22 марта 2019

5 причин начать пользоваться роботами «Битрикс24»
~15 минут на чтение

С ростом бизнеса растет и количество рутинных задач, которые бесцельно отнимают время сотрудников. Внедрение CRM или корпортала позволяет автоматизировать выполнение простых повторяющихся задач. В «Битрикс24» такую возможность открывают роботы. Что это за инструмент, как работает и что именно позволяет автоматизировать, рассказываем далее.

Антон Аланов

аналитик
корпоративных систем

Роботами в «Битрикс24» называют алгоритмы, запланированный сценарий работы программы. При наступлении определенных событий робот совершает нужные вам действия, например, после завершения исполнителем одной задачи самостоятельно ставит другую — это и есть автоматизация.

Менеджерам не придется тратить время на одинаковые систематические действия, а вам станет проще контролировать процессы. Использование роботов оптимизирует работу компании, повышает эффективность сотрудников и упрощает реализацию объемных задач и проектов.

Вот так выглядит робот в CRM

Сценарии использования роботов

Допустим, на вашу почту пришло письмо от клиента — CRM сама создаст задачу, запланирует встречу и добавит напоминание. При переходе сделки в стадию «Производство» в качестве ответственного подключится начальник отдела производства — менеджеру не придется уведомлять лично, руководитель нужного подразделения получит информацию о контракте автоматически.

По умолчанию в «Битрикс24» уже есть встроенные роботы для управления стандартными функциями.

Выполненные процессы отмечены зеленой галочкой

Вкладка «Роботы»

Общий вид роботов

Выполненные процессы отмечены зеленой галочкой

Возможности роботов в CRM:

Автоматический показ рекламы «горячим» клиентам.
Автоматическая постановка задач на этапах сделки или лида.
Планирование встреч и звонков с важными клиентами.
Автоматическая рассылка писем и сообщений.

Основное преимущество использования роботов — снижение влияния человеческого фактора. Уменьшается количество ошибок, забытых встреч, пропущенных звонков.

Настройка и запуск робота в «Битрикс24» происходит следующим образом:

Средство автоматизации продаж

Основная функция роботов — автоматизация. Это инструмент, с помощью которого можно повысить общий уровень организации бизнеса. Чаще всего используется в функционале «Задачи» — роботы отправляют напоминания, отслеживают статус задач, создают новые и переносят дедлайны.

Еще один инструмент автоматизации — триггеры, конкретные события, при наступлении которых задача переходит в другую стадию. Именно в момент срабатывания триггера включается робот и совершает определенное действие.

Чтобы не путать понятия, объясним, чем роботы отличаются от триггеров:

Триггеры. Лид или сделка переходят на нужную стадию, если происходит определенное событие, например, если заполнена форма на сайте, пришло письмо.
Роботы. Когда лид или сделка перешли на определенную стадию, автоматически запускается определенный процесс. Например, происходит отправка ответного письма или уведомления, ставится задача сотруднику, клиенту приходит сообщение о переходе сделки на новый этап.

Примеры триггеров:

Изменен статус. Как только задача переходит в определенный статус, например, перемещается в «Выполнение», триггер переводит ее на новую стадию.
Задача скоро будет просрочена. Срабатывает, когда до дедлайна остается 24 часа и есть вероятность, что задача не будет завершена.
Задача просрочена. Триггер срабатывает, а робот напоминает исполнителю о сроках.

Пример триггера — напоминание в «Живой ленте»

Связь с клиентом

С помощью роботов можно автоматизировать взаимодействие с клиентами:

Информационный обзвон. Робот звонит клиенту и произносит указанный текст.
Отправка SMS. Можно настроить автоматическую отправку SMS клиенту, если лид или сделка перешли в определенную стадию.
Отправка email-письма. Аналогично отправке SMS.
Добавление сообщения от клиента в «Открытые линии». Функционал «Открытые линии» собирает сообщения, адресованные вашей компании, со всех каналов, распределяет их по очереди и маршрутизирует между сотрудниками. Например, если клиент обратился через мессенджер или социальную сеть, сообщение переносится в «Битрикс24». Вы можете отвечать клиенту в чате CRM, а он получит сообщение в исходном канале. Вся переписка сохраняется, вы в любой момент можете к ней обратиться.

Узнайте о преимуществах «Битрикс24» больше

Получите бесплатную консультацию по автоматизации рабочих процессов.

Получить консультацию

Работа с сотрудниками

Роботам доступны следующие действия:

Создание новой задачи. Таким образом удобно автоматизировать определенные виды работ. Например, как только менеджер завершит заполнение базы контактов и лидов, ему автоматически будет поставлена задача на запуск рекламной кампании.
Планирование встречи или звонка. Создается событие, которое вносится в список дел сотрудника.
Изменение задачи. Робот может переносить крайний срок, добавлять наблюдателей и т. д.
Изменение документа. Может изменять выбранное поле лида или сделки. К примеру, при переходе лида в успешную стадию добавлять к его названию пометку «Успешно конвертированный».
Отправка писем и SMS на указанную электронную почту или мобильный телефон.
Изменение ответственного. Если вы укажете нового исполнителя, робот отредактирует задачу.
Смена статуса или стадии. Меняется статус задачи или она переводится на следующую стадию.
Сообщение в «Живой ленте» или уведомление. Сообщения и уведомления адресуются конкретным сотрудникам.
Удаление документа. Удаляется текущая задача.
Создание документа. Выберите шаблон из списка, а робот на его основе создаст нужный документ.
Конвертация лида или сделки. На основе лида создается контакт или сделка, а на основе сделки — счет или коммерческое предложение.
Копирование сделки. Создается копия текущей сделки с возможностью выбрать направление и ответственного.

Запуск рекламы

Робот может автоматически добавить контакты клиента в аудиторию рекламной кампании. Затем на основе этой базы можно запускать рекламные кампании прямо из CRM. Однако робот только отправляет данные, поэтому у вас уже должна быть подобрана аудитория и создана реклама в Facebook, «Вконтакте», Google Adwords или «Яндекс.Директ».

Создание собственных роботов — расширение функционала

«Битрикс24» позволяет создавать собственных роботов, которые обеспечат связь вашего портала с внешними сервисами или отдельно взятой формой. Для этого не требуется «многоэтажное» программирование — все решается с помощью вебхуков. Вебхук — это упрощенный REST интерфейс, который позволяет устанавливать свои обработчики серверных событий.

Наш опыт

Клиент Uplab — строительная компания, продает квартиры в новостройках. Чтобы все сотрудники могли видеть, какие квартиры проданы или забронированы, мы внедрили в «Битрикс24» компании нашу собственную разработку — приложение «Шахматка». Однако, чтобы данные всегда были актуальными, приходилось регулярно сообщать приложению об изменениях в сделках.

Решить проблему помогли роботы и вебхуки: как только сделка по квартире переходит на стадию «Бронь» или «Оплачено», в «Шахматку» передается вебхук с нужными данными. Дальше приложение находит квартиру и меняет статус на актуальный.

Интерфейс «Шахматки» — нашей собственной разработки для строительных компаний

Роботы — отличные помощники для автоматизации, без которой невозможен рост и развитие бизнеса. Чтобы оставаться конкурентоспособными, компании должны быть быстрыми, точными и эффективными. А это возможно только с использованием современных технологий, которые позволяют добиваться больших результатов при наименьших затратах.