Что такое и как устроено управление проектами в диджитал-агентстве

Управление проектами в любой среде ― это челлендж. Просто силы воли и мотивации недостаточно, когда над проектом работают больше одного человека и приходится коммуницировать между собой. Нужно знать специальные техники: как составить план действий и следовать ему, эффективно планировать ресурсы и контролировать выполнение задач.

В диджитал-агентстве задача ещё сложнее: команда редко работает над одним проектом или продуктом. Кроме того, высока неопределенность: требования по проектам могут меняться, а количество задач резко возрасти с приходом новых клиентов. Нужно планировать кадры и бюджеты так, чтобы адаптироваться к меняющимся условиям.

В статье поговорим о том, как управление проектами помогает справиться с этими нелегкими задачами и какие методологии управления проектами мы применяем у себя в команде.

Управление проектами ― это процесс планирования, организации, контроля и управления ресурсами для достижения определенных целей в рамках определенного времени.

Проект отличается от продукта тем, что проект ― это временное предприятие, направленное на достижение конкретной цели, а продукт ― конечный результат этого процесса.

Все люди подвержены когнитивным искажениям. Когнитивные искажения ― это систематические ошибки в мышлении, которые могут привести к неправильным выводам. Они возникают из-за предвзятости, недостатка информации или эмоциональных состояний, например, выгорания.

Когнитивные искажения мешают планировать проекты, так как приводят к неправильной оценке рисков, времени и бюджета. Например, если менеджер проекта слишком оптимистичен, он может недооценить время, необходимое для выполнения задачи, что приведет к срыву сроков. А если он страдает от предвзятости подтверждения, то он может игнорировать информацию, которая противоречит его мнению, даже если она правильная. Поэтому важно учитывать когнитивные искажения при планировании проектов и использовать методы, которые помогают минимизировать их влияние.

Вот несколько популярных ошибок мышления, которые мешают менеджерам в работе:

•

Предсказание будущего ― это склонность к делать предположения о том, что произойдет в будущем, не учитывая возможных перемен и факторов, которые могут повлиять на исход событий. Например, менеджер уверен что в текущем темпе команда завершит проект до Нового года, но не учитывает, что сезонная эпидемия гриппа может все переиграть.

•

Черно-белое мышление ― склонность к видеть мир в черно-белых категориях, не учитывая оттенков и комплексности реальности. Например, человек может считать, что его подчиненные либо хорошие, либо плохие (чаще плохие), не учитывая того, что каждый человек имеет свои сильные и слабые стороны.

•

Ошибка планирования ― склонность людей закладывать на решение задачи гораздо меньше времени, чем требуется на самом деле. Например, сотрудник говорит, что ему понадобится один день на завершение макета, хотя в прошлом у него всегда уходило не менее недели.

Все эти когнитивные искажения могут привести к ошибкам в принятии решений и планировании будущего, поэтому менеджерам важно развивать осознанность как по отношению к собственным ошибкам мышления, так и окружающих.

Из-за того, что в работе над проектами люди сталкивались с одними и теми же сложностями, появились различные методологии менеджмента проектов.

Задача методологий ― снизить влияние человеческого фактора на процессы управления. Неважно, насколько ваш менеджер оптимистичен в планировании ― мы поделили работу на недельные спринты, согласно Agile и точка. Значит задачи нужно взять во вторник и завершить тоже в следующий вторник. Пока эти задачи не закрыты, новые не берем.

Методологии делают процесс создания проектов более предсказуемым для всех участников, включая команду и клиентов.

Классические методы управления проектами включают в себя жесткое планирование, контроль и управление рисками. Они основаны на принципах, разработанных в 1950-х годах, и широко используются до сих пор.

Основными принципами классических методов являются:

•

Жесткое планирование и контроль;

•

Разделение проекта на фазы;

•

Поэтапное выполнение проекта.

Главным достоинством классических методов является возможность детально спланировать проект и контролировать его выполнение. Классические методы вероятно использовали еще для постройки пирамид. Однако, эти методы не всегда подходят для быстро меняющихся проектов (а в высокотехнологичном мире таких проектов большинство).

Гибкое управление проектами (Agile) ― это методология, которая основана на быстрой адаптации к изменяющимся условиям проекта. Agile был разработан в начале 2000-х годов и стал популярным благодаря своей гибкости и способности быстро реагировать на изменения. Внутри подхода различают фреймворки, например, Kanban, Scrum и Scrumban.

