Корпоративный портал для удалённой команды: как собрать обучение, адаптацию, мотивацию и HR-сервисы в одном окне

Удалённая работа — привычный формат организации бизнеса для многих комппаний. Но вместе со свободой выбора места работы появились новые вызовы. Как быстро адаптировать новичка, который ни разу не был в офисе? Где хранить корпоративные знания? Как поддерживать вовлечённость сотрудников, если команда распределена по разным городам и странам? Как сделать так, чтобы HR-процессы не превращались в бесконечную переписку в мессенджерах? Рассказываем, как мы помогли найти ответы на эти вопросы одному из наших клиентов — компании PERX.

PERX, как и многие крупные компании, столкнулась с проблемой: в какой-то момент сотрудники начали тратить больше времени на поиск нужного сервиса для обучения, онбординга или кадровых задач, чем на основную работу. Это случилось потому, что цифровое пространство здесь создавалось постепенно: сначала появилась база знаний, потом отдельный сервис для обучения, затем система адаптации, внутренние чаты, опросники и так далее.

Задача, которая встала перед Uplab как интегратором цифровых сервисов для бизнеса — выстроить общее виртуальное пространство с удобной навигацией и объединить в одном интерфейсе все корпоративные сервисы, включая обучение, адаптацию, мотивацию, внутренние коммуникации и кадровые процессы.

До работы с PERX мы уже внедряли корпоративные порталы и другие сервисы Битрикс24 для своих клиентов. Об этом мы рассказываем в описаниях кейсов; читайте и узнайте, какие проблемы нам удалось решить.

PERX разрабатывает цифровые продукты и веб-сервисы для автомобильной отрасли. Большинство сотрудников работают удалённо, поэтому внутренние процессы здесь играют особую роль.

До запуска нового портала многие HR-функции уже были автоматизированы. Существовали процессы адаптации сотрудников, графики отпусков, различные внутренние сервисы. Однако все эти инструменты развивались постепенно и в итоге оказались распределены между несколькими системами.

Часть информации хранилась в Wiki, часть — в корпоративных чатах и других сервисах. Новым сотрудникам требовалось время, чтобы разобраться, где искать нужные материалы. HR-команда регулярно отвечала на одни и те же вопросы, а руководителям приходилось дополнительно контролировать прохождение адаптации и обучения. Каждый отдельный инструмент решал свою задачу, но сотрудник не видел общей картины. Можно сказать, что на этапе аналитики и знакомства с клиентом эксперты Uplab увидели не единую цифровую среду, а набор разрозненных сервисов.

«Очень часто клиенты приходят с запросом внедрить конкретный инструмент: базу знаний, систему обучения или автоматизацию отпусков. Но в процессе анализа выясняется, что проблема находится уровнем выше. Людям нужен не ещё один сервис, а объединённая среда, в которой удобно работать каждый день. Именно поэтому современные корпоративные порталы всё чаще становятся полноценными цифровыми офисами».

Антон Аланов

ведущий эксперт по вендрениям Битрикс24 в Uplab

В классическом офисе многие процессы происходят естественным образом. Новичок может задать вопрос коллеге за соседним столом. Руководитель видит команду каждый день. Новости компании обсуждаются в коридорах и переговорных.

В удалённой среде таких возможностей нет. Поэтому корпоративный портал становится очень важным инструментом. Через него сотрудник общается с коллегами, получает доступ к информации, сервисам компании, обучению и HR-процессам. Фактически портал начинает выполнять роль цифрового офиса.

Именно такой подход заложен в основу проекта PERX. На главной странице расположился быстрый доступ ко всем корпоративным сервисам, новостям, обучению, базе знаний, внутренним активностям и рабочим инструментам. Появилась единая точка входа, которая помогает сотруднику быстро ориентироваться в инфраструктуре компании независимо от стажа работы.

Одной из наиболее заметных проблем заказчика был процесс онбординга. В предыдущем решении существовал единый шаблон адаптации. Для каждого нового сотрудника специалисты по кадрам вручную копировали задачи и дорабатывали сценарий под конкретную роль. Это занимало дополнительное время HR. Пока компания нанимает несколько человек в год, это не кажется серьёзной проблемой. Но при активном росте нагрузка начинает быстро увеличиваться.

Поэтому в новом портале настроены отдельные сценарии адаптации для разных ролей. Каждая должность получила собственный маршрут онбординга со своими задачами, обучающими материалами, встречами и контрольными точками. Если понадобится, сценарий можно изменить для конкретного сотрудника.

В процесс встроены приветственные курсы, автоматические опросы и систему наставничества. Руководитель видит прогресс новичка, наставник понимает свои задачи, а сотрудник получает прозрачную картину прохождения испытательного срока.

