22 марта 2019
5 причин начать пользоваться роботами «Битрикс24»
~15 минут на чтение
~15 минут на чтение
С ростом бизнеса растет и количество рутинных задач, которые бесцельно отнимают время сотрудников. Внедрение CRM или корпортала позволяет автоматизировать выполнение простых повторяющихся задач. В «Битрикс24» такую возможность открывают роботы. Что это за инструмент, как работает и что именно позволяет автоматизировать, рассказываем далее.
Антон Аланов
аналитик
корпоративных систем
корпоративных систем
Роботами в «Битрикс24» называют алгоритмы, запланированный сценарий работы программы. При наступлении определенных событий робот совершает нужные вам действия, например, после завершения исполнителем одной задачи самостоятельно ставит другую — это и есть автоматизация.
Менеджерам не придется тратить время на одинаковые систематические действия, а вам станет проще контролировать процессы. Использование роботов оптимизирует работу компании, повышает эффективность сотрудников и упрощает реализацию объемных задач и проектов.
Менеджерам не придется тратить время на одинаковые систематические действия, а вам станет проще контролировать процессы. Использование роботов оптимизирует работу компании, повышает эффективность сотрудников и упрощает реализацию объемных задач и проектов.
Вот так выглядит робот в CRM
Сценарии использования роботов
Допустим, на вашу почту пришло письмо от клиента — CRM сама создаст задачу, запланирует встречу и добавит напоминание. При переходе сделки в стадию «Производство» в качестве ответственного подключится начальник отдела производства — менеджеру не придется уведомлять лично, руководитель нужного подразделения получит информацию о контракте автоматически.
По умолчанию в «Битрикс24» уже есть встроенные роботы для управления стандартными функциями.
По умолчанию в «Битрикс24» уже есть встроенные роботы для управления стандартными функциями.
Возможности роботов в CRM:
- Автоматический показ рекламы «горячим» клиентам.
- Автоматическая постановка задач на этапах сделки или лида.
- Планирование встреч и звонков с важными клиентами.
- Автоматическая рассылка писем и сообщений.
Основное преимущество использования роботов — снижение влияния человеческого фактора. Уменьшается количество ошибок, забытых встреч, пропущенных звонков.
Настройка и запуск робота в «Битрикс24» происходит следующим образом:
Настройка и запуск робота в «Битрикс24» происходит следующим образом:
Средство автоматизации продаж
Основная функция роботов — автоматизация. Это инструмент, с помощью которого можно повысить общий уровень организации бизнеса. Чаще всего используется в функционале «Задачи» — роботы отправляют напоминания, отслеживают статус задач, создают новые и переносят дедлайны.
Еще один инструмент автоматизации — триггеры, конкретные события, при наступлении которых задача переходит в другую стадию. Именно в момент срабатывания триггера включается робот и совершает определенное действие.
Чтобы не путать понятия, объясним, чем роботы отличаются от триггеров:
Еще один инструмент автоматизации — триггеры, конкретные события, при наступлении которых задача переходит в другую стадию. Именно в момент срабатывания триггера включается робот и совершает определенное действие.
Чтобы не путать понятия, объясним, чем роботы отличаются от триггеров:
- Триггеры. Лид или сделка переходят на нужную стадию, если происходит определенное событие, например, если заполнена форма на сайте, пришло письмо.
- Роботы. Когда лид или сделка перешли на определенную стадию, автоматически запускается определенный процесс. Например, происходит отправка ответного письма или уведомления, ставится задача сотруднику, клиенту приходит сообщение о переходе сделки на новый этап.
Примеры триггеров:
- Изменен статус. Как только задача переходит в определенный статус, например, перемещается в «Выполнение», триггер переводит ее на новую стадию.
- Задача скоро будет просрочена. Срабатывает, когда до дедлайна остается 24 часа и есть вероятность, что задача не будет завершена.
- Задача просрочена. Триггер срабатывает, а робот напоминает исполнителю о сроках.
Пример триггера — напоминание в «Живой ленте»
Связь с клиентом
С помощью роботов можно автоматизировать взаимодействие с клиентами:
- Информационный обзвон. Робот звонит клиенту и произносит указанный текст.
