соцсеть компании.
•
Управление задачами и проектами.
•
Коммуникации через «Открытые линии», которые позволяют связываться любым удобным мессенджером или почтой.
•
Чат и видеозвонки.
•
Управление бизнес-процессами.
•
Работа с документами онлайн.
•
Корпоративная почта.
•
Собственное облачное хранилище — «Битрикс24.Диск».
•
Рабочие календари.
•
Встроенная телефония.
•
Интегрированная CRM.
•
«Коллабы» — инструмент для совместной работы с внешними участниками, партнерами, клиентами или подрядчиками.
•
КЭДО с бесплатным сервисом подписи через Госключ.
Функции «Битрикс24» в компании
«Битрикс24» позволяет наладить коммуникации, дисциплину и рабочие процессы с помощью:
•
Новостей — здесь можно получить всю важную информацию. Это мгновенный обмен информацией, быстрое обсуждение и принятие решений, моментальная реакция коллег и инструменты мотивации.
•
Мгновенных коммуникаций — все контакты под рукой и доступны в один клик, общаться можно с любого устройства и в любых форматах: аудио, видео, текст, файлы.
•
Коллективного общения в общем чате, открытых чатах по направлениям и закрытых чатах сотрудников.
•
Единого хранилища документов — это корпоративный диск, публичные ссылки, актуальные версии документов на локальных компьютерах сотрудников, просмотр документов без офисных программ, редактирование файлов на компьютере.
•
Постановки задачи в один клик — с любой страницы портала, из других задач, из живой ленты, письма или чата в «Открытых линиях».
•
Планирования в диаграмме Ганта — ленточная диаграмма отображает продолжительность и дедлайны по задачам. Задачи можно связывать друг с другом, если сдвинуть срок по одной задаче, то сдвинется время остальных.
•
Управления задачами и проектами на канбан-доске — задания можно представить в виде карточек на виртуальной доске. Все задачи распределяются по стадиям выполнения, благодаря чему удобно отслеживать, на каком этапе находится та или иная операция.
Лента новостей в «Битрикс24»
Корпоративные порталы. Задачи
•
Повысить качество управления и эффективность бизнеса. Корпоративные порталы — это удобный инструмент, чтобы оценивать загруженность сотрудников и легко формировать отчеты по выполнению задач.
•
Улучшить управляемость и контроль. Чтобы принимать обдуманные решения, повысить качество управления и конкурентоспособность.
•
Сэкономить рабочее время. Платформа позволит быстро найти и обработать необходимую информацию, эффективно общаться с коллегами и быстрее выполнять задачи.
•
Повысить качество работы сотрудников. Рабочие группы внутри порталов позволяют сотрудникам быть в курсе рабочих процессов и сроков. Также это дает возможность сохранять накопленный опыт.
•
Оптимизировать процессы бизнеса. Скорость передачи информации и документооборота значительно повысится, что упростит работу.
•
Потоки в задачах. Возможность группировать задачи по определенным критериям и управлять ими как единым целым. Это помогает оптимизировать работу отделов, обеспечить прозрачность и контроль над задачами.
Как измерить эффективность портала
Запуск корпоративного портала — только начало большой работы. Чтобы понять, даёт ли нововведение результат, на корпоративных порталах отслеживают метрики эффективности. Для каждой функции есть собственные метрики.
Для анализа удобно использовать встроенные или дополнительные системы аналитики, например платформы Business Intelligence, и другие системы, которые можно использовать для создания дашбордов.
Для анализа удобно использовать встроенные или дополнительные системы аналитики, например платформы Business Intelligence, и другие системы, которые можно использовать для создания дашбордов.
Инструменты для бизнес-аналитики корпоративных порталов
У портала есть 2 крупных категории задач: коммуникации и сервисы.
Эффективность коммуникаций можно отследить, проанализировав данные элементы:
Эффективность коммуникаций можно отследить, проанализировав данные элементы:
•
Посещаемость. Количество визитов и уникальных пользователей, процент активных пользователей.
•
Поведение. Глубину просмотра и время на портале, среднее количество по основным разделам, средний коэффициент полезности материалов, долю визитов и просмотров с мобильных устройств.
•
Создание контента. Количество созданного и отредактированного материала, новые рабочие группы и активность в них.
•
Вовлеченность. Добавление в избранное, лайки и комментарии, процент прошедших опросы, участие в мотивационных программах, заполненность профилей сотрудников, сообщения из формы обратной связи.
Работу сервисов и бизнес-процессов можно оценить по следующим факторам:
•
Времени загрузки страниц и поиска ответа на вопрос.
•
Коэффициенту полезности материала.
•
Времени, которое необходимо для решения задачи исключительно средствами портала.
•
Проценту форм, которые не заполняются на бумаге.
•
Сокращению персонала, который поддерживает процессы.
•
Активности рабочих чатах.
•
Проценту проектов, которые реализуются онлайн.
Также важно оценить взаимодействие с другими каналами:
•
Количество отправленных и полученных e-mail.