«Для удалённых команд первые месяцы работы особенно важны. Если сотрудник не понимает, где искать информацию и как устроены процессы компании, его адаптация затягивается. Хорошо выстроенный онбординг помогает быстрее вывести человека на продуктивность и одновременно снижает нагрузку на руководителей и HR».

Полина Наумова

HR Uplab

Практически любая база знаний со временем сталкивается с одинаковой проблемой — устареванием информации. Даже самые подробные инструкции быстро теряют актуальность, если сотрудники не участвуют в их обновлении.

Поэтому в рамках проекта мы и наши коллеги из PERX не просто перенесли материалы из разных источников в единое пространство, но и выстроили процесс постоянного развития базы знаний. Теперь сотрудники могут самостоятельно создавать новые статьи и инструкции. А перед публикацией материалы проходят модерацию, что помогает поддерживать качество контента и сохранять единые стандарты.

Такой подход позволяет превращать накопленные знания компании в постоянно развивающуюся систему, а не в архив документов, к которому обращаются только в случае крайней необходимости. Для распределённых команд это особенно важно, поскольку помогает сохранять экспертизу внутри организации независимо от местоположения сотрудников.

Многие компании хотя бы раз запускали внутренние конкурсы, программы признания или игровые механики. Проблема таких инициатив в том, что часто они вызывают всплеск интереса только на старте. Через несколько недель активность сотрудников снижается, а сама система постепенно перестаёт использоваться. Причина проста: мотивация не встроена в ежедневную работу сотрудников.

В PERX реализован комплексный подход. Внутренняя валюта начисляется за реальные действия: наставничество, участие в развитии компании, публикацию полезных материалов и другие активности.

Полученные баллы можно использовать в магазине корпоративного мерча. Дополнительно сотрудники участвуют в работе банка идей, развивают профессиональные и неформальные сообщества внутри компании. В результате мотивация становится не разовой акцией, а частью повседневных задач.

Одним из самых интересных блоков проекта стала глубокая кастомизация процессов отпусков, больничных и отгулов. Это большая часть работы HR-специалистов, и в средних и крупных компаниях их приходится запускать почти каждый день.

В рамках проекта настроены отдельные сценарии для планирования отпусков, согласования отсутствий, оформления больничных и отгулов за переработку. Теперь сотрудники видят остаток отпускных дней в личном кабинете, а руководители могут контролировать пересечения отпусков внутри команд.

На новом портале работают автоматические уведомления и напоминания, которые помогают избегать забытых заявок и конфликтов в графиках отсутствий.

«Автоматизация отпусков редко воспринимается как стратегическая задача. Но именно такие процессы ежедневно влияют на удобство работы сотрудников. Когда человек в любой момент может посмотреть остаток дней отпуска, оформить заявку за пару минут и увидеть график коллег, это напрямую влияет на качество внутреннего сервиса компании».

Антон Аланов

ведущий эксперт по вендрениям Битрикс24 в Uplab

Для PERX вопросы информационной безопасности были одним из ключевых требований проекта. Ведь чем больше сервисов использует компания, тем важнее становится управление доступом.

В новом портале реализован единый механизм авторизации через SSO на базе Keycloak. В результате сотрудники получили доступ ко всем корпоративным системам через единую учётную запись. С точки зрения пользователя это выглядит как удобный и бесшовный процесс работы, а с точки зрения бизнеса — как дополнительный уровень контроля и безопасности.

Опыт PERX показал, что грамотно спроектированный портал позволяет одновременно решать несколько задач:

•

ускорять адаптацию новых сотрудников;

•

повышать вовлечённость команды;

•

сохранять и развивать корпоративную экспертизу;

•

автоматизировать кадровые процессы;

•

сокращать объём ручной работы HR;

•

создавать единое пространство для распределённой команды.

Сейчас, после проведённой модернизации, компания использует все преимущества единого цифрового пространства. Плюсы по сравнению с прошлым решением — рост вовлечённости сотрудников, экономия времени HR (повысили продуктивность без увеличения штата), освобождение всех сотрудников от рутины, связанной с поиском нужных документов и сервисов.

Мы помогаем компаниям внедрять Битрикс24 и K-Team HRM, проектировать HR-процессы, автоматизировать адаптацию, обучение, внутренние коммуникации и кадровый документооборот.

За годы работы мы реализовали десятки проектов для компаний из разных отраслей и хорошо понимаем, какие задачи приходится решать распределённым командам.

Если вы планируете развивать внутренний портал, хотите объединить разрозненные сервисы в одной системе или построить полноценный цифровой офис для сотрудников, мы готовы поделиться своим опытом и помочь реализовать решение, которое будет учитывать особенности именно вашей компании. И готовы сделать его даже лучше, чем описано в этом кейсе.