Как мы автоматизировали согласование заявок сотрудников для российского банка
30 апреля 2019
~ 10 минут на чтение
Александр Куц
аналитик корпоративных систем
Автоматизация рутинных процессов в компании упрощает взаимодействие сотрудников и позволяет быстрее решать рабочие вопросы. Сейчас бизнес активно использует возможности «Битрикс24» и внедряет авторские разработки агентств, расширяющие базовый функционал корпоративного портала.
В июле 2017 года к нам обратился «Чувашкредитпромбанк» с просьбой автоматизировать процедуру согласования заявок на доступ к информационным ресурсам банка. За 6 месяцев мы настроили систему понятных и прозрачных бизнес-процессов и сегодня расскажем, как добились результата.
Ситуация заказчика
«Чувашкредитпромбанк» — крупный региональный банк Чувашской Республики, работа внутри которого требует конфиденциальности коммерческой информации. Чтобы получить доступ к информационным системам банка, сотрудникам приходилось подавать заявку в письменной форме и ждать, пока она пройдет все стадии согласования. Как правило, процесс затягивался, и работники банка были вынуждены неоднократно напоминать ответственным лицам о своей заявке, уточнять ее статус.
Руководство банка решило исправить ситуацию и поставило перед нами задачу — автоматизировать ручной процесс подачи и согласования заявки с помощью внедрения блока однотипных бизнес-процессов, учитывающих особенности каждого типа заявок.
Руководство банка решило исправить ситуацию и поставило перед нами задачу — автоматизировать ручной процесс подачи и согласования заявки с помощью внедрения блока однотипных бизнес-процессов, учитывающих особенности каждого типа заявок.
Как мы внедрили бизнес-процессы согласования заявок
Проанализировав требования заказчика и предоставленные им образцы заявок, наша команда разработала на коробочной версии корпоративного портала «Битрикс24» четыре бизнес-процесса согласования заявок на доступ сотрудников:
- К автоматизированной банковской системе (АБС)
- Различным информационным ресурсам
- Системе электронного документооборота (ЭДО)
- Интернету и подключение оборудования
Рассмотрим по порядку, как работает каждый бизнес-процесс.
На доступ сотрудников к автоматизированной банковской системе (АБС)
Один из самых сложных по структуре бизнес-процессов. Для хранения перечня разделов АБС мы создали универсальный список «Группы доступа», в котором зафиксировали названия этих групп и согласующих сотрудников.
Инициатор бизнес-процесса на старте указывает сотрудника, которому нужно предоставить доступы и его логин. Затем он выбирает из списка одну или несколько групп доступа и вводит обоснование запроса.
Первоначально заявка поступает на согласование непосредственному руководителю сотрудника.
Если прямой руководитель утверждает заявку, бизнес-процесс автоматически определяет перечень дальнейших согласующих и отправляет им запросы на разрешение предоставления доступов.
Если доступ согласован руководителем хотя бы одной группы, процесс последовательно переходит к руководителям службы безопасности и управления информационных технологий, если нет — прерывается.
Любой из руководителей этих служб может отклонить согласование, но в таком случае инициатор бизнес-процесса получит запрос на отклонение или повторную подачу заявки.
После согласования заявки всеми ответственными лицами в подсистеме «Техподдержка» автоматически формируется тикет на открытие доступов сотруднику.
При этом генерируется печатная форма заявки, которая автоматически прикрепляется к тикету.
Представим бизнес-процесс «Заявки на АБС» схематично:
Остальные бизнес-процессы работают по похожей схеме, но имеют характерные особенности ввода начальных данных.
На доступ сотрудников к различным информационным ресурсам
Мы создали универсальный список «Информационные ресурсы» и привязали его к подразделениям компании. В нем — перечень ресурсов и ответственных лиц.
При запуске бизнес-процесса инициатор указывает ФИО сотрудника, которому нужно предоставить доступы, выбирает из списка один или несколько информационных ресурсов, вводит обоснование запроса и устанавливает уровень доступа сотрудника к ресурсам.