•
Количество e-mail, звонков или тикетов, связанных с поддержкой персонала (обращения к IT, HR, офис-менеджеру).
•
Количество личных обращений, связанных с поддержкой персонала.
•
Время, необходимое для решения часто повторяющихся задач вне портала.
В аналитике важно выделять сегменты. Можно разделить пользователей по географии, возрасту, отделу, должности либо по разделам портала: проекты, сервисы, база знаний, медиа и пр.
Помимо технических характеристик, можно измерить удовлетворенность пользователей от портала, разделов и функций. Можно опросить сотрудников, насколько сервис помогает в работе, насколько удобно пользоваться мобильной версией, какие функции больше всего нравятся, а какие не используются.
Помимо технических характеристик, можно измерить удовлетворенность пользователей от портала, разделов и функций. Можно опросить сотрудников, насколько сервис помогает в работе, насколько удобно пользоваться мобильной версией, какие функции больше всего нравятся, а какие не используются.
Корпоративный портал. Внедрение
Преимущества, которые приносит этот тип автоматизации:
•
Вырастет скорость поиска информации за счет того, что она будет аккумулирована на одном ресурсе.
•
Снизится риск утечки конфиденциальной информации.
•
Ускорится адаптация новых сотрудников.
•
У сотрудников появится возможность одновременно и совместно работать над документами, что снизит длительность согласований.
•
Усилится корпоративная культура — за счет роста горизонтальных связей в коллективе.
•
Результаты работы станут прозрачнее для всего коллектива за счет общих обсуждений.
•
Можно накапливать опыт работы и совершенствовать рабочие процессы.
•
Типовые задачи можно решать используя накопленную базу знаний.
•
Внутренняя переписка, занятость и присутствие сотрудников будет под контролем.
•
Вырастет качество и скорость обратной связи с сотрудниками.
•
Повысится качество обслуживания клиентов и эффективность работы компании.
Корпоративные порталы. Функции
В этой части статьи рассмотрим, для чего нужен корпоративный портал: кому полезен этот сервис и какую роль он может выполнять в разных подразделениях компании.
Руководителям подразделений и топ-менеджерам
•
Получать обратную связь от сотрудников по какому-либо вопросу.
•
Использовать инструменты бизнес-аналитики — сбор, предварительную обработку и визуализацию коммерческих показателей, финансового состояния, текучки кадров, выполнения планов и т.д.
IT-специалистам
•
Выводить изображения с камер наблюдения.
•
Предоставлять единый доступ ко всем информационным системам компании.
•
Использовать адресную книгу с быстрым поиском по ФИО, должности, телефону.
•
Отображать и анализировать статистику обращений в техническую поддержку.
•
Использовать удобный механизм для обработки заявок — принцип одного окна, интеграцию с helpdesk-системами, статистическую обработку результатов и информирование пользователей об изменении статуса заявки.
Менеджерам по коммуникациям
•
Информировать сотрудников о мероприятиях, в которых участвует компания, о новых услугах и продуктах, ориентации всех работников на конечный результат.
•
Оценивать настроения внутри компании, собирать и обрабатывать мнения сотрудников об условиях, кадровых перестановках и т.п.
•
Проводить внутренние маркетинговые кампании — опрос работников о новых товарах и услугах, которые выходят на рынок.
•
Собирать информацию об увлечениях сотрудников, мотивации и внутренних ценностях.
HR-специалистам
•
Проводить опросы и анкетирование сотрудников, делать автоматическую рассылку выбранной группе пользователей.
Создавать Базу знаний — всегда доступное хранилище должностных инструкций, положений об отделах, организационных диаграмм.
•
•
Создавать архив организационно-правовых документов — должностных инструкций, положений об отделах, организационных диаграмм.
•
Информировать и адаптировать новых сотрудников — знакомить с компанией, образцами заявлений, к кому обращаться и прочее.
•
Отслеживать динамику численности персонала — визуализировать принятых и уволенных сотрудников в разрезе профессии, возраста, отдела.
Основная выгода от внедрения интранет-портала — организационная. Люди будут работать быстрее и продуктивнее, снизится количество бумажной волокиты. В компаниях, где работают тысячи и десятки тысяч сотрудников, даже несколько процентов экономии времени значительно снизят расходы.
Однако, следует учесть, что корпоративные порталы и интранет — это всего лишь инструменты. И чтобы получать от них эффект, ими нужно грамотно пользоваться: внедрять, настраивать, отслеживать эффективность и дорабатывать. Системный подход и автоматизация бизнеса позволят с лихвой окупить инвестиции.
Однако, следует учесть, что корпоративные порталы и интранет — это всего лишь инструменты. И чтобы получать от них эффект, ими нужно грамотно пользоваться: внедрять, настраивать, отслеживать эффективность и дорабатывать. Системный подход и автоматизация бизнеса позволят с лихвой окупить инвестиции.
Комментарии к статье
Комментарии: 0