Дашборды, стратегические и тактические

В буквальном переводе с английского «дашборд» — это «приборная панель». Вспомните салон автомобиля, где в одном месте собраны датчики, показывающие всю необходимую информацию в реальном времени. В digital-сфере это определение обозначает инструмент, выполняющий идентичную функцию: презентует данные о состоянии бизнеса, эффективности отделов или успехе рекламных кампаний.

Дашборд — это наиболее эффективный способ представления данных, полученных из нескольких источников, для анализа и управления системой. Если в прошлом для составления дашбордов специалисты собирали и обрабатывали данные вручную, то сейчас существует множество платформ, которые позволяют получать информацию в режиме реального времени.

Цель создания дашборда — представить в компактном виде, на одной странице, аналитические данные по развитию определенного аспекта бизнеса или компании в целом. Благодаря дашбордам руководители могут легко определять взаимозависимость между разными показателями, выявлять тенденции и предотвращать потенциальные проблемы.

Например, чтобы оценить тенденции в работе отдела продаж, недостаточно владеть информацией о закрытых сделках и клиентах. Для принятия бизнес-решений сухие цифры необходимо преобразовать в стратегические показатели. Эту функцию выполняют интерактивные дашборды. Маркетологи постоянно ими пользуются: по такой методике составлены отчеты в Google Analytics. В этом случае данные отражают ситуацию с продвижением сайта.

При использовании интерактивных дашбордов аналитики компании экономят время на сборе и обработке данных. Одновременно становится более оперативным управление бизнес-процессами, что раньше было проблемой для крупных корпораций. Маленькие предприятия и стартапы тоже получают выгоду от использования инструмента. Если представленные отчеты крупных корпораций могут отражать данные о работе всех филиалов за несколько лет, то в небольших компаниях дашборд можно составить из нескольких показателей KPI.

Начальникам отделов (или схожим по рангу сотрудникам компании) предлагаем тактический дашборд. Это комплексный обзор работы в контексте общих результатов. Данные в виде таблиц и схем сегментированы. Тенденции показаны в динамике по времени, желательно с отсылкой на ранее оговоренный KPI.

Обязательно включите свои выводы (см. выше). Добавьте начальные рекомендации по действиям: основываясь на имеющейся информации, эта категория сотрудников сможет сформулировать остальные выводы для себя самостоятельно. Опишите эффект, который окажет принятие ваших рекомендаций к действию. Каждое заинтересованное лицо получит то, чего ожидает, вместе с тем, что ему нужно для достижения успеха.

Консультант BI-системы Tableau

Александра Усачева

Хорошая история про данные должна быть запоминаемой, достоверной, доступной для понимания, нацеленной и, самое главное, впечатляющей.

Посмотрите на примеры ниже. Теперь схема имеет следующий вид:

Имеет те же элементы, что и тактический дашборд, но в другом масштабе (только по делу, от начала до конца, обзор результатов работы по согласованному KPI с помощью модели digital-маркетинга и измерений). При этом вам необходимо задействовать все свои знания и выразить их понятным языком. То есть, подготовить определенные выводы, на основе которых можно создать план будущих действий руководства с заранее прогнозируемым результатом.

Замечательно, если 50% вашего дашборда составляют слова. Тогда из банального передатчика данных вы превращаетесь в знающего человека, который умеет обращаться с данными и понимает, какие действия предпринять в дальнейшем.

Консультант BI-системы Tableau

Александра Усачева

Старайтесь, чтобы вас запомнили. Если уместно, используйте метафоры и приводите примеры, для того, чтобы результаты исследования усваивались легче.

Самое замечательное в стратегическом дашборде проявляется на совещании: благодаря Выводам, Рекомендациям и описанию возможных Последствий, спор о данных превращается в продуктивное обсуждение дальнейших действий.

Вот это — настоящая победа.

Полная схема нового подхода:

Итак, вы можете предложить три варианта: специальные инфомассы, тактические и стратегические дашборды.

Обратите внимание, схему можно изменить. В инфомассе могут быть выводы, а в тактическом дашборде — анализ последствий для бизнеса. Ситуации бывают разные, адаптируйте рекомендации под вашу. Чем дальше вы идете слева направо, тем большие изменения происходят: в ценности сводки; от простой рассылки данных до их активного использования во благо бизнеса (как в коммерческих, так и некоммерческих целях). Всё это лишь благодаря словам, которые вы используете.

Грамотный дашборд создается на основе принципов визуализации данных. Наглядная демонстрация информации облегчает ее легкое восприятие. Чтобы пользователи «на лету» определяли текущее состояние бизнеса в сравнении с контрольными показателями и целями, для презентации используются таблицы, линейные диаграммы, гистограммы и датчики.

