Как мы автоматизировали согласование заявок сотрудников для российского банка
Article title
30 апреля 2019

Как мы автоматизировали согласование заявок сотрудников для российского банка
~10 минут на чтение

Автоматизация рутинных процессов в компании упрощает взаимодействие сотрудников и позволяет быстрее решать рабочие вопросы. Сейчас бизнес активно использует возможности «Битрикс24» и внедряет авторские разработки агентств, расширяющие базовый функционал корпоративного портала.

Александр Куц
аналитик корпоративных систем
В июле 2017 года к нам обратился «Чувашкредитпромбанк» с просьбой автоматизировать процедуру согласования заявок на доступ к информационным ресурсам банка. За 6 месяцев мы настроили систему понятных и прозрачных бизнес-процессов и сегодня расскажем, как добились результата.

Ситуация заказчика

«Чувашкредитпромбанк» — крупный региональный банк Чувашской Республики, работа внутри которого требует конфиденциальности коммерческой информации. Чтобы получить доступ к информационным системам банка, сотрудникам приходилось подавать заявку в письменной форме и ждать, пока она пройдет все стадии согласования. Как правило, процесс затягивался, и работники банка были вынуждены неоднократно напоминать ответственным лицам о своей заявке, уточнять ее статус.

Руководство банка решило исправить ситуацию и поставило перед нами задачу — автоматизировать ручной процесс подачи и согласования заявки с помощью внедрения блока однотипных бизнес-процессов, учитывающих особенности каждого типа заявок.

Как мы внедрили бизнес-процессы согласования заявок

Проанализировав требования заказчика и предоставленные им образцы заявок, наша команда разработала на коробочной версии корпоративного портала «Битрикс24» четыре бизнес-процесса согласования заявок на доступ сотрудников:
  • К автоматизированной банковской системе (АБС)
  • Различным информационным ресурсам
  • Системе электронного документооборота (ЭДО)
  • Интернету и подключение оборудования
Рассмотрим по порядку, как работает каждый бизнес-процесс.

На доступ сотрудников к автоматизированной банковской системе (АБС)

Один из самых сложных по структуре бизнес-процессов. Для хранения перечня разделов АБС мы создали универсальный список «Группы доступа», в котором зафиксировали названия этих групп и согласующих сотрудников.
Группы доступа Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
Инициатор бизнес-процесса на старте указывает сотрудника, которому нужно предоставить доступы и его логин. Затем он выбирает из списка одну или несколько групп доступа и вводит обоснование запроса.
Заявки на доступ к АБС Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
Первоначально заявка поступает на согласование непосредственному руководителю сотрудника.
Согласование заявки на доступ к АБС Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
Если прямой руководитель утверждает заявку, бизнес-процесс автоматически определяет перечень дальнейших согласующих и отправляет им запросы на разрешение предоставления доступов.
Перечень согласующих заявки Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
Если доступ согласован руководителем хотя бы одной группы, процесс последовательно переходит к руководителям службы безопасности и управления информационных технологий, если нет — прерывается.
Утверждение заявки УБиЗИ Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
Любой из руководителей этих служб может отклонить согласование, но в таком случае инициатор бизнес-процесса получит запрос на отклонение или повторную подачу заявки.
Изменение заявки на доступ к АБС Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
После согласования заявки всеми ответственными лицами в подсистеме «Техподдержка» автоматически формируется тикет на открытие доступов сотруднику.
Тикет на открытие доступов сотруднику Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
При этом генерируется печатная форма заявки, которая автоматически прикрепляется к тикету.
Заявка на предоставление доступа к АБС Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
Представим бизнес-процесс «Заявки на АБС» схематично:
Бизнес-процесс «Заявки на АБС» Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
Остальные бизнес-процессы работают по похожей схеме, но имеют характерные особенности ввода начальных данных.

На доступ сотрудников к различным информационным ресурсам

Мы создали универсальный список «Информационные ресурсы» и привязали его к подразделениям компании. В нем — перечень ресурсов и ответственных лиц.
Информационные ресурсы Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
При запуске бизнес-процесса инициатор указывает ФИО сотрудника, которому нужно предоставить доступы, выбирает из списка один или несколько информационных ресурсов, вводит обоснование запроса и устанавливает уровень доступа сотрудника к ресурсам.
Заявки на доступ к ИР Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
Затем заявка отправляется на согласование — по той же цепочке, что и в предыдущем бизнес-процессе:
  • Руководителю сотрудника
  • Руководителям подразделений (владельцам информационных ресурсов)
  • Службе безопасности
  • Управлению информационных технологий
При отклонении заявка возвращается на исправление инициатору. При утверждении создается тикет в подсистеме «Техподдержка» и печатная форма заявки.