- Отправка SMS. Можно настроить автоматическую отправку SMS клиенту, если лид или сделка перешли в определенную стадию.
- Отправка email-письма. Аналогично отправке SMS.
- Добавление сообщения от клиента в «Открытые линии». Функционал «Открытые линии» собирает сообщения, адресованные вашей компании, со всех каналов, распределяет их по очереди и маршрутизирует между сотрудниками. Например, если клиент обратился через мессенджер или социальную сеть, сообщение переносится в «Битрикс24». Вы можете отвечать клиенту в чате CRM, а он получит сообщение в исходном канале. Вся переписка сохраняется, вы в любой момент можете к ней обратиться.
Узнайте о преимуществах «Битрикс24» больше
Получите бесплатную консультацию по автоматизации рабочих процессов.
Работа с сотрудниками
Роботам доступны следующие действия:
- Создание новой задачи. Таким образом удобно автоматизировать определенные виды работ. Например, как только менеджер завершит заполнение базы контактов и лидов, ему автоматически будет поставлена задача на запуск рекламной кампании.
- Планирование встречи или звонка. Создается событие, которое вносится в список дел сотрудника.
- Изменение задачи. Робот может переносить крайний срок, добавлять наблюдателей и т. д.
- Изменение документа. Может изменять выбранное поле лида или сделки. К примеру, при переходе лида в успешную стадию добавлять к его названию пометку «Успешно конвертированный».
- Отправка писем и SMS на указанную электронную почту или мобильный телефон.
- Изменение ответственного. Если вы укажете нового исполнителя, робот отредактирует задачу.
- Смена статуса или стадии. Меняется статус задачи или она переводится на следующую стадию.
- Сообщение в «Живой ленте» или уведомление. Сообщения и уведомления адресуются конкретным сотрудникам.
- Удаление документа. Удаляется текущая задача.
- Создание документа. Выберите шаблон из списка, а робот на его основе создаст нужный документ.
- Конвертация лида или сделки. На основе лида создается контакт или сделка, а на основе сделки — счет или коммерческое предложение.
- Копирование сделки. Создается копия текущей сделки с возможностью выбрать направление и ответственного.
Запуск рекламы
Робот может автоматически добавить контакты клиента в аудиторию рекламной кампании. Затем на основе этой базы можно запускать рекламные кампании прямо из CRM. Однако робот только отправляет данные, поэтому у вас уже должна быть подобрана аудитория и создана реклама в Facebook, «Вконтакте», Google Adwords или «Яндекс.Директ».
Создание собственных роботов — расширение функционала
«Битрикс24» позволяет создавать собственных роботов, которые обеспечат связь вашего портала с внешними сервисами или отдельно взятой формой. Для этого не требуется «многоэтажное» программирование — все решается с помощью вебхуков. Вебхук — это упрощенный REST интерфейс, который позволяет устанавливать свои обработчики серверных событий.
Наш опыт
Клиент Uplab — строительная компания, продает квартиры в новостройках. Чтобы все сотрудники могли видеть, какие квартиры проданы или забронированы, мы внедрили в «Битрикс24» компании нашу собственную разработку — приложение «Шахматка». Однако, чтобы данные всегда были актуальными, приходилось регулярно сообщать приложению об изменениях в сделках.
Решить проблему помогли роботы и вебхуки: как только сделка по квартире переходит на стадию «Бронь» или «Оплачено», в «Шахматку» передается вебхук с нужными данными. Дальше приложение находит квартиру и меняет статус на актуальный.
Решить проблему помогли роботы и вебхуки: как только сделка по квартире переходит на стадию «Бронь» или «Оплачено», в «Шахматку» передается вебхук с нужными данными. Дальше приложение находит квартиру и меняет статус на актуальный.
Интерфейс «Шахматки» — нашей собственной разработки для строительных компаний
Роботы — отличные помощники для автоматизации, без которой невозможен рост и развитие бизнеса. Чтобы оставаться конкурентоспособными, компании должны быть быстрыми, точными и эффективными. А это возможно только с использованием современных технологий, которые позволяют добиваться больших результатов при наименьших затратах.
Получить бесплатную консультацию по внедрению и настройке «Битрикс24»
Поделитесь материалом с друзьями и коллегами
Комментарии к статье