Как получить эффект от внедрения «Битрикс24» уже через неделю

Как любое нововведение в рабочий процесс, внедрение «Битрикс24» требует определенных усилий со стороны руководства и сотрудников. Перед стартом нужно убедиться, что необходимых данных достаточно для качественной настройки и команда готова к новшествам. К сожалению, этим правилом компании часто пренебрегают, а потому не достигают ожидаемых результатов — сотрудники отказываются работать в системе, типовые задачи выполняются людьми, а не роботами, большинство функций системы остаются невостребованными.

Чтобы быстро получить позитивный эффект, отнеситесь к внедрению «Битрикс24» ответственно. Рассмотрим наиболее частые ошибки и расскажем, как их избежать.

Переход на новую систему — непростой процесс. Не стоит ожидать, что программа установится самостоятельно и мгновенно решит проблемы компании. Будьте готовы отслеживать процессы, мотивируйте команду и не пускайте процесс на самотек.

Широкий функционал системы может страшить пользователей сложностью и непонятной логикой работы. Сотруднику бывает непросто освоить его самостоятельно: может возникнуть ряд сложностей, которые приведут к неэффективному использованию «Битрикс24». Проблему решит обучение команды — внутренними силами или с помощью интегратора.

Половина успеха в интеграции системы — структурный подход и пошаговое погружение в специфику. Не ждите качественный результат, если изучение проходит «методом тыка», а механизм внедрения хаотичен.

Нехватка времени и непонимание целей внедрения — частые причины неудачного результата. Функционал портала не будет использоваться по максимуму, если у сотрудников недостаточно ресурсов на изучение системы, низкий уровень мотивации и дисциплины.

Перед приобретением продукта расставьте приоритеты и убедитесь в понимании реальных возможностей портала. Решение о целях внедрения должно быть взвешенным и проработанным.

Процесс внедрения имеет четкую структуру, изучить его можно самостоятельно. В этом плане «Битрикс24» дружелюбен к пользователям:

Однако обращение к компании-интегратору — официальному партнеру «Битрикс24» — значительно упростит задачу внедрения системы. Мы рекомендуем выбрать этот способ, а не строить процесс самостоятельно: так вы будете только курировать выполнение задачи, а всю работу будут выполнять опытные специалисты.

Запустить «Битрикс24» и получить первую отдачу от вложенных средств можно в течение одной недели. Главное — выполнить 5 шагов.

Для каких целей вы планируете использовать корпоративную систему? Какие задачи ставите перед собой: внедрить CRM, наладить систему управления проектами, упростить корпоративные коммуникации? Ответы на эти вопросы помогут определить фокус работы: как внутренний (взаимодействие с командой, отслеживание качества работы), так и внешний (увеличение продаж, рост прибыли). Важно расставить приоритеты на этапе старта, чтобы защитить себя от неудач.

Определите тайминг запуска системы. Отразите на нем ключевые этапы — от целеполагания до непосредственного запуска системы. О необходимых этапах подготовки рассказываем далее.

Важно: перед непосредственной интеграцией корпоративного портала пользователи должны изучить систему и иметь хорошую мотивацию. Если вы обращаетесь к интегратору, будьте готовы оперативно предоставить недостающую информацию и протестировать настройки. Документация, организация и готовность к сотрудничеству — неотъемлемые части процесса.

Такой план поможет не только на этапе подготовки, но и на протяжении всего периода использования системы. Просто дополняйте его по мере необходимости. Мы знаем на собственном опыте: системный подход — залог успеха.

Соберите информацию для настройки и ввода данных. Это особенно важно, если вы обращаетесь к компании-интегратору — без них специалист не сможет настроить нужные процессы.

Для каждой цели потребуется разная информация. Так, для CRM нужно определить не только тип продаж (опт, розница, производство), но и количество направлений сделок, стадии, типы дополнительных полей, роли и права доступа сотрудников. Для интеграции IP-телефонии, электронной почты, сайта, соцсетей и мессенджеров потребуются данные и доступы к ним. Уделите время на подготовку и соберите всё, что нужно, — так система будет работать эффективно и вы сможете быстро получить желаемый результат.

Проведите первичное обучение команды, чтобы каждый специалист мог в полной мере использовать возможности «Битрикс24». Освоить весь функционал с нуля будет легче, если обратиться к профессионалам.

Для своих клиентов мы проводим обучение с помощью курсов-презентаций продолжительностью 1,5−2 часа. В них сконцентрированы важные практические знания по началу работы с различными подсистемами «Битрикс24»: CRM, «Задачи и проекты», «Коммуникации», «Диск», «Бизнес-процессы» и другие. Занятия проходят дистанционно, по итогу материалы остаются у вас — вы сможете закрепить материал и обучить новых сотрудников.

Коммуникации перед запуском портала — завершающий шаг планирования. Помните: запуск — самый ответственный этап интеграции. Убедитесь, что сотрудники изучили продукт, будьте готовы консультировать команду и своевременно устранять сложности.

В ходе старта выявляются необходимые подробности, вносятся уточнения в настройки, прорабатываются сценарии работы сотрудников. Мы готовы оперативно помогать пользователям: консультировать, предлагать советы и рекомендации, разбирать ошибки, контролировать результаты.

При соблюдении всех шагов настроить и запустить в работу «Битрикс24» не составит труда. В короткий срок система начинает приносить первую отдачу: автоматизация типовых процессов освободит время сотрудников на решение действительно важных задач, исполнителям будет проще ориентироваться в сроках, вырастет производительность труда. Освоить все нюансы с нуля непросто — лучше доверить работу профессионалам. Обращение к компании-интегратору сохранит ваше время и ресурсы, а результат не заставит себя ждать.

#бизнес #битрикс24