На доступ сотрудников к системе электронного документооборота (ЭДО)

Инициатор бизнес-процесса при старте указывает ФИО сотрудника, которому нужно предоставить доступы, и его код роли в системе ЭДО, а затем вводит обоснование запроса.
Заявки на доступ к ИР Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
Схема согласования заявки в этом процессе проще, чем в описанных выше. Здесь не нужно определять несколько согласующих, цепочка утверждения охватывает всего 4 звена: руководителя сотрудника, а также руководителей служб делопроизводства, безопасности и управления информационных технологий банка.

В остальном последовательность согласования заявки в бизнес-процессе совпадает с первыми двумя.

На получение доступа к интернету и подключение оборудования

Инициатор бизнес-процесса при старте указывает ФИО сотрудника, имя его компьютера и выбирает тип необходимых ресурсов: «Интернет», «Оборудование» или «Интернет и оборудование».
Заявки на интернет и оборудование Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
При выборе заявки на «Интернет» запрашиваются параметры доступа.
Заявка на «Интернет» Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
При выборе заявки на «Оборудование» запрашивается перечень подключаемых/ отключаемых устройств.
Заявка на «Оборудование» Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»
При выборе заявки на «Интернет и оборудование» — оба запроса.

Заявка сначала согласуется руководителем сотрудника, а затем — службой безопасности и управлением информационных технологий по схеме:
Схема согласования заявок Чувашкредитпромбанк в «Битрикс24»

Результат — автоматизация процессов

Мы разработали и протестировали 4 бизнес-процесса, к каждому из них составили наглядные пользовательские инструкции со скриншотами.

Теперь в «Чувашкредитпромбанке» полностью автоматизированы процессы согласования заявок на доступ сотрудников к информационным системам банка:

  1. Все заявки на доступ сотрудников подаются в унифицированном электронном виде.
  2. Строго соблюдается регламент согласования и утверждения заявок.
  3. Участники процесса имеют возможность отслеживать каждый шаг согласования.
  4. Автоматически создается тикет на исполнение заявки.
  5. Автоматически формируется файл печатной формы заявки и прикрепляется к тикету.

Разработанная система бизнес-процессов позволила упорядочить и автоматизировать предоставление доступов сотрудникам к различным ресурсам компании, сократить количество времени и ошибок при согласованиях.

Отзыв заказчика

ПАО АКБ «ЧУВАШКРЕДИТПРОМБАНК» выражает благодарность digital-агентству Uplab за качественное внедрение и сопровождение бизнес-процессов на корпоративном портале «Битрикс24».

Команда агентства проявила профессионализм в решении сложных и уникальных задачи по разработке бизнес-процессов. В настоящее время специалисты компании осуществляют техническую поддержку портала, оперативно реагируют на наши обращения и пожелания, профессионально решают непростые технические вопросы эксплуатации «Битрикс24».
А.Н. Воробьев
директор управления информационных технологий

Поделитесь материалом с друзьями и коллегами:

314
Оцените статью
(3.9)

Комментарии к статье

Другие статьи в блоге
Статьи ~ 25 минут на чтение

Юнит-экономика: как оценить успешность бизнеса

143
13 сентября 2019
Статьи ~ 10 минут на чтение

Как в Uplab разрабатывают сайты. Этап frontend

136
10 сентября 2019
Статьи ~ 20 минут на чтение

Автоматизированное тестирование сайта — за и против. С расчетами

173
06 сентября 2019
Статьи ~ 25 минут на чтение

Обзор конкурсов для разработчиков сайтов: как участвовать и сколько это стоит

197
23 августа 2019
Статьи ~ 15 минут на чтение

Цифровой детокс: что это такое и как его устроить. Советы сотрудников Uplab

1204
16 августа 2019
Статьи ~ 35 минут на чтение

Обработка и защита персональных данных: инструкция для владельцев сайтов

326
08 августа 2019
Статьи ~ 10 минут на чтение

Как написать статью, которую будут читать? Пошаговая инструкция

514
26 июля 2019
Статьи ~ 25 минут на чтение

OKR. Как достигать амбициозных целей

949
28 июня 2019
Статьи ~ 25 минут на чтение

Мобильный UX: как разработать удобный сайт финансовой компании

304
25 июня 2019
Статьи ~ 30 минут на чтение

Микроразметка для «Яндекс» и Google: как настроить и проверить

1181
07 июня 2019
+7 499 653 78 83