Затем заявка отправляется на согласование — по той же цепочке, что и в предыдущем бизнес-процессе:
- Руководителю сотрудника
- Руководителям подразделений (владельцам информационных ресурсов)
- Службе безопасности
- Управлению информационных технологий
При отклонении заявка возвращается на исправление инициатору. При утверждении создается тикет в подсистеме «Техподдержка» и печатная форма заявки.
На доступ сотрудников к системе электронного документооборота (ЭДО)
Инициатор бизнес-процесса при старте указывает ФИО сотрудника, которому нужно предоставить доступы, и его код роли в системе ЭДО, а затем вводит обоснование запроса.
Схема согласования заявки в этом процессе проще, чем в описанных выше. Здесь не нужно определять несколько согласующих, цепочка утверждения охватывает всего 4 звена: руководителя сотрудника, а также руководителей служб делопроизводства, безопасности и управления информационных технологий банка.
В остальном последовательность согласования заявки в бизнес-процессе совпадает с первыми двумя.
В остальном последовательность согласования заявки в бизнес-процессе совпадает с первыми двумя.
На получение доступа к интернету и подключение оборудования
Инициатор бизнес-процесса при старте указывает ФИО сотрудника, имя его компьютера и выбирает тип необходимых ресурсов: «Интернет», «Оборудование» или «Интернет и оборудование».
При выборе заявки на «Интернет» запрашиваются параметры доступа.
При выборе заявки на «Оборудование» запрашивается перечень подключаемых/ отключаемых устройств.
При выборе заявки на «Интернет и оборудование» — оба запроса.
Заявка сначала согласуется руководителем сотрудника, а затем — службой безопасности и управлением информационных технологий по схеме:
Заявка сначала согласуется руководителем сотрудника, а затем — службой безопасности и управлением информационных технологий по схеме:
Результат — автоматизация процессов
Мы разработали и протестировали 4 бизнес-процесса, к каждому из них составили наглядные пользовательские инструкции со скриншотами.
Теперь в «Чувашкредитпромбанке» полностью автоматизированы процессы согласования заявок на доступ сотрудников к информационным системам банка:
Теперь в «Чувашкредитпромбанке» полностью автоматизированы процессы согласования заявок на доступ сотрудников к информационным системам банка:
- Все заявки на доступ сотрудников подаются в унифицированном электронном виде.
- Строго соблюдается регламент согласования и утверждения заявок.
- Участники процесса имеют возможность отслеживать каждый шаг согласования.
- Автоматически создается тикет на исполнение заявки.
- Автоматически формируется файл печатной формы заявки и прикрепляется к тикету.
Разработанная система бизнес-процессов позволила упорядочить и автоматизировать предоставление доступов сотрудникам к различным ресурсам компании, сократить количество времени и ошибок при согласованиях.
Отзыв заказчика
“
ПАО АКБ «ЧУВАШКРЕДИТПРОМБАНК» выражает благодарность digital-агентству Uplab за качественное внедрение и сопровождение бизнес-процессов на корпоративном портале «Битрикс24».
Команда агентства проявила профессионализм в решении сложных и уникальных задачи по разработке бизнес-процессов. В настоящее время специалисты компании осуществляют техническую поддержку портала, оперативно реагируют на наши обращения и пожелания, профессионально решают непростые технические вопросы эксплуатации «Битрикс24».
Команда агентства проявила профессионализм в решении сложных и уникальных задачи по разработке бизнес-процессов. В настоящее время специалисты компании осуществляют техническую поддержку портала, оперативно реагируют на наши обращения и пожелания, профессионально решают непростые технические вопросы эксплуатации «Битрикс24».
Читайте по теме
Подпишитесь на рассылку
Будем присылать полезные материалы раз в месяц
Подпишитесь на рассылку
Будем присылать полезные материалы раз в месяц
Поделитесь материалом с друзьями и коллегами:
Другие статьи в блоге
Комментарии к статье