Article title
рубрика «вопрос эксперту»

Как уложиться в дедлайн?
Отвечает Егор Косолапов,
менеджер проектов
Если ответить кратко — изменить свое отношение к дедлайнам и понять, что у вас нет другого выбора. Вы ведь знаете, чтобы иметь репутацию эффективного специалиста, недостаточно быть экспертом в своем деле. В конкурентной схватке сегодня выигрывает тот, кто выполняет работу качественно и точно в срок.
Для тех, кто не использует иноязычный термин, объясню: дедлайн — крайний срок сдачи работы. Но, чтобы полностью осмыслить его значение, стоит вспомнить историю слова.

Раньше вокруг тюрем были линии, за которые не разрешалось переступать. Заключенных, которые решались на это, сразу же расстреливали. Эти запретные границы и носили название «дедлайн». Современные аналогии очевидны — тот, кто не справляется с обязанностями вовремя, моментально выбывает из команды.

Мы в Uplab к срыву дедлайнов относимся очень радикально. Провал одного сотрудника может стоить провала целой команды, а групповое поражение обязательно приведет к потере текущего клиента и что самое страшное — может лишить контрактов с десятками потенциальных заказчиков. Как этого избежать?

1. Установите дедлайн с запасом времени

Если вы хотите закрыть проект успешно, нужно минимизировать риски и установить дедлайн с учетом форс-мажорных ситуаций: больничных / увольнений специалистов, пропущенных задач, правок и т. д. Например, если делайн от клиента — к 1 января 2019 года, то дедлайн для вашей команды — к 1 декабря 2018-го. И так для каждого звена внутри команды проекта.

При этом важно рационально оценивать, сколько времени займет тот или иной этап работ у исполнителей. Не будьте слишком самонадеянны и оптимистичны, опирайтесь на прошлый опыт сдачи аналогичных проектов и прибавьте к стандартному сроку еще немного времени. Это дополнительная гарантия, что дедлайн не будет сорван.

Разумеется, исполнителям о реальном дедлайне знать не нужно.

2. Создайте общий план-график работ и зафиксируйте сроки

Допустим, разработка конкретного сайта N подразумевает 3 итерации:
  • аналитику и проектирование;
  • дизайн;
  • верстку и внедрение.
Когда вы фиксируете один дедлайн, он размывает сроки и не позволяет отслеживать результаты работ на каждом этапе. Если затягивается аналитика и проектирование, велика вероятность, что и дизайн, и верстка с внедрением не будут сданы вовремя. Чтобы такой ситуации не возникло, создайте общий план-график проекта с несколькими внутренними дедлайнами — конкретными крайними сроками всех специалистов. Если вы предусмотрели критичные ситуации и заложили время с запасом, то все установленные сроки должны быть соблюдены безоговорочно.

3. Разбейте каждую задачу на подзадачи

Работа над проектом — многоступенчатый процесс, который важно заранее представить в виде последовательности задач и подзадач. Небольшие задачи выполняются быстро и наглядно показывают степень готовности продукта на каждом из этапов. Не бойтесь дробить задачи — это поможет специалистам фокусироваться на односложных заданиях и не отвлекаться на другие фазы, а вам — регулировать общую скорость реализации проекта.

4. Используйте сервисы планирования

Наше агентство работает по Scrum и использует удобный инструмент проектного управления — Jira. Здесь есть возможность визуализации рабочего процесса с помощью канбан-досок. В зависимости от статуса выполнения каждый сотрудник переносит задачу из колонки «Нужно сделать» в колонку «В работе», а затем в «Выполнено». Это происходит в режиме онлайн и позволяет каждому участнику проекта отслеживать ход работ.
Читайте по теме:

Как Uplab работает по SCRUM
Еженедельно мы планируем спринт — фиксированное число задач, соразмерное времени рабочей недели с учетом рисков. Таким образом, специалисты понимают, какой объем задач они должны выполнить, и в итоге незаметно для себя справляются с главным дедлайном.

Для такого планирования необязательно использовать онлайн-сервисы. Вы можете повесить в своем офисе пробковую доску и поделить ее на три колонки по принципу канбан. Ход работы над задачами можно фиксировать с помощью стикеров.

5. Общайтесь со своей командой и поддерживайте ее

Менеджер всегда находится меж двух огней — клиентом и своей командой. Чтобы первый остался доволен, довольными должны быть и вторые.

Многие недооценивают личностные отношения между постановщиком задачи и исполнителем. Не превращайтесь в надзирателя — общайтесь со своей командой, интересуйтесь, какие трудности возникают, и помогайте их разрешить, аккуратно напоминайте о сроках и оберегайте доверие своей проектной группы. Держите руку на пульсе — тогда вас никто не подведет.
207

Поделитесь материалом с друзьями и коллегами

Комментарии к статье

+7 499 653 78 83