24 мая 2019

Как автоматизировать создание документов в «Битрикс24»
~10 минут на чтение

Работа любой компании — это огромный поток документов: акты, счета, договоры, накладные, доверенности. В корпоративном портале «Битрикс24» есть специальный инструмент для работы с документами, он позволяет автоматически создавать документы на базе готовых шаблонов.

Александр Куц

аналитик корпоративных систем

Автоматическое создание документов

Раньше при создании документа, который содержит данные о компании, приходилось заполнять множество полей: наименование, реквизиты, адрес и т. д. Это отнимало много времени, кроме того был велик риск совершения ошибок при копировании информации. В «Битрикс24» появилось решение — формировать шаблонные файлы можно автоматически, а данные подставлять напрямую из объектов CRM.

Основная задача встроенного генератора документов — упростить и ускорить рутинные операции с документами. Он формирует файлы с расширением docx и pdf на основе встроенного, или созданного пользователем шаблона, а типовые данные вроде реквизитов, ФИО и т. п. подставляет в поля шаблона после запуска бизнес-процесса. Это позволяет создавать документы в пару кликов.

Презентация работы инструмента

Приложения сторонних разработчиков

Для генерации документов в «Битрикс24» раньше необходимо было использовать приложения:

Конструктор документов — создает типовые документы в форматах PDF, DOCX и HTML по шаблону (полученные документы можно отправлять по электронной почте).
Генератор документов — формирует файлы с расширением .docx на основе созданного пользователем шаблона, подставляя в поля данные из CRM.

Сейчас в интеграции нет необходимости — «Битрикс24» начал предоставлять встроенные и бесплатные инструменты, которые к тому же и превосходят предыдущие решения сторонних разработчиков.

Возможности конструктора

На момент выхода релиза «Битрикс24.Дубай» для работы с документами существуют следующие возможности:

Печать документов прямо из корпоративного портала.
Отправка по электронной почте, SMS или в чат.
Установление прав доступа на документы.
Добавление пользовательских полей.
Использование встроенных шаблонов или создание собственных.
Гибкий механизм формирования печатных форм.

Как создается документ

Есть два способа автоматического создания документов — использовать встроенные шаблоны или создать собственные. Встроенные шаблоны используют стандарты тех стран, где используется «Битрикс24», в нашем случае — российские.

Набор готовых шаблонов

Шаблоны документов доступны в карточке лида, сделки, контакта и компании.

Кнопка создания документа

Перед печатью система автоматически загрузит все заполненные данные: контрагента и его реквизиты, товары сделки — наименования, количество, цены, суммы.

Готовый счет

При создании документа выводятся параметры, по которым он будет сформирован. Можно указать, добавлять ли факсимиле печати и подписи, нужна ли привязка к разделам CRM.

Подпись и печать на готовом счете

Готовый документ можно распечатать или отправить клиенту — с помощью онлайн-ссылки, по e-mail или SMS. Формат документа может быть docx или pdf.

Выбор способа отправки

Встроенные шаблоны также можно изменять и подстраивать под себя.

Редактирование встроенного шаблона

В документе можно изменить любую информацию, включая его номер, реквизиты и сумму сделки. Если у вас или клиента несколько реквизитов, можно выбрать нужный вариант. По умолчанию используются реквизиты компании, которую вы выбрали основной. Если основного элемента нет, система возьмет из списка первую созданную компанию.

Процесс создания документа

Собственные шаблоны

Шаблон — это макет будущего документа, он хранится в формате docx, поэтому вы можете не только редактировать его, но и создать с нуля.

Пример шаблона

Шаблон документа имеет три изменяемых параметра:

Модификаторы. Это параметры, вместо которых «Битрикс24» подставляет реальные данные. Например, {DocumentCreateTime} станет датой создания документа. Инструкция: Модификаторы в шаблонах документов.
Нумераторы. Каждому документу в «Битрикс24» присваивается уникальный номер, но если у вас есть собственные правила нумерации, стандартные можно изменить. Инструкция: Нумераторы.
Пользовательские поля. Помимо стандартных значений, вы можете добавить собственные поля, которые нужны вашему документы. Например, «Адрес доставки» для курьера. Инструкция: Пользовательские поля в шаблонах документов.

Когда шаблон будет готов, его нужно загрузить в «Битрикс24». После загрузки откроется окно с основными настройками:

Название.
Активность. Укажите, активен шаблон или нет, можно ли его использовать.
Привязка к CRM. Выберите, где будет доступен данный шаблон.
Настройка прав (кто будет работать с шаблоном). Можно дать доступ конкретным людям, группам или целым отделам.
Привязка к стране. Укажите, для какой страны будет доступен шаблон.
Нумератор. Задайте набор переменных для своего нумератора — последовательный или случайный номер, день, месяц, год, префикс, ID клиента или компании.

Загрузка своего шаблона

Нажимаем кнопку «Сохранить» — шаблон готов. Теперь на его основе можно автоматически создавать документы.

Выбор нового шаблона

Остались вопросы? Ознакомьтесь с подробной инструкцией по настройке шаблонов.

Пример использования

Предлагаем вашему вниманию пример использования шаблонов документов. Наш клиент — компания-застройщик, которая с помощью генератора формирует типовые документы:

Различные виды договоров.
8 вариантов счетов на оплату.
Акты сдачи-приемки.

Сценарий использования

Сценарий использования генератора документов выглядит следующим образом:

В ходе подготовки сделки определяется потребность клиента (заполняется табличная часть товаров или услуг, формируются цены).
На основании сделки автоматически создаем «Предложение».
Данные в «Предложение» попадают из сделки.
При выборе «Действия»:

5. По заданному шаблону формируется «Коммерческое предложение»:

6. Внешний вид и варианты фирменного оформления настраиваются в шаблоне.

Таким образом, предложения клиентам формируются быстро, в соответствии с установленным стандартом и фирменным стилем, автоматически отправляются клиентам. CRM «Битрикс24» позволяет отслеживать статус коммерческого предложения.

Пример

Допустим, компания-застройщик продает квартиры. Покупатель выбирает понравившийся вариант и для него автоматически генерируются нужные документы по данным из «Битрикс24»: реквизиты застройщика, данные об объекте недвижимости, характеристики квартиры, паспортные и другие данные покупателя.

Вид договора в зависимости от типа сделки.

Данные автоматически подставляются в шаблон. Далее на основании сделки формируется счет на оплату.

Менеджер выбирает вариант печатной формы счета в зависимости от типа оплаты:

Автоматически формируется счет, затем распечатывается и передается покупателю.

Аналогичным образом при передаче квартиры покупателю оформляется акт сдачи-приемки:

Таким образом, использование автоматической генерации документов позволяет:

Снизить трудоемкость и повысить оперативность работы менеджеров продаж.
Исключить ошибки ввода данных, возникающие при ручном формировании документов.
Унифицировать содержание документов при сохранении необходимой гибкости вариантов продажи.

Если ваши сотрудники до сих пор вручную создают служебные записки, счета, коммерческие предложения, акты и другие документы, вы собственноручно сокращаете прибыль компании. Кроме серьезных временных затрат на рутину, велика вероятность ошибок из-за невнимательности, усталости, забывчивости, а это может привести к репутационным потерям и срыву сделок. Чтобы такого не происходило, оптимизируйте процессы — пользуйтесь инструментами для автоматического создания документов в «Битрикс24».

Используя шаблоны, вы сможете в пару кликов формировать документы и отправлять их клиентам, поставщикам и партнерам.