Как автоматизировать создание документов в «Битрикс24»

Раньше при создании документа, который содержит данные о компании, приходилось заполнять множество полей: наименование, реквизиты, адрес и т. д. Это отнимало много времени, кроме того был велик риск совершения ошибок при копировании информации. В «Битрикс24» появилось решение — формировать шаблонные файлы можно автоматически, а данные подставлять напрямую из объектов CRM.

Основная задача встроенного генератора документов — упростить и ускорить рутинные операции с документами. Он формирует файлы с расширением docx и pdf на основе встроенного, или созданного пользователем шаблона, а типовые данные вроде реквизитов, ФИО и т. п. подставляет в поля шаблона после запуска бизнес-процесса. Это позволяет создавать документы в пару кликов.

Презентация работы инструмента

Для генерации документов в «Битрикс24» раньше необходимо было использовать приложения:

Сейчас в интеграции нет необходимости — «Битрикс24» начал предоставлять встроенные и бесплатные инструменты, которые к тому же и превосходят предыдущие решения сторонних разработчиков.

На момент выхода релиза «Битрикс24.Дубай» для работы с документами существуют следующие возможности:

Есть два способа автоматического создания документов — использовать встроенные шаблоны или создать собственные. Встроенные шаблоны используют стандарты тех стран, где используется «Битрикс24», в нашем случае — российские.

Набор готовых шаблонов

Шаблоны документов доступны в карточке лида, сделки, контакта и компании.

Кнопка создания документа

Перед печатью система автоматически загрузит все заполненные данные: контрагента и его реквизиты, товары сделки — наименования, количество, цены, суммы.

Готовый счет

При создании документа выводятся параметры, по которым он будет сформирован. Можно указать, добавлять ли факсимиле печати и подписи, нужна ли привязка к разделам CRM.

Подпись и печать на готовом счете

Готовый документ можно распечатать или отправить клиенту — с помощью онлайн-ссылки, по e-mail или SMS. Формат документа может быть docx или pdf.

Выбор способа отправки

Встроенные шаблоны также можно изменять и подстраивать под себя.

Редактирование встроенного шаблона

В документе можно изменить любую информацию, включая его номер, реквизиты и сумму сделки. Если у вас или клиента несколько реквизитов, можно выбрать нужный вариант. По умолчанию используются реквизиты компании, которую вы выбрали основной. Если основного элемента нет, система возьмет из списка первую созданную компанию.

Шаблон — это макет будущего документа, он хранится в формате docx, поэтому вы можете не только редактировать его, но и создать с нуля.

Пример шаблона

Шаблон документа имеет три изменяемых параметра:

Когда шаблон будет готов, его нужно загрузить в «Битрикс24». После загрузки откроется окно с основными настройками:

Загрузка своего шаблона

Нажимаем кнопку «Сохранить» — шаблон готов. Теперь на его основе можно автоматически создавать документы.

Выбор нового шаблона

Остались вопросы? Ознакомьтесь с подробной инструкцией по настройке шаблонов.

Предлагаем вашему вниманию пример использования шаблонов документов. Наш клиент — компания-застройщик, которая с помощью генератора формирует типовые документы:

Сценарий использования генератора документов выглядит следующим образом:

5. По заданному шаблону формируется «Коммерческое предложение»:

6. Внешний вид и варианты фирменного оформления настраиваются в шаблоне.

Таким образом, предложения клиентам формируются быстро, в соответствии с установленным стандартом и фирменным стилем, автоматически отправляются клиентам. CRM «Битрикс24» позволяет отслеживать статус коммерческого предложения.

Допустим, компания-застройщик продает квартиры. Покупатель выбирает понравившийся вариант и для него автоматически генерируются нужные документы по данным из «Битрикс24»: реквизиты застройщика, данные об объекте недвижимости, характеристики квартиры, паспортные и другие данные покупателя.

Вид договора в зависимости от типа сделки.

Данные автоматически подставляются в шаблон. Далее на основании сделки формируется счет на оплату.

Менеджер выбирает вариант печатной формы счета в зависимости от типа оплаты:

Автоматически формируется счет, затем распечатывается и передается покупателю.

Аналогичным образом при передаче квартиры покупателю оформляется акт сдачи-приемки:

Таким образом, использование автоматической генерации документов позволяет:

Если ваши сотрудники до сих пор вручную создают служебные записки, счета, коммерческие предложения, акты и другие документы, вы собственноручно сокращаете прибыль компании. Кроме серьезных временных затрат на рутину, велика вероятность ошибок из-за невнимательности, усталости, забывчивости, а это может привести к репутационным потерям и срыву сделок. Чтобы такого не происходило, оптимизируйте процессы — пользуйтесь инструментами для автоматического создания документов в «Битрикс24».

Используя шаблоны, вы сможете в пару кликов формировать документы и отправлять их клиентам, поставщикам и партнерам.

#бизнес #битрикс24 #битрикс #crm