Хорошая аналитическая онлайн-платформа выстроена так, чтобы одновременно представлять сводный отчёт и решать конкретные задачи. Например, HR-дашборд позволяет одновременно оценить слаженность работы отдела, выявить лидеров производства и рассчитать отпускные.

Консультант BI-системы Tableau

Александра Усачева

Будьте понятны. Убедитесь, что вы разговариваете на том же языке, что и ваша аудитория. Убедитесь, что вы даете ясные руководства к действию. Это отразится на восприятии вас и вашей работы, а значит, и на действиях, которые последуют за рассказанной вами историей.

Необходимо разностороннее решение. Хватит называть дашбордами всё подряд. Нужно поделить все подобные инструменты на две категории, и для обеих категорий нам понадобятся слова, много слов, гораздо больше, чем чисел.

Чтобы принимать умные решения о данных, вам понадобится:

01

Доступ к данным.

Способность понимать влияние конкретных действий на работу (в том числе кто выполнил это действие, как и в каком отделе компании).

03

Способность анализировать наиболее значимые результаты обработки данных (делить, собирать, видеть частности и общую картину).

02

Полномочия для принятия решений.

04

Мир, в котором у каждого сотрудника компании есть доступ ко всем данным, умение анализировать информацию, время на углубленное изучение факторов хорошей или плохой работы и возможность предпринимать действия на их основе — утопия.

Причина в глобальной ассиметрии между людьми, которые умеют получать информацию (вы?), имеют способности анализировать ее (вы? кто-либо еще?) и теми, у кого есть полномочия принимать решения.

Чем человек выше по вертикали управления, тем больше проявляется эта проблема. На схеме вы расположены слева, так как имеете наиболее полный доступ к данным, способны анализировать и организовывать информацию для понимания факторов. А директора-клиенты — справа, поскольку имеют по чуть-чуть от всего, чем обладаете вы (у них есть другие дела, ну и в конце концов, они платят вам за работу).

Все остальные где-то между ними.

Ваше начальство может отслеживать данные и может уметь анализировать. Но лучше всего оно понимает факторы, когда есть от чего отталкиваться. Это директора, менеджеры по рекламе и другие функциональные лидеры.

Консультант BI-системы Tableau

Александра Усачева

Фокусируйтесь на нуждах аудитории. Что они ожидают увидеть? Что им нужно узнать? Приглашайте людей к обсуждению результатов, предоставьте им данные для дальнейшего самостоятельного анализа, выслушивайте их точки зрения. Когда зрители выходят из кинотеатра после фильма, который затронул их чувства, первое что они делают — обсуждают его. Тот же самый эффект должен быть, когда вы рассказываете историю.

Заместители по маркетингу, рекламе, производству, PR и кадрам имеют понемногу от всех трех составляющих, ведь они выбирают направление работы и принимают решения. У главного менеджмента есть совсем немного от каждой из трех составляющих. Но помимо этого, у них есть полномочия принимать решения и назначать ответственных.

Так зачем создавать дашборд, такой как этот, для заместителей или директоров?

Способен ли такой дашборд принести вам реальные результаты в бизнесе?

Раз они не смогут проанализировать данные нужным образом, разве что-нибудь сможет привлечь их внимание настолько, чтобы они смогли понять, что делать дальше?

Самое замечательное — вы можете это сделать. Ваши боссы и клиенты получат что-то полезное вместо информационной массы, как на изображении выше: готовые цифры и схемы (в идеале, по модели digital-маркетинга и измерений) — то есть ваши знания «на блюде». На понятном языке и не просто набор цифр.

Информация должна освещать три фактора:

01

Выводы

Рекомендации по действиям

02

Нужно дать вывод, а не повторять то, что и так понятно. (Как показано на графике № 1, посещаемость в сентябре уменьшилась на 4%. Да это и так видно!) Лучше объясните, почему график № 1 опустился или поднялся — это причины, которые выявил ваш анализ и другие факторы.

Какие действия должен предпринять директор? Должно звучать примерно так: Показатель X уменьшился вследствие того, что мы не смогли воспользоваться тенденцией Y, поэтому я рекомендую сделать Z.

Или: Мы не достигли нашей цели — удовлетворить запрос потребителя, потому что наш сайт ужасно работает на мобильных устройствах, поэтому мы предлагаем сделать мобильный сайт.

Или: Доход повысился на 48%, а чистая прибыль упала на 80% вследствие активной работы над снижением стоимости клика, что привело к увеличению продаж товаров по убыточной цене. Проблема усугубляется отслеживанием конверсии по последнему клику. Рекомендую перейти на Прибыль за клики и модель атрибуции Авинаша Кошика.

