Article title
01 декабря 2018

Как прогнозировать продажи в «Битрикс24»
~10 минут на чтение

Планировать расходы — хорошо, но не менее важно в бизнесе умение правильно планировать доходы. Особенно при длительном цикле продаж. Мы доработали стандартный функционал CRM «Битрикс24» для нашего коммерческого отдела — теперь менеджеры понимают, на чем основывается ежемесячный план продаж, а руководство объективно оценивает объем поступлений. Рассказываем, как работает инструмент прогнозирования.

Александр Куц
аналитик корпоративных систем
В «Битрикс24» уже есть встроенные инструменты для работы с продажами — «Воронка продаж» и «Сумма сделок». Однако они не позволяют с высокой объективностью оценить ожидаемые поступления от клиентов. Если просто просуммировать все текущие сделки, результат получится завышенным. Такой прогноз не будет соответствовать действительности, поскольку в реальности не все продажи будут закрыты. Часть непременно сорвется. Особенно это актуально для тех сфер бизнеса, где закрытие сделки занимает длительное время — от месяца до года или больше.

Чтобы эффективно прогнозировать поступления, мы разработали дополнение к стандартному функционалу — отчет «Взвешенная стоимость». Инструмент представляет собой надстройку над стандартным отчетом «Воронка продаж», расширяет его возможности и позволяет получать усредненные прогнозы, точность которых растет со временем.

Результаты формируются автоматически на основе данных, которые менеджеры вносят в CRM. «Взвешенная стоимость» позволяет прогнозировать количество выигранных сделок, а следовательно и суммы доходов. Это открывает возможность стратегического планирования доходов и расходов компании.

Изначально мы создавали инструмент для своего отдела продаж, но теперь понимаем, что он будет полезен всем компаниям с длительным циклом закрытия сделок. Если вы хотите такой инструмент для своего коммерческого отдела, мы доработаем ваш «Битрикс24».
Автоматизация
Разработка и внедрение сервисов, которые позволяют
увеличить продажи и сократить расходы.

Как работают стандартные отчеты в «Битрикс24»

Воронка продаж

Отчет «Воронка продаж» наглядно отражает количественное соотношение сделок на разных стадиях. Цикл продажи всегда состоит из нескольких этапов: например, контакт–выявление потребностей–коммерческое предложение–договор–закрытие сделки. На каждом этапе своя вероятность реализации сделки — чем ближе к концу, тем выше.

Если вы взглянете на воронку продаж, увидите, сколько сделок находятся на каждой стадии. В «Битрикс24» каждый этап представлен в виде цветной полосы, длина которой соответствует процентному и количественному соотношению сделок. Для каждого этапа также отображается сумма контрактов в рублях.

С помощью воронки продаж руководитель оценивает качество работы менеджеров и выполнение плана продаж всем отделом. Инструмент позволяет увидеть, на каком этапе теряют клиентов отдельные менеджеры, и понять, на чем стоит сосредоточиться конкретному сотруднику — например, на работе со старыми или с новыми клиентами.
Интерфейс Dropbox
Данные в процентах и в суммах

Суммы сделок

Этот отчет показывает суммы сделок в блоке из трех частей:
1
Общая сумма всех сделок за определенный период — по умолчанию подсчет ведется за месяц.
2
Сумма успешных сделок — завершенные продажи, по которым получена оплата.
3
Сумма сделок в работе — сделки, которые необходимо обработать и закрыть.
В настройках можно изменить отчетный период или показывать не суммы, а проценты или количество сделок.

Как работает наш отчет

Чтобы оценить совокупный объем продаж, на который можно рассчитывать, необходимо оценить сумму всех сделок на каждом этапе воронки. При этом важно учитывать вероятность совершения этих сделок. Показатель вероятности определяется самостоятельно — в нашем случае это средний процент конверсии на каждом этапе продаж. Опирайтесь на данные из систем аналитики.

Понятно, что вероятность успешного заключения сделок, находящихся на начальных стадиях, относительно невысокая. Например, из десяти планируемых сделок только одна в итоге будет закрыта. Значит вероятность сделок на первом этапе — 10%. Сумма, которую получит компания, составит примерно 1/10 часть от максимально возможной.

Рассмотрим вариант, когда сделка перешла на следующую стадию — выявление потребностей. Допустим, из таких сделок примерно треть дойдет до заключения договора, тогда мы можем оценивать вероятность этапа в 30% и рассчитывать, что компания получит треть от суммы потенциальных продаж на конкретном этапе воронки. Таким образом, с переходом на каждую следующую стадию шансов на успех становится больше, растет взвешенная стоимость сделок.

