Как получить эффект от внедрения «Битрикс24» уже через неделю

15 марта 2019

~ 10 минут на чтение

Главная –

Блог –

Автоматизация

Александр Куц

аналитик корпоративных систем

Корпоративный портал значительно упрощает ведение бизнеса. Он объединяет компанию, позволяя автоматизировать самые разные процессы — от управления проектами до построения крепких взаимоотношений с клиентами. Рассказываем, как внедрить «Битрикс24» в работу компании, чтобы получить мгновенный эффект.

Как любое нововведение в рабочий процесс, внедрение «Битрикс24» требует определенных усилий со стороны руководства и сотрудников. Перед стартом нужно убедиться, что необходимых данных достаточно для качественной настройки и команда готова к новшествам. К сожалению, этим правилом компании часто пренебрегают, а потому не достигают ожидаемых результатов — сотрудники отказываются работать в системе, типовые задачи выполняются людьми, а не роботами, большинство функций системы остаются невостребованными.

Чтобы быстро получить позитивный эффект, отнеситесь к внедрению «Битрикс24» ответственно. Рассмотрим наиболее частые ошибки и расскажем, как их избежать.

5 ошибок внедрения «Битрикс24»

1. Неоправданные требования и ожидания

Переход на новую систему — непростой процесс. Не стоит ожидать, что программа установится самостоятельно и мгновенно решит проблемы компании. Будьте готовы отслеживать процессы, мотивируйте команду и не пускайте процесс на самотек.

2. Поверхностное погружение в продукт

Широкий функционал системы может страшить пользователей сложностью и непонятной логикой работы. Сотруднику бывает непросто освоить его самостоятельно: может возникнуть ряд сложностей, которые приведут к неэффективному использованию «Битрикс24». Проблему решит обучение команды — внутренними силами или с помощью интегратора.

3. Бессистемное изучение функционала и особенностей

Половина успеха в интеграции системы — структурный подход и пошаговое погружение в специфику. Не ждите качественный результат, если изучение проходит «методом тыка», а механизм внедрения хаотичен.

4. Слабая организации процесса

Нехватка времени и непонимание целей внедрения — частые причины неудачного результата. Функционал портала не будет использоваться по максимуму, если у сотрудников недостаточно ресурсов на изучение системы, низкий уровень мотивации и дисциплины.

5. Размытые приоритеты

Перед приобретением продукта расставьте приоритеты и убедитесь в понимании реальных возможностей портала. Решение о целях внедрения должно быть взвешенным и проработанным.

Процесс внедрения имеет четкую структуру, изучить его можно самостоятельно. В этом плане «Битрикс24» дружелюбен к пользователям:

Разработчики «Битрикс24» регулярно совершенствуют продукт: повышают юзабилити, делают интерфейс более понятным.

Есть широкая база обучающих материалов: статей, видеозаписей, инструкций. Библиотека регулярно пополняется — каждую неделю команда проводит бесплатные вебинары.

Есть онлайн-поддержка клиентов. Вопрос можно адресовать напрямую специалисту службы поддержки.

Однако обращение к компании-интегратору — официальному партнеру «Битрикс24» — значительно упростит задачу внедрения системы. Мы рекомендуем выбрать этот способ, а не строить процесс самостоятельно: так вы будете только курировать выполнение задачи, а всю работу будут выполнять опытные специалисты.

Получить бесплатную консультацию
по внедрению «Битрикс24»

Подробнее об услуге

Механизм быстрого внедрения «Битрикс24»

Запустить «Битрикс24» и получить первую отдачу от вложенных средств можно в течение одной недели. Главное — выполнить 5 шагов.

Шаг 1. Определить первоочередные задачи

Для каких целей вы планируете использовать корпоративную систему? Какие задачи ставите перед собой: внедрить CRM, наладить систему управления проектами, упростить корпоративные коммуникации? Ответы на эти вопросы помогут определить фокус работы: как внутренний (взаимодействие с командой, отслеживание качества работы), так и внешний (увеличение продаж, рост прибыли). Важно расставить приоритеты на этапе старта, чтобы защитить себя от неудач.

Шаг 2. Составить план по запуску

Определите тайминг запуска системы. Отразите на нем ключевые этапы — от целеполагания до непосредственного запуска системы. О необходимых этапах подготовки рассказываем далее.

Важно: перед непосредственной интеграцией корпоративного портала пользователи должны изучить систему и иметь хорошую мотивацию. Если вы обращаетесь к интегратору, будьте готовы оперативно предоставить недостающую информацию и протестировать настройки. Документация, организация и готовность к сотрудничеству — неотъемлемые части процесса.

Такой план поможет не только на этапе подготовки, но и на протяжении всего периода использования системы. Просто дополняйте его по мере необходимости. Мы знаем на собственном опыте: системный подход — залог успеха.

Шаг 3. Собрать ключевую информацию для настроек и ввода данных

Соберите информацию для настройки и ввода данных. Это особенно важно, если вы обращаетесь к компании-интегратору — без них специалист не сможет настроить нужные процессы.

Для каждой цели потребуется разная информация. Так, для CRM нужно определить не только тип продаж (опт, розница, производство), но и количество направлений сделок, стадии, типы дополнительных полей, роли и права доступа сотрудников. Для интеграции IP-телефонии, электронной почты, сайта, соцсетей и мессенджеров потребуются данные и доступы к ним. Уделите время на подготовку и соберите всё, что нужно, — так система будет работать эффективно и вы сможете быстро получить желаемый результат.

Шаг 4. Организуйте экспресс-обучение и тестирование полученных знаний

Проведите первичное обучение команды, чтобы каждый специалист мог в полной мере использовать возможности «Битрикс24». Освоить весь функционал с нуля будет легче, если обратиться к профессионалам.

Для своих клиентов мы проводим обучение с помощью курсов-презентаций продолжительностью 1,5−2 часа. В них сконцентрированы важные практические знания по началу работы с различными подсистемами «Битрикс24»: CRM, «Задачи и проекты», «Коммуникации», «Диск», «Бизнес-процессы» и другие. Занятия проходят дистанционно, по итогу материалы остаются у вас — вы сможете закрепить материал и обучить новых сотрудников.

Шаг 5. Сопровождайте команду на этапе старта

Коммуникации перед запуском портала — завершающий шаг планирования. Помните: запуск — самый ответственный этап интеграции. Убедитесь, что сотрудники изучили продукт, будьте готовы консультировать команду и своевременно устранять сложности.

В ходе старта выявляются необходимые подробности, вносятся уточнения в настройки, прорабатываются сценарии работы сотрудников. Мы готовы оперативно помогать пользователям: консультировать, предлагать советы и рекомендации, разбирать ошибки, контролировать результаты.

При соблюдении всех шагов настроить и запустить в работу «Битрикс24» не составит труда. В короткий срок система начинает приносить первую отдачу: автоматизация типовых процессов освободит время сотрудников на решение действительно важных задач, исполнителям будет проще ориентироваться в сроках, вырастет производительность труда. Освоить все нюансы с нуля непросто — лучше доверить работу профессионалам. Обращение к компании-интегратору сохранит ваше время и ресурсы, а результат не заставит себя ждать.

Читайте по теме