Основные принципы Agile:

•

Люди важнее процессов и инструментов;

•

Продукт важнее документации;

•

Сотрудничество важнее согласований и контрактов;

•

Гибкое планирование;

•

Работа в небольших командах;

•

Быстрая адаптация к изменениям;

•

Активное вовлечение клиента в процесс.

Главным достоинством Agile является возможность быстро перестроиться в меняющихся условиях. Однако в условиях жестких временных ограничений это может быть не самый эффективный подход из-за риска scope creep. Так называют ситуацию, когда меняющиеся условия порождают столько новых требований, что объем проекта выходит из-под контроля.

Методология пришла из мира программирования, но сегодня используется и для проектов в других областях, например, написании построении стартапов и написании книг.

Scrum ― это подход, основанный на работе в небольших командах и быстрой адаптации к изменяющимся условиям проекта. Вся работа разбивается на цели, которые должны быть выполнены в течении спринта. Спринт ― это контрольный период времени в методологии Agile. Разные команды выбирают разную длину спринта, но чаще всего это месяц или три месяца.

В Scrum команды формируются из разноплановых специалистов, чтобы люди с разным бэкграундом совместно работали над задачей. В команде обязательно есть владелец продукта (Product Owner). Он отвечает за список требований к продукту и за результат работы команды, то есть является основным стейкхолдером для команды разработки. Фасилитатором коммуникации выступает специально обученный человек ― Scrum-мастер. Фреймворк помогает организовать работу даже над крупными сложными проектами, но не подходит для проектов с неизменными требованиями, например, в госсекторе.

Kanban ― это система постановки задач, которая основана на визуализации рабочего процесса. Все задачи представлены в виде бэклога карточек на канбан-доске. На канбан-доске есть стадии выполнения, представленные в виде разделов или колонок. Члены команды забирают себе задачи из бэклога и перетаскивают в одну из колонок, например, «В процессе». В канбане нет спринтов, но взять новую задачу из бэклога, пока не сделана предыдущая, нельзя. Методика подходит для небольших команд с небольшим и средним количеством задач и понятными процессами. Например, канбан-доски часто используются в редакциях: авторы разбирают темы из бэклога, а передача статьи от автора к редактору и от редактора к корректору и верстальщику отображается на доске.

Эта методология основана на последовательном выполнении задач, начиная с планирования и заканчивая реализацией и тестированием. Каждый этап проходит только после завершения предыдущего.

Преимущество Waterfall — возможность детального планирования проекта и контроля за его выполнением. Однако, этот метод не подходит для быстро меняющихся проектов или там, где требования или ожидания от финального результата до конца неизвестны и формируются в процессе.

Гибридная методология ― это сочетание различных методов управления проектами. Например, можно сочетать элементы Waterfall и Agile для достижения максимальной эффективности. Главным преимуществом гибридной методологии является возможность выбирать наиболее подходящие элементы различных методов в зависимости от целей и требований проекта.

Управление проектами — это сложный и ответственный процесс, который требует от руководителя множества навыков и знаний. Для работы у себя в агентстве мы выбрали Agile и вот почему.

Agile — это гибкая методология управления проектами, которая основана на быстрой адаптации к изменяющимся условиям проекта. Она позволяет более эффективно управлять проектом, быстро реагировать на изменения и достигать поставленных целей. Важным преимуществом Agile является гибкое планирование, которое позволяет быстро адаптироваться к изменениям и не тратить время на детальное планирование, которое может потерять свою актуальность.

Работа по Agile в агентстве устроена следующим образом. Команда разрабатывает продукт или услугу в коротких итерациях, называемых спринтами. Каждый спринт длится от 1 до 4 недель и заканчивается демонстрацией результатов заказчику. Заказчик в свою очередь может оценить продукт и сделать замечания, которые будут учтены в следующем спринте. Если заказчик внезапно меняет требования к проекту, команда может быстро адаптироваться к новым условиям и изменить план работы. Это позволяет сократить время выполнения проекта и увеличить его качество.

Agile позволяет работать в небольших командах, что упрощает коммуникацию и снижает количество ошибок. Каждый член команды отвечает за свою область работы, что повышает ответственность и эффективность работы.

Для клиента Agile имеет свои преимущества. Он может участвовать в процессе разработки и вносить свои замечания на каждом этапе работы. Это позволяет заказчику получить продукт, который точно соответствует его требованиям.

В управлении проектами важно учитывать множество факторов: ограниченность бюджета и временных ресурсов, меняющиеся условия рынка, а также ошибки планирования, которые могут возникнуть даже у опытных менеджеров. Правильный выбор методологии управления проектами снижает человеческий фактор в принятии решений и помогает добиться успеха.