Крупные компании и государственные структуры обычно хранят данные на собственных серверах — это оправдано соображениями безопасности и требованиями к производительности и скорости. Но для подавляющего большинства компаний лучший выбор — это SAAS-решения: аренда места на облачном сервере и хранение файлов в интернете. О преимуществах и возможностях облачных хранилищ, чем отличаются друг от друга популярные сервисы и что именно выбрать под конкретные задачи — в нашем обзоре.
Отличия облачных хранилищ от локальных
Облачные хранилища данных (с английского — cloud storage) — серверы, которые хранят данные клиентов и предоставляют им онлайн-доступ к файлам. Физически машины могут находиться в самых разных местах, а пользователи получают доступ к одному большому виртуальному серверу, на котором и хранится вся информация.
Пользователь не видит всей структуры серверов, он лишь имеет доступ к определенному объему «облака». Загрузка и использование файлов осуществляется через специальный сайт или программу. При этом для работы можно использовать любое устройство — нужен только интернет.
Давайте сравним, чем облачные серверы отличаются от локальных.
Пользователь не видит всей структуры серверов, он лишь имеет доступ к определенному объему «облака». Загрузка и использование файлов осуществляется через специальный сайт или программу. При этом для работы можно использовать любое устройство — нужен только интернет.
Давайте сравним, чем облачные серверы отличаются от локальных.
Недостаток облачных хранилищ — отсутствие полной конфиденциальности: при несоблюдении определенных правил или системном сбое к вашим документам могут получить доступ третьи лица. Например, как это случилось, когда «Яндекс» начал индексировать Google Документы.
Однако популярность сервисам обеспечивает множество преимуществ при их использовании. Одно из главных — возможность совместной работы с файлами.
Однако популярность сервисам обеспечивает множество преимуществ при их использовании. Одно из главных — возможность совместной работы с файлами.
Преимущества облачных сервисов
Невысокие расходы. Их можно регулировать в зависимости от нужд и возможностей.
•
Просто масштабировать. Легко можно увеличить объем и мощность хранилищ.
•
Возможность совместной работы с файлами и, как следствие, удобство в организации бизнес-процессов. Облачное хранилище доступно в любое время из любого места. В один файл могут вносить изменения несколько человек — не нужно скачивать и пересылать файл другому человеку, тем самым создавая на устройстве несколько версий одного документа. Достаточно просто поделиться ссылкой. Это преимущество особенно важно для компаний с удаленными сотрудниками.
•
•
Высокая отказоустойчивость. Физически данные хранятся на нескольких серверах одновременно и выход из строя одного сервера не повлияет на всю систему.
•
Нет расходов на техподдержку. За обслуживание и сохранение целостности данных отвечает команда сервиса.
Что компании ждут от «облака»
Сохранение всех версий файлов. Даже если документ был изменен несколько раз, должна быть возможность начать работу с нужной версии.
•
Удобный интерфейс. Он должен быть простым, понятным и современным. Важно, чтобы для его освоения не требовалось проводить специального обучения сотрудников.
•
Безопасность. Должно быть разграничение прав доступа, которое можно настроить в соответствии с политикой информационной безопасности компании.
•
•
Удобство совместной работы. Чтобы было легко поделиться документом и организовать работу онлайн.
•
Хранение неограниченных объемов данных. Необходимы функции оперативного расширения и механизм гибкой настройки квот пользователей. Это критично для компаний, которые хранят архивы документов или работают с объемными файлами, например, видео.
•
Хранение неограниченных объемов данных. Необходимы функции оперативного расширения и механизм гибкой настройки квот пользователей. Это критично для компаний, которые хранят архивы документов или работают с объемными файлами, например, видео.
•
Интеграция с информационными системами: CRM, ERP-системами, системой электронного документооборота.
•
Резервное копирование хранимой информации. Пользователь должен иметь гарантию того, что любой документ имеет историю сохранений и копии для восстановления.
•
Синхронизация данных. Файл должен быть доступен на любых устройствах, вне зависимости от их программного обеспечения и технических возможностей.
•
Техническая поддержка. Она должна быть постоянной и качественной, пользователь не должен быть озабочен техническими моментами.
По нашему опыту, одними из самых популярных облачных хранилищ в России являются Dropbox, Google Drive и «Яндекс.Диск». Их мы и сравним.
Dropbox
Dropbox — это файловый хостинг, который включает в себя программу-клиент, персональное облачное хранилище и синхронизацию файлов. Сервис позволяет создать на компьютере специальную папку, которая синхронизируется хостингом, благодаря чему содержимое доступно для просмотра на любых устройствах. Файлы также доступны через мобильное приложение и сайт.
Бесплатно можно получить 2 гигабайта дискового пространства.
Бесплатно можно получить 2 гигабайта дискового пространства.
Интерфейс Dropbox
Возможности Dropbox
Синхронизация устройств на Windows, Mac и Linux.
•
Автоматическая синхронизация измененных файлов.
•
Возможность синхронизации файлов любого типа и размера.
•
•
Office Online для работы с документами — возможность совместного редактирования документов из пакета Microsoft Office.