Конечно, для каждого бизнеса и даже для каждого направления продаж будут свои стадии и вероятности для расчета взвешенной стоимости. По мере накопления опыта и статистики данные вероятности лучше уточнять — тогда прогнозы будут максимально объективными.

Реализация

Для расчета прогнозируемой взвешенной стоимости в «Битрикс24» используются следующие поля: «Сумма сделки», «Вероятность» и «Дата завершения».
Мы добавили новый параметр «Взвешенная стоимость», который определяется перемножением суммы сделки на вероятность. Вероятность задается в специальном справочнике «Битрикс24» для каждой стадии и автоматически меняется на разных этапах. Можно изменить, добавить, переименовать или убрать лишние стадии.
Диапазон и расчетное значение вероятности каждая компания может задавать в соответствии со своими потребностями. Расчетное значение автоматически подставляется при смене стадии. При этом диапазон строго ограничен — менеджеры не смогут выйти за нижнее или верхнее значение.

В нашем случае цифры выглядят следующим образом:
  • Диапазон 1−20, расчетная вероятность 10% — холодный клиент, с которым мы не общались, он просто присутствует в базе. Стадия сделки «Установление контакта».
  • Диапазон 21−40, расчетная вероятность 30% — клиент заинтересован в товаре или услуге. Стадия сделки «Выявление потребностей».
  • Диапазон 41−60, расчетная вероятность 50% — есть интерес к компании и бюджет. Стадия сделки «Подготовка коммерческого предложения».
  • Диапазон 61- 80, расчетная вероятность 70% — коммерческое предложение согласовано. Стадия сделки «Ответ от клиента по коммерческому предложению».
  • Диапазон 81−100, расчетная вероятность 90% — для клиента подготовлены контрактные документы. Стадия сделки «Контрактация».
При успешном завершении сделки вероятность автоматически становится 100%.

Результат

В списке сделок CRM в разделе «Отчеты» мы добавили вывод показателя «Взвешенная стоимость». Эта цифра формируется следующим образом: для выбранного отчетного периода, например, «Текущий месяц» или «Текущий квартал», подсчитывается сумма взвешенных стоимостей всех сделок, дата завершения которых попадает в выбранный период.
При этом также учитываются сделки, которые уже завершены в этом периоде. Таким образом, руководитель или менеджер видит, какой реальный доход компания рассчитывает получить в конкретном месяце или квартале.

Правила

Во-первых, стоит учитывать, что внедренная нами модель расчета работает только при большом количестве сделок. Именно в таком случае статистическая верность прогноза наиболее велика. То есть, прежде чем начать прогнозировать, вы должны пропустить через CRM хотя 2−3 цикла продаж. Например, если средняя продажа занимает у вас месяц, то для более-менее реальной статистики вам нужны данные за 3 месяца, а лучше — больше.

Во-вторых, чтобы получить реалистичный прогноз, необходимо соблюсти ряд условий:
1
Считать реальную длительность сделки. Менеджеры должны фиксировать в CRM сделку с первого контакта с клиентом. Только так вы получите реальную картину.
2
Считать длительность сделки для каждого типа продукта или услуги. У разных продуктов может быть разная длительность цикла, эти данные не стоит смешивать.
3
Не бросать сделки. Иногда менеджеры склонны быстро закрывать проблемные переговоры, чтобы улучшить статистику. Необходимо стараться увеличивать эффективность на каждом этапе.
4
Учитывать длительность продаж по менеджерам. Разные сотрудники могут закрывать сделки с разной скоростью.
5
Контролировать количество сделок. Это нужно, чтобы каждый месяц получать предсказуемый результат. Вам должна быть известна средняя конверсия и период, за который накапливается определенное количество выигранных сделок. Например, если у вас конверсия 10%, то для закрытия 25 договоров вам необходимо обрабатывать порядка 250 сделок в месяц. Полученный результат можно наложить на временную шкалу.
«Взвешенная стоимость» — простой, но действенный механизм прогнозирования продаж. При необходимости он может быть программно расширен. Например, вместо одной общей суммы взвешенной стоимости можно сформировать таблицы с разбивкой по стадиям сделки, добавить дашборды или реализовать отчет в динамике по нескольким периодам.

Когда у наших клиентов возникают нестандартные бизнес-задачи и им не хватает стандартных возможностей CRM, мы программно дорабатываем «Битрикс24». Если вы хотите грамотно прогнозировать продажи или вам нужен какой-либо другой инструмент, обращайтесь — мы найдем правильный способ решить задачу.
Заказать инструмент
для прогнозирования продаж
80

Поделитесь материалом с друзьями и коллегами

Комментарии к статье

+7 499 653 78 83