Ваше понимание происходящего понятным языком. «Что делать дальше» на основе данных, собранных воедино.Например: «тонировка лобового стекла Екатеринбург»

03

Последствия для бизнеса

Какой эффект на бизнес окажут выполненные по вашим рекомендациям действия? Этот пункт часто опускают. Аналитики не всегда могут рассчитать последствия. Это требует определенных усилий. Но когда вы расскажете клиенту об ожидающей его выгоде, он срочно начнет работать на основе вашей аналитики и рекомендаций. Что может быть полезнее?

Дашборд обязан иметь данные, но больше всего ему необходимы три раздела: Выводы, Рекомендации, Последствия (ВРП).

Не нужно запихивать навороченные графики и демонстрировать навыки в Java. Всё, что нужно — текст на понятном языке. Ну и ваши знания на блюдечке.

Вот хороший пример специальной инфомассы для отдела по продажам в интернете и работе с клиентами:

Хорошая сводка результатов работы с отображением некоторых тенденций. Нет ни Выводов, ни Рекомендаций, ни Последствий. Но в этом нет необходимости: люди, для которых предназначена эта информасса, умеют физвлекать из нее данные, которые подскажут правильные действия.

Просто не называйте ее больше дашбордом. Оставьте это название для сводки, в которой будут все три фактора.

Вот инфомасса для отдела оптимизации сайта:

Сотрудники готовы разбираться с этими данными, засучив рукава. Раз в неделю они будут писать вам о том, что нашли в инфомассе, и всё. Не нужно говорить им, что делать или рассказывать о том, что вы нашли. Просто дайте отчет и не мешайте.

Консультант BI-системы Tableau

Александра Усачева

Не тратьте чужое время. Иногда, хорошей практикой является минимум дэшбордов с самой важной информацией. Чем старше аудитория, тем это правило важнее.

Инфомассу можно создать с помощью Google Analytics, Adobe, WebTrends или любого другого инструмента. Например, в этом посте есть отличная сводка с результатами работы для сотрудников, занимающихся контекстной рекламой:

Не называйте инфомассы дашбордами. Ведь вы не даете ничего кроме данных (ни выводов, ни рекомендаций, ни описания последствий). Не следует ожидать, что простая инфомасса сможет что-либо изменить. Не изменит. Нужен кто-то, кто сможет предоставить выводы, рекомендации и показать, какую пользу от этого получит бизнес.

Слово «инфомассы» здесь не несет отрицательного значения. Напротив, они очень полезны, и в крупных компаниях есть много людей, которые в них нуждаются. В большинстве компаний малого и среднего бизнеса можно сразу переходить к стратегическим дашбордам.

В наиболее наглядных примерах хороших дашбордов слишком много конфиденциальной информации, поэтому можно лишь показать те, что в свободном доступе, и примеры работ студентов курса по веб-аналитике. Каждый студент для получения сертификата должен сдать две работы — полный анализ двух сайтов (коммерческого и некоммерческого).

Как по-вашему, это тактический или стратегический дашборд? Опирайтесь на определения, которые мы сформулировали выше.

Это сводка общей информации о сайте. Цифры не сегментированы и не связаны друг с другом. Значит это тактический… нет, стратегический… нет-нет… Правильно, это информасса!

Не называйте ее дашбордом. Кто-то может на этом и успокоится. Но это не изменит факта, что такой набор символов ничего полезного не несет. К тому же, в этой инфомассе нет ни слова о выводах, рекомендациях и последствиях (ВРП). Хорошую инфомассу вам и так могут дать инструменты веб-аналитики. А вот дашборды, как мы выяснили — нет. Исключение можно сделать, если вы используете приложения, такие как Google Analytics Apps, а все остальное соответствует определениям, которые мы дали выше.

Вот отрывок тактического дашборда для менеджера по маркетингу.

Даже с учетом сегментации и указания KPI менеджеру сложно будет понять причины результатов работы. Но вот в столбце Анализ (в данной статье мы называли его Выводы) аналитик четко называет все факторы. И идет дальше — в столбце Рекомендации указывает меры, которые необходимо принять (от более важных к менее важным).

Менеджер посмотрит на данные, кое-что поймет, затем прочтет анализ, задаст вопросы и быстро перейдет к назначению ответственных за выполнение рекомендаций.

Отсутствует только одна часть — это последствия, характерная черта дашбордов. Например, мы используем приемы SEO для набора ключевых слов. Чего нам ожидать? Сколько посетителей сайта они привлекут? Что получит сайт? Какая будет от этого прибыль?

Вот полный тактический дашборд для интернет-маркетолога, которому хочется увидеть больше данных и тенденций. Мы даем ему то, что он хочет, а справа — то, что ему действительно нужно.

Нажмите сюда, чтобы просмотреть картинку в более высоком разрешении, это того стоит.

Обратите внимание на иконки — красный с минусом, зеленый с плюсом. Это еще один способ быстро и легко донести результаты работы до аудитории. Рекомендации тоже очень конкретные. Они также ссылаются на возможные последствия, хотя было бы лучше, если бы они были оформлены отдельно.