•
Разграничение прав доступа к папкам, совместная работа с файлами.
•
Автоматическая синхронизация файлов на компьютере и в сети.
•
Автономная работа с файлами и последующая автоматическая синхронизация при подключении к интернету.
•
Автоматические бэкапы и восстановление файлов, папок и предыдущих версий файлов.
•
Уведомления и просмотр чужих изменений в документе.
•
Dropbox Paper — сервис для ведения и совместного использования заметок.
•
Доступ к веб-версии с любых устройств и систем.
•
Сохранение копий файлов на защищенных серверах.
•
Инструмент «Витрина», который помогает делиться документами, отслеживать состояние работ и видеть историю просмотров других пользователей.
Бизнес-версия предлагает неограниченную историю изменений файлов, то есть вы всегда можете откатить изменения к нужному виду.
Достоинства и недостатки
Достоинства:
Удобный и понятный интерфейс
•
Функция быстрой синхронизации
•
Постоянная синхронизация между устройствами
•
•
Удаленная очистка (при утере устройства вы можете закрыть доступ с него)
•
Простота в работе
Недостатки:
Цены выше, чем у конкурентов
•
Отсутствие собственных приложений для офисной работы: редакторов документов, календаря, электронной почты и пр.
•
Долгая загрузка файлов большого объема
•
•
Ограниченная поддержка потоковой передачи мультимедиа-файлов.
•
Всего 2 Гб бесплатного пространства
Возможности для расширения
Для частных лиц:
2 терабайта — 19,99 или 199 долларов за год
•
1 терабайт — 9,99 в месяц или 99 долларов за год
•
Для бизнеса:
Неограниченный объем — 20 долларов в месяц на каждого пользователя
•
3 терабайта — 12,50 долларов в месяц на каждого пользователя
•
Кому рекомендуем
Dropbox популярен среди дизайнеров — его используют для хранения файлов и совместной работы над макетами. Фоновая автоматическая синхронизация позволяет получать доступ к файлам в любом месте, с любых устройств и операционных систем. Также полезен автоматический онлайн-бэкап, который гарантирует сохранность материалов. Все эти преимущества позволяют легко организовать работу группы дизайнеров, включая удаленных сотрудников.
Google Drive
Google Диск — это файловый хостинг от компании Google, позволяет хранить файлы в интернете, открывать к ним общий доступ и совместно редактировать. В Google Диск интегрирован набор офисных приложений для работы с текстовыми документами, таблицами, чертежами, веб-формами и презентациями: Google Документы, Таблицы и Презентации.
Интерфейс Google Drive
Возможности Google Drive
Встроенные офисные приложения.
•
Офлайн-доступ к файлам.
•
Просмотр текстовых, табличных и графических файлов, видео, презентаций, PDF, файлов разметки кода, архивов, шрифтов, чертежей.
•
•
Интеграция со всеми сервисами Google: Quickoffice, Calendar, Contacts, Drive, Gmail, Mobile, Sites, Talk/Hangouts и Vault.
•
Удобная совместная работа — над документом одновременно могут работать несколько человек.
•
Бизнес-версия Google Drive for Work, которая позволяет загружать файлы размером до 5 Тб.
•
Глубокий поиск по документам и файлам.
•
Безопасность данных обеспечивается шифрованием.
•
Двухфакторная верификация.
Бесплатно предоставляется 15 Гб дискового пространства, дополнительно можно приобрести от 100 ГБ до 30 ТБ.
Преимущества и недостатки
Преимущества:
Восстановление удаленных файлов
•
Автоматическое определение скорости интернета
•
Доступ со всех устройств
•
•
Удобная совместная работа над документами
•
Возможность работать со множеством форматов документов
•
Интеграция с сервисам Google и встроенные офисные приложения
•
Разграничение прав доступа: редактирование, комментирование, просмотр
•
История изменения файла с возможностью восстановления версий
•
Большой объем доступного места на бесплатном тарифе
Недостатки:
Нет приложения для Linux и Windows Phone
•
Нет сохранения прогресса загрузки — при сбоях необходимо загружать заново
•
Нет синхронизации папок за пределами каталога Google Диск
•
•
Синхронизация для Android неудобная — ее необходимо включать вручную через настройки приложения.
•
Сложности с загрузкой больших объемов данных
Возможности для расширения
10 терабайт — 6990 рублей в месяц
•
1 терабайт — 699 рублей в месяц
•
100 гигабайт — 139 рублей в месяц
•
•
20 терабайт — 13 990 рублей в месяц
•
30 терабайт — 20 990 рублей в месяц
Кому рекомендуем
Google Диск довольно универсален. Он отлично подходит для совместной работы над документами, поэтому им активно пользуются редакторы и копирайтеры. Встроенная интеграция с Google Документами делает его удобным для работы с презентациями и медиафайлами. В документы можно оперативно вносить изменения и согласовывать с клиентом, не прибегая к скачиванию, поэтому сервис хорошо подходит проектным менеджерам, маркетологам, PR и SEO-специалистам. При всем при этом Google Диск также можно использовать просто для хранения файлов.
«Яндекс.Диск»
«Яндекс.Диск» — это облачный сервис для хранения файлов, наибольшее преимущество имеет в работе с медиафайлами. Есть встроенный фоторедактор, который позволяет редактировать фотографии, а в разделе «Фото» доступна возможность создавать альбомы и делиться ими. Особенности: скриншоты можно делать прямо в сервисе, также доступна автоматическая загрузка файлов с мобильных устройств — фотографии и видео дублируются в «облако».
Интерфейс «Яндекс.Диска»
Возможности «Яндекс.Диска»
Передача файлов по зашифрованному соединению, проверка антивирусом.
•
Неограниченное время хранения файлов — при удалении аккаунта удаляются все файлы.
•
Максимальный размер загружаемых файлов — до 10 гигабайт в веб-приложении, в программе — до 50 гигабайт.
•
•
Синхронизация файлов для всех устройств пользователя.
•
Возможность оставлять публичные ссылки на загруженные файлы для обмена.
•
Встроенный flash-плеер в веб-версии, который позволяет воспроизводить музыку и видео.
•
Возможность открыть доступ для просмотра или редактирования сразу нескольким пользователям.
•
Управление файлами через API «Яндекс.Диск» с помощью любых программ, которые используют протокол WebDAV.
•
Редактирование загруженных фотографий через встроенный графический редактор.
•
Редактирование документов пакета MS Office.
•
Возможность поделиться папками и файлами.
Бесплатно предоставляется 10 гигабайт свободного пространства на диске.
Преимущества и недостатки
Преимущества:
Возобновление прерванных загрузок — не нужно загружать заново
•
Возможность восстановления удаленных файлов
•
Невысокая стоимость тарифов
•
•
Поддержка множества форматов: документы, изображения, видео, архивы, аудио, книги
•
Высокая скорость синхронизации
•
Удобный редактор скриншотов
•
Большой объем на бесплатном тарифе
•
Возможность сохранять файлы с диска другого пользователя вместо того, чтобы их скачивать
Недостатки:
Не очень удобный интерфейс
•
Нет синхронизации папок за пределами каталога
•
История изменений на бесплатном тарифе — 14 дней, на pro-версии — 90 дней
•
Возможности для расширения
Количество приобретаемых пакетов не ограничено, то есть можно купить любой объем
•
Пакет на 1 терабайт — 200 рублей в месяц или за 167 рублей при годовой оплате
•
Пакеты по 100 гигабайт — 80 рублей в месяц или 67 рублей при годовой подписке
•
Кому рекомендуем
«Яндекс.Диск» полезен тем, кто много работает с медиафайлами. Это отличное место для хранения разного рода контента — более того, сервис изначально разрабатывался с целью структурировать загружаемый контент. Рекомендуем в первую очередь фотографам и видеографам. Компаниям лучше обратить внимание в сторону Google Диска — этот сервис более универсальный.
Сравнительная таблица
Мы в Uplab пользуемся Google Drive и Dropbox. Google Drive — для работы с документами: текстами, таблицами, презентациями. Благодаря интеграции с сервисами Google, облачный сервис стал универсальным инструментом для всех специалистов агентства. Применение офисных программ Microsoft сошло на нет.
Дизайнеры дополнительно используют бизнес-версию Dropbox, потому что она имеет ряд преимуществ:
Дизайнеры дополнительно используют бизнес-версию Dropbox, потому что она имеет ряд преимуществ:
К папке может подключиться сразу несколько пользователей. При этом участникам не нужна бизнес-версия — достаточно бесплатной. Есть история изменений — можно увидеть, кто и что правил в файле.
•
Возможность восстановления удаленных файлов. Вернуть файлы, если они снова понадобятся, можно в течение 120 дней в бизнес-версии и 30 дней в других версиях.
Был случай: один из специалистов по ошибке удалил несколько важных файлов — тогда мы в полной мере оценили эту возможность Dropbox. Благодаря ей удалось выйти из ситуации быстро и без потерь, все файлы восстановили.
Был случай: один из специалистов по ошибке удалил несколько важных файлов — тогда мы в полной мере оценили эту возможность Dropbox. Благодаря ей удалось выйти из ситуации быстро и без потерь, все файлы восстановили.
•
Dropbox позволяет удобно организовать групповую работу: подключать дизайнеров из разных городов, а руководителю отслеживать процесс. При этом можно не беспокоиться о сохранности файлов — они автоматически синхронизируются на всех устройствах.
При выборе облачного хранилища следует отталкиваться от задач и возможностей бизнеса. Решите, какие функции вам необходимы и сколько вы готовы за них платить. В ряде случаев можно пользоваться бесплатными возможностями, а в дальнейшем расширяться — это основное преимущество облачных хранилищ.
При выборе облачного хранилища следует отталкиваться от задач и возможностей бизнеса. Решите, какие функции вам необходимы и сколько вы готовы за них платить. В ряде случаев можно пользоваться бесплатными возможностями, а в дальнейшем расширяться — это основное преимущество облачных хранилищ.
Комментарии к статье
Комментарии: 0