Как мы адаптировали CRM Битрикс24 под сборные заказы и валютные сделки компании «Инфратест»

Специфика заказчика в том, что он продает оборудование в разных валютах, при этом она может не совпадать с валютой закупки. Для этого в CRM, где ведется весь учет, нужен универсальный кросс-валютный механизм.

Вместо одной таблицы номенклатуры на закладке «Товары» мы разместили 3 табличных валютных блока — в евро, рублях и долларах:

С помощью приложения «Курсы валют» в систему ежедневно подгружаются актуальные биржевые курсы EUR и USD, которые автоматически используются в кросс-пересчётах цен и сумм сделки. Таким образом, товар, учитываемый в любой из валют: RUB, EUR, USD может быть добавлен в любой из валютных блоков и его цена будет автоматически пересчитана в валюту блока.

Сделки длительные, поэтому менеджер может сравнить изначальный расчет цен с текущим и скорректировать стоимость, чтобы не продавать ниже себестоимости. Также он может устанавливать свои курсы EUR и USD, в этом случае будут использоваться их значения.

С помощью флажка «заблокировать пересчёт» можно отключить автоматические пересчёты цен по курсам валют и зафиксировать конечные цены сделки.

Товары внутри валютных блоков могут объединяться в комплекты. Для этого создано специальное меню, позволяющее выделять головной товар комплекта и входящие в него комплектующие товары:

Стоимость комплекта автоматически рассчитывается из стоимости составляющих его комплектующих товаров. При необходимости состав любого комплекта можно отредактировать или раскомплектовать.

Типовой механизм генерации печатных форм документов настроен и доработан следующим образом:

Типовые настройки шаблонов

Программные (кастомные) доработки печатных форм

Таким образом, возможности генерации печатных форм документов существенно расширены под реальные потребности клиента.

На основе товаров и сделок реализована автоматизированная подсистема заказа товаров (оборудования) у поставщиков.

При переходе сделки в стадию «Заказ» автоматически стартует формирование позиций заказа. Если на складе имеется достаточное количество товара, то он резервируется под эту сделку. Если товар есть, но его не хватает, то резервируется весь остаток, а недостающее количество поступает в заказ.

Состояние заказов отслеживается через закладку Сделки «Движение оборудования». Для учёта данных движения заказов разработан информационный блок и табличная форма отчёта «Движение оборудования», доступная из главного меню. В ней отображаются все заказы компании.

Отчёт «Движение оборудования» служит рабочим инструментом менеджеров по снабжению и руководителей.

Данные и статусы заказа интерактивно изменяются ответственными менеджерами. При изменениях статусов автоматически отправляются уведомления ответственным за сделки. Система контролирует сроки поставки и автоматически подкрашивает в красный цвет заказы, срок поступления на склад по которым превышает срок отгрузки покупателям.

В отчёте доступен подбор компаний-поставщиков, сортировка и фильтрация по колонкам, настройка временного интервала отчёта, выгрузка данных в Excel.

Кроме программных доработок в CRM заказчика выполнены настройки дополнительных полей, ролей и прав доступа пользователей, загрузка лидов из формы на странице компании, разработан бизнес-процесс согласования договоров, разработаны инструкции и проведено обучение персонала.

В результате настроек и программных доработок CRM Битрикс24 заказчик получил удобную и оперативную систему автоматизации продаж, удовлетворяющую характерные отраслевые потребности его деятельности.