Далее часть стратегического дашборда. В нем много деталей, может даже слишком много, но клиенту всё же не трудно будет понять ваш анализ и рекомендации, данные в виде текста. Им не придется ломать голову над схемами и таблицами.

И всегда помните: перечни должны быть упорядоченными по важности. Используйте не маркеры, как выше, а нумерованные списки, указывая самое важное по убыванию. Помните, у клиентов нет доступа ко всем данным и способности их анализировать, но есть у вас. И они рассчитывают на ваши знания и способности.

Следующий пример — полная версия тактического дашборда. Он сфокусирован только на экономической ценности, использует отчет по Ассоциированным конверсиям в Google Analytics и включает модуль дистрибуции макро и микро-последствий. Обратите внимание на раздел анализа, рекомендаций и последствий для бизнеса.

Нажмите сюда, чтобы посмотреть картинку в лучшем разрешении, возможно там есть полезные для вас идеи.

Следующий пример от Кевина Джексона демонстрирует тот же подход, но применяет его в стратегическом дашборде для директора компании. Он охватывает всю картину работы (в данном случае некоммерческой компании), демонстрируя КИП сбор данных, поведения и последствий для бизнеса. Быстрый просмотр результатов в верхней части дашборда (против тенденций и целей). А наиболее важная и поучительная часть — слева.

Нажмите сюда, чтобы просмотреть картинку в лучшем разрешении.

Из такого дашборда ваш клиент получит максимум — и анализ, и ключевые данные. А ваши подсчеты увеличения прибыли на $ 362 000 создадут чувство срочности, которое убедит его как можно скорее принять рекомендации к действию.

Невозможно переоценить значимость раздела о последствиях для бизнеса. Без него вы лишь показываете, что случилось с показателем х в прошлом. Вы не говорите о том, что может произойти, если сделать то-то, с учетом текущего бизнес-плана и рыночных условий. Хорошие аналитики умеют прогнозировать последствия.

Последний пример — еще один стратегический дашборд, автор — Кристофер Эдди. Он охватывает сбор данных, поведение и последствия. Тенденции, самые важные КИП (включая анализ деятельности конкурентов), сегментированный обзор работы — всё на одной странице, чисто и аккуратно.

Настоящий раздел с ВРП здесь скрыт, но полномасштабная картинка поможет понять, что должно быть в этом разделе.

Каждый пример должен помочь вам выйти из зоны комфорта — зоны отчетов из красивых таблиц и графиков. Вам нужно выйти за рамки привычного и показать, насколько хороший вы аналитик, как вы умеете рассчитывать влияние последствий принятых решений на бизнес. Вы можете стать ключевым бизнес-стратегом вместо обычного бизнес-аналитика.

Если вы сделаете это и будете использовать в стратегических и тактических дашбордах текст в том же объеме, что и цифры, то и бизнес постепенно станет полностью полагаться на данные и станет гораздо успешнее.

Дашборды часто являются лучшим способом получить представление об организации, ее структуре, сделках и эффективности. Продуманный презентация данных позволяет установить необходимые сводки и отчеты по наиболее важным для организации бизнес-аналитикам. Разные типы дашбордов помогают донести информацию до сотрудников, эффективно организовывать данные и улучшать бизнес-процессы по всем направлениям. От целей аналитического отчета зависит выбор инструмента для его создания.

Базовой платформой для создания дашборда остается Microsoft Excel. Возможности программы позволяют создать интерактивные диаграммы, графики и информационные панели, которые будут обновляться при изменении бизнес-показателей. Но Excel ограничен в функционале, и аналитики используют отдельные программы для импорта массивов данных в новый файл (CommCare, ODBC, Live Data Connector и другие). Кроме того, дашборды Excel далеко не всегда понятны интуитивно — визуальная часть зависит от структурирования информации. А работать над одним файлом сообща достаточно затруднительно.

Указанные недостатки компенсированы в другом продукте от Microsoft — Power BI. Платформа реализована специально для бизнес-аналитиков, поэтому предлагает совместный доступ к облачным файлам и интуитивно понятный интерфейс.

Два гиганта в сфере бизнес-аналитики Tableau и Sisense предлагают более расширенный функционал. Оба инструмента представляют собой интерактивную платформу, которая хранит, обрабатывает, анализирует и визуализирует информацию.

Sisense предлагает решения баз данных для облачной и локальной работы. Все его инструменты предназначены для внедрения практически без ИТ-ресурсов, а импорт показателей обеспечивается с помощью инструмента Elasticube, который импортирует данные непосредственно в программное обеспечение. В Tableau для этих целей используют Prep Conductor, который предоставляет аналитикам и бизнес-пользователям визуальную панель инструментов для очистки и объединения данных перед их импортом.

•

•